Меняем дату приёма сотрудника в 1С:Бухгалтерия 8.3: пошагово

Бухгалтер провёл приём, а дата уехала на день-два: кто-то ошибся в приказе, кто-то перепутал начало испытательного срока с датой договора. Пока отчётность не сдана — правка занимает минуту. Если приём уже улетел в СФР по ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД) — придётся подавать корректировку.

Ниже разберём оба случая для 1С:Бухгалтерия 8.3 (ред. 3.0): как изменить дату приёма сотрудника, где найти документ, как перепровести и что делать, если сведения о приёме на работу уже сданы.

Сначала определите, сдан ли отчёт по этому приёму

От этого зависит весь сценарий. Всё упирается в один вопрос: ушли ли сведения о приёме в СФР.

Правка до сдачи отчёта: меняем дату в документе приёма

В 1С:Бухгалтерия 8.3 приём оформляется отдельным кадровым документом. Его и правим.

1. Откройте раздел Зарплата и кадры → Кадровые документы (или Приёмы на работу).
2. Найдите нужный документ приёма по фамилии сотрудника.
3. Откройте его двойным щелчком.
4. Поставьте курсор в поле Дата приёма и укажите правильную дату.
5. Проверьте поле Дата самого документа в шапке — обычно её тоже выравнивают по дате приёма.
6. Нажмите Провести и закрыть.

💡 Дата в шапке документа и дата приёма внутри — это разные поля. В отчётность и в стаж идёт именно Дата приёма, а дата документа влияет на порядок в журнале.

После перепроведения дата в личной карточке сотрудника и во всех расчётах подтянется автоматически. Отдельно её в справочнике Сотрудники менять не нужно — там она справочная и берётся из документа.

Если поле даты не редактируется

Иногда дату не дают поменять — поле серое или правка «отскакивает». Частые причины:

• 🔒 Период закрыт. Стоит дата запрета редактирования (Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения). Снимите запрет на нужный период, поправьте, верните обратно.
• 📄 Есть последующие документы. По сотруднику уже проведены начисления зарплаты, отпуск или кадровый перевод. Сначала правим дату приёма, потом перепроводим зависимые документы по цепочке.
• 👤 Нет прав. У пользователя роль без доступа к кадровым документам. Правку делает пользователь с полными правами.

Если приём уже сдан в СФР: исправляем ЕФС-1 (СЗВ-ТД)

Отменить сданную запись «задним числом» нельзя — фонд хранит историю. Поэтому корректировка идёт в две строки внутри одного отчёта ЕФС-1 (подраздел 1.1, бывшая СЗВ-ТД):

1. Строка с отменой — повторяет ошибочную запись приёма (со старой, неверной датой) и помечается как отменяемая (признак Х / «Отмена»).
2. Строка с новой записью — тот же приём, но с правильной датой.

Порядок в программе:

1. Сначала поправьте Дата приёма в самом кадровом документе (см. раздел выше) и проведите его.
2. Зайдите в Зарплата и кадры → Кадровые отчёты → ЕФС-1 (или Сведения о трудовой деятельности).
3. Создайте новый отчёт за текущую дату.
4. Программа предложит отразить изменение: сформируется строка-отмена старого приёма и строка с новым приёмом.
5. Проверьте, что в отменяемой строке стоит старая дата, а в новой — правильная.
6. Отправьте отчёт в СФР.

⚠️ Срок подачи сведений о приёме — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Если исправляете дату спустя время, корректировку по ЕФС-1 всё равно нужно подать, иначе в базе фонда останется неверный стаж.

Дату приёма в отчёте берём из приказа. Если приказ тоже оформлен с ошибкой — сначала издайте приказ об исправлении, затем корректируйте данные в 1С.

Пример: приём сдвинули на день

Приняли Иванова с датой 10.03, отчёт сдали. Выяснилось, что фактически он вышел 11.03.

Обе строки уходят одним отчётом. В карточке сотрудника после этого будет корректная дата 11.03.

Смежные случаи кадровых корректировок

Механика «исправить документ → при необходимости скорректировать ЕФС-1» работает и для соседних ситуаций.

• 🚫 Аннулирование приёма (трудовой договор не вступил в силу) — сотрудник не вышел в первый день. Приём отменяется полностью: в ЕФС-1 подаётся строка с отменой записи о приёме, новую не добавляем.
• ✍️ Ошибка в приказе, а не в дате — неверный номер или дата приказа-основания правятся в тех же полях документа приёма.
• 🏢 Смена наименования организации — если попутно менялось название юрлица, это отдельное кадровое мероприятие ЕФС-1, дату приёма оно не затрагивает.

Для полноценного кадрового учёта с массовыми корректировками и реорганизацией чаще берут 1С:ЗУП. В 1С:Бухгалтерия кадровый блок упрощён, но для правки даты приёма его возможностей хватает.

Типичные ошибки

• ❌ Поменяли дату в справочнике «Сотрудники», а документ не тронули. Справочник тянет дату из документа — правка «слетит» при следующем перепроведении. Правьте документ.
• ❌ Исправили документ, но забыли про сданный ЕФС-1. В базе 1С дата верная, а в СФР — старая. Стаж работника уедет.
• ❌ Подали корректировку одной строкой (только новую дату, без отмены старой). Фонд не примет: нужна пара «отмена + новая запись».
• ❌ Сдвинули дату приёма, но не перепровели зарплату. Если между старой и новой датой были начисления, суммы и дни могут посчитаться неверно. Перепроведите зависимые документы.

Как избежать правок в будущем

• ✅ Сверяйте дату приёма с приказом и трудовым договором до проведения документа.
• ✅ Не сдавайте ЕФС-1, пока приём не подписан обеими сторонами.
• ✅ Ставьте дату запрета редактирования на закрытые периоды — так случайную правку задним числом сделать сложнее.

Частые вопросы