Меняем табельный номер сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошагово

Табельный номер в 1С 8.3 Бухгалтерия сотруднику присваивается автоматически при приёме на работу. Чтобы его изменить, обычно достаточно открыть карточку сотрудника и поправить поле вручную. Если оно недоступно — на помощь приходит групповое изменение реквизитов.

Ниже разберём, где номер хранится, как его поменять по шагам, что делать с дублями и почему иногда правку приходится вносить в другой программе.

Для чего нужен табельный номер в 1С

Табельный номер — это внутренний идентификатор сотрудника в учёте. Он попадает в кадровые и зарплатные документы, печатные формы и выгрузки.

Где он «всплывает»:

• 🧾 расчётный листок и расчётно-платёжная ведомость (Т-51);
• 👤 личная карточка работника (Т-2);
• 📤 отчёты и выгрузки в банк по зарплатному проекту;
• 📊 регламентированная отчётность и внутренние своды.

Один сотрудник — один табельный номер в пределах организации. Номер закрепляется за человеком на всё время работы и не должен повторяться у двух действующих сотрудников.

💡 При увольнении номер обычно не переиспользуют для нового работника хотя бы год — так не путаются архивные документы.

Где посмотреть табельный номер сотрудника

Идём в раздел Зарплата и кадры → Сотрудники. Открываем карточку — табельный номер стоит в шапке, рядом с ФИО.

Если хотите видеть номера прямо в списке, не открывая каждого:

1. В списке сотрудников нажмите Ещё → Изменить форму.
2. Найдите и включите флажок у колонки Табельный номер.
3. Нажмите ОК — колонка появится в таблице.

Так удобно быстро найти дубли или пустые значения по всему штату.

Как изменить табельный номер сотрудника: пошагово

В большинстве случаев поле редактируется прямо в карточке. Порядок такой.

Старые проведённые документы (ведомости, расчётные листки за прошлые периоды) сохранят прежний номер в печатной форме, пока их не перепровести. Для текущего учёта этого, как правило, достаточно.

⚠️ Меняете номер «задним числом» перед сдачей отчётности? Переформируйте свежие расчётные листки и ведомости, чтобы данные совпадали.

Если поле «Табельный номер» недоступно для редактирования

Частая жалоба с форумов: поле табельный номер серое и не редактируется. Причин несколько — и решения у них разные.

Массовая смена: групповое изменение реквизитов

Когда поле в карточке закрыто для правки или менять нужно сразу многим — используйте штатную обработку.

1. Включите команду «Все функции»: Главное меню (иконка слева вверху) → Сервис → Параметры → флажок Отображать команду "Все функции".
2. Откройте Все функции → Стандартные → Групповое изменение реквизитов.
3. В поле «Изменять» выберите справочник Сотрудники.
4. Отметьте реквизит Табельный номер и задайте новое значение.
5. При необходимости настройте отбор (например, по конкретному сотруднику или организации).
6. Нажмите Изменить реквизиты.

Перед групповой правкой обязательно сделайте резервную копию базы. Обработка меняет данные напрямую, откатить одним кликом не получится.

💡 Групповое изменение удобно, когда после переноса из другой базы у части сотрудников номера «съехали» или задвоились.

Дубли табельных номеров и типичные ошибки

1С:Бухгалтерия не всегда жёстко контролирует уникальность табельных номеров. Из-за этого возможны накладки.

Быстро проверить дубли помогает включённая колонка Табельный номер в списке сотрудников с сортировкой по возрастанию — одинаковые значения встанут рядом.

Особые случаи: совместители и обмен с ЗУП

Внутренний совместитель заводится отдельной карточкой сотрудника, привязанной к тому же физлицу. У этой карточки — свой табельный номер. Менять его нужно именно в записи совместителя, а не в основной.

Если бухгалтерия работает в связке с 1С:ЗУП, кадры и зарплата ведутся в ЗУП, а в Бухгалтерию данные приходят по синхронизации. Тогда:

• 📥 табельный номер — «ведомый» реквизит, источник истины в ЗУП;
• 🔁 правьте его в ЗУП и запускайте обмен;
• ✋ прямая правка в Бухгалтерии перезапишется при следующей синхронизации.

Частые вопросы