Изменение графика работы сотрудника в 1С 8.3 ЗУП: пошагово

График в ЗУП — это не про «когда человек ходит на работу», а про то, сколько часов и дней программа будет считать нормой при расчёте зарплаты, отпускных и больничных. Поменяешь неправильно — поедет и табель, и начисления.

Изменить график работы у сотрудника в 1С 8.3 ЗУП можно двумя путями, и оба пошагово разберём ниже: быстрым документом «Изменение графика работы списком» и через «Кадровый перевод». Плюс покажу, где найти графики, как создать новый график сотрудника и что делать, если смена происходит не с первого числа месяца.

Каким документом менять график — сравнение способов

Прежде чем что-то нажимать, определитесь со способом. От этого зависит, попадёт ли смена графика в трудовую историю сотрудника.

💡 Если меняется только режим рабочего времени и больше ничего — берите «Изменение графика работы списком». Это чище и быстрее. «Кадровый перевод» нужен, когда график — лишь одно из изменений.

Где найти и посмотреть графики работы в 1С 8.3 ЗУП

Сами графики (как справочник) и их назначение сотрудникам живут в разных местах. Не путайте.

Справочник графиков — где создают и настраивают сами шаблоны: Настройка → Графики работы сотрудников.

Где посмотреть, какой график у конкретного человека:

• 🔎 Кадры → Сотрудники → открыть карточку → ссылка на текущую кадровую строку;
• 🔎 отчёт Кадры → Кадровые отчёты → Штатные сотрудники — виден график в колонке;
• 🔎 отчёт Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ ФОТ — косвенно, по норме времени.

Где посмотреть заполнение по дням — открыть сам график в справочнике и нажать Заполнить график на нужный год: программа разложит рабочие и выходные дни по производственному календарю.

⚠️ Если в справочнике Графики работы сотрудников пусто или мало графиков — значит их ещё не завели. Один график можно назначить множеству сотрудников, плодить одинаковые не нужно.

Как создать новый график работы сотрудника пошагово

Прежде чем менять график у человека, нужный график должен существовать в справочнике. Если подходящего нет — создаём.

Разберём ключевые шаги подробнее.

Шаг 1. Способ заполнения

При создании графика 1С спрашивает, как его заполнять:

• По дням недели — классика для пятидневки и шестидневки. Указываете часы по каждому дню.
• По календарю (циклами) — для сменных графиков: «два через два», «сутки через трое» и т.п.

Шаг 2. Производственный календарь

График опирается на производственный календарь региона. Проверьте, что календарь на нужный год заполнен: Настройка → Производственные календари. Без актуального календаря праздники и переносы не подтянутся, и норма часов будет неверной.

Шаг 3. Часы и учёт праздников

Задайте продолжительность рабочего дня. Для пятидневки с 40-часовой неделей — 8 часов. Включите галочки учёта праздничных и предпраздничных (сокращённых на час) дней, если график к ним привязан.

Шаг 4. Заполнить и записать

Нажмите Заполнить график — программа разложит дни по всему году. Проверьте итог по месяцам внизу формы и запишите.

💡 Наименование графику давайте говорящее: «Пятидневка 40ч», «2/2 дневной 12ч», «0.5 ставки 20ч». Через год вы себе спасибо скажете, когда будете искать нужный в списке.

Настройка сменных графиков работы в 1С 8.3 ЗУП

Сменная работа (ст. 103 ТК РФ) настраивается через заполнение циклом. Логика простая: описываете один повторяющийся цикл, дальше программа тиражирует его на весь период.

Пример графика «два через два» по 12 часов:

• цикл — 4 дня;
• день 1 — рабочий, 12 ч;
• день 2 — рабочий, 12 ч;
• день 3 — выходной;
• день 4 — выходной.

Дальше указываете дату начала цикла — и график «покатится» от неё. Для суточных графиков («сутки через трое») цикл будет из 4 дней: один рабочий на 24 часа (либо 22 с учётом обеда) и три выходных.

⚠️ Для сменных и суммированных графиков включайте учётный период (месяц/квартал/год) в настройках графика. Иначе переработки посчитаются некорректно, а сверхурочные не выделятся.

Неполное рабочее время и график на 0,5 ставки

Частый сценарий — перевод на неполный день или неполную неделю. Здесь два подхода к расчёту, и важно не смешивать их.

Вариант 1 — отдельный график под неполное время. Создаёте график, например «20 часов в неделю» (по 4 часа в день), и назначаете его сотруднику. Оклад при этом ставите полный, а норма времени урезанного графика сама даёт нужную долю.

Вариант 2 — доля ставки в кадровом документе. Оставляете обычный график, но в кадровом переводе указываете «0,5 ставки». Тогда полный оклад умножается на коэффициент.

⚠️ Не делайте оба одновременно. Если и график урезанный, и ставка 0,5 — зарплата ужмётся дважды, получите «четверть». Выбирайте один механизм.

Как поменять график работы сотруднику: способ 1 — списком

Самый быстрый путь, когда меняется только режим.

Как изменить график работы сотрудника: способ 2 — кадровый перевод

Когда график меняется вместе с другими условиями, используйте кадровый перевод.

1. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Кадровый перевод.
2. Выберите сотрудника и дату перевода.
3. Поставьте галочку Изменить график работы и укажите новый график.
4. При необходимости здесь же поменяйте должность, подразделение, оклад, долю ставки.
5. Проведите документ.

Плюс способа — всё в одном документе, и смена графика попадёт в кадровую историю и отчёты (Т-2, движение кадров).

Изменение графика не с первого числа месяца: норма времени

Отдельная боль — когда график меняется, например, с 15-го числа. Как считать норму за такой «разорванный» месяц?

В ЗУП есть настройка учёта нормы времени при изменении графика в течение месяца. Она определяет, брать ли норму:

• по графику на конец месяца (по новому графику за весь месяц), либо
• по фактически действовавшим графикам (первая половина — по старому, вторая — по новому).

Найти опцию: Настройка → Расчёт зарплаты → раздел про норму времени, либо она предлагается самим документом изменения графика.

Пример. Сотрудник до 14-го числа работал по пятидневке 8 ч, с 15-го переведён на 6 ч. Если считать норму «по фактическим графикам», программа сложит норму первой половины по 8-часовому графику и второй по 6-часовому. Это корректный вариант для расчёта оклада за неполностью отработанные периоды.

💡 Проверяйте норму часов в расчётном листке за месяц смены графика. Если цифра выглядит странно — почти всегда дело именно в этой настройке.

Типичные ошибки при смене графика

Собрал то, на чём спотыкаются чаще всего.

• ❌ Поменяли график «задним числом» без перепроведения начислений. После смены графика в прошлом периоде пересчитайте зарплату за эти месяцы.
• ❌ Не заполнен производственный календарь на новый год. График показывает нули или неверную норму — заполните календарь и перезаполните график.
• ❌ Двойное урезание при неполном времени (график 0,5 + ставка 0,5). Оставьте один механизм.
• ❌ Сменный график без учётного периода — не выделяются сверхурочные и переработки.
• ❌ Плодят дубли графиков. Один график «Пятидневка 40ч» на всю компанию, а не по копии на каждого.
• ❌ Дата изменения в середине месяца без настройки нормы — норма считается «как программе удобно», а не как надо.

Отчёты для проверки после смены графика

Поменяли график — проверьте результат, не дожидаясь расчёта зарплаты:

• 📊 Кадры → Кадровые отчёты → Штатные сотрудники — актуальный график в строке;
• 📊 Зарплата → Табель учёта рабочего времени (Т-13) — как разложились дни и часы;
• 📊 расчётный листок сотрудника — итоговая норма часов за месяц смены.

Если табель и норма сошлись с ожиданием — всё сделано верно.

Если график не поменялся или считает неправильно

Бывает, что документ провели, а эффекта нет. Проверьте по порядку:

1. Дата действия — новый график действует с даты в документе. До неё остаётся старый.
2. Проведён ли документ — непроведённый документ ни на что не влияет.
3. Нет ли более позднего кадрового документа, который «перебил» ваше изменение.
4. Заполнен ли сам график на нужный год (кнопка Заполнить график).
5. Настройка нормы времени при смене в середине месяца.

Если после этого норма всё равно неверная — перезаполните график в справочнике и перепроведите документ-изменение.

Частые вопросы