Меняем табельный номер сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошагово

Табельный номер в 1С 8.3 Бухгалтерия сотруднику присваивается автоматически при приёме на работу. Чтобы его изменить, обычно достаточно открыть карточку сотрудника и поправить поле вручную. Если оно недоступно — на помощь приходит групповое изменение реквизитов.

Ниже разберём, где номер хранится, как его поменять по шагам, что делать с дублями и почему иногда правку приходится вносить в другой программе.

Для чего нужен табельный номер в 1С

Табельный номер — это внутренний идентификатор сотрудника в учёте. Он попадает в кадровые и зарплатные документы, печатные формы и выгрузки.

Где он «всплывает»:

• 🧾 расчётный листок и расчётно-платёжная ведомость (Т-51);
• 👤 личная карточка работника (Т-2);
• 📤 отчёты и выгрузки в банк по зарплатному проекту;
• 📊 регламентированная отчётность и внутренние своды.

Один сотрудник — один табельный номер в пределах организации. Номер закрепляется за человеком на всё время работы и не должен повторяться у двух действующих сотрудников.

Где посмотреть табельный номер сотрудника

Идём в раздел Зарплата и кадры → Сотрудники. Открываем карточку — табельный номер стоит в шапке, рядом с ФИО.

Если хотите видеть номера прямо в списке, не открывая каждого:

1. В списке сотрудников нажмите Ещё → Изменить форму.
2. Найдите и включите флажок у колонки Табельный номер.
3. Нажмите ОК — колонка появится в таблице.

Так удобно быстро найти дубли или пустые значения по всему штату.

Как изменить табельный номер сотрудника: пошагово

В большинстве случаев поле редактируется прямо в карточке. Порядок такой.

Старые проведённые документы (ведомости, расчётные листки за прошлые периоды) сохранят прежний номер в печатной форме, пока их не перепровести. Для текущего учёта этого, как правило, достаточно.

Если поле «Табельный номер» недоступно для редактирования

Частая жалоба с форумов: поле табельный номер серое и не редактируется. Причин несколько — и решения у них разные.

Массовая смена: групповое изменение реквизитов

Когда поле в карточке закрыто для правки или менять нужно сразу многим — используйте штатную обработку.

1. Включите команду «Все функции»: Главное меню (иконка слева вверху) → Сервис → Параметры → флажок Отображать команду "Все функции".
2. Откройте Все функции → Стандартные → Групповое изменение реквизитов.
3. В поле «Изменять» выберите справочник Сотрудники.
4. Отметьте реквизит Табельный номер и задайте новое значение.
5. При необходимости настройте отбор (например, по конкретному сотруднику или организации).
6. Нажмите Изменить реквизиты.

Перед групповой правкой обязательно сделайте резервную копию базы . Обработка меняет данные напрямую, откатить одним кликом не получится.

Дубли табельных номеров и типичные ошибки

1С:Бухгалтерия не всегда жёстко контролирует уникальность табельных номеров. Из-за этого возможны накладки.

Быстро проверить дубли помогает включённая колонка Табельный номер в списке сотрудников с сортировкой по возрастанию — одинаковые значения встанут рядом.

Особые случаи: совместители и обмен с ЗУП

Внутренний совместитель заводится отдельной карточкой сотрудника, привязанной к тому же физлицу. У этой карточки — свой табельный номер. Менять его нужно именно в записи совместителя, а не в основной.

Если бухгалтерия работает в связке с 1С:ЗУП, кадры и зарплата ведутся в ЗУП, а в Бухгалтерию данные приходят по синхронизации. Тогда:

• 📥 табельный номер — «ведомый» реквизит, источник истины в ЗУП;
• 🔁 правьте его в ЗУП и запускайте обмен;
• ✋ прямая правка в Бухгалтерии перезапишется при следующей синхронизации.

Частые вопросы