Расчёт и начисление отпускных в 1С:ЗУП 8.3 — по шагам

Отпускные в ЗУП считают одним из двух документов, и выбор зависит от того, сколько человек уходит в отпуск. Одного сотрудника проще провести через документ «Отпуск» — он сразу показывает средний заработок и сумму. Массово, по графику на месяц вперёд, удобнее оформлять документ «Отпуск сотрудников».

Ниже — как начислить отпускные в 1С 8.3 ЗУП пошагово: от права на отпуск и графика до расчёта среднего, НДФЛ и выплаты. Разберём проводки, отзыв из отпуска и частые ошибки. Инструкция актуальна для «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1.

💡 Если в вашей компании кадры ведут в ЗУП, а бухучёт — в «1С:Бухгалтерия», отпускные считаются в ЗУП, а в БП попадают синхронизацией. Считать отпускные вручную в БП не нужно.

Каким документом оформлять отпуск в 1С:ЗУП

Два документа решают одну задачу по-разному. Сравнение:

Оба лежат в разделе «Зарплата». Документ «Отпуск» также доступен из карточки сотрудника и из журнала «Все начисления».

Начисленную сумму отпускных в обоих документах формирует один и тот же механизм — расчёт среднего заработка по Постановлению № 922. Результат идентичен, отличается только удобство ввода.

Шаг 0. Право на отпуск и график отпусков в 1С:ЗУП

Перед расчётом убедитесь, что у сотрудника есть право на ежегодный отпуск и корректно введён остаток дней.

🔹 Виды отпусков. В ЗУП настроены основной ежегодный (28 дней), дополнительные (за вредность, ненормированный день, северные), учебный, за свой счёт. Виды хранятся в справочнике «Виды отпусков» (Настройка → Виды отпусков).

🔹 Назначение права. Право на ежегодный отпуск в ЗУП назначается автоматически при приёме документом «Приём на работу» — там указывается вид и количество дней в год. Дополнительные отпуска добавляют вручную в карточке сотрудника.

🔹 График отпусков. Документ «График отпусков» (Кадры → График отпусков) фиксирует плановые даты на год. Из него потом удобно создавать документы «Отпуск сотрудников» — даты подтянутся.

⚠️ Если остаток дней отпуска показывается неверно, проверьте документ «Начальная штатная расстановка» и начальные остатки отпусков — их вводят при переходе на программу. Пока остатки кривые, ЗУП будет предлагать неверное число дней.

Шаг 1. Оформление отпуска в 1С:ЗУП — документ «Отпуск»

Разберём на одном сотруднике. Пример: менеджер Петров, оклад 60 000 ₽, идёт в отпуск на 14 календарных дней с 3 августа.

1. Откройте Зарплата → Отпуска → создать → Отпуск.
2. Выберите месяц начисления (тот, в котором выплачиваете и начисляете — обычно это месяц ухода).
3. Укажите сотрудника — Петров. Организация и подразделение подтянутся.
4. На закладке «Основной отпуск» поставьте галку «Ежегодный основной оплачиваемый отпуск».
5. Задайте период отпуска: с 03.08 по 16.08. Программа сама посчитает 14 календарных дней.
6. Проверьте «Период работы, за который предоставляется отпуск» — рабочий год сотрудника (например, с даты приёма). ЗУП подставит его автоматически.
7. Поле «Дата выплаты» — важное. По ТК отпускные платят не позднее чем за 3 дня до начала. Поставьте, например, 31.07.

После заполнения дат ЗУП сразу покажет рассчитанную сумму отпускных внизу документа.

Шаг 2. Расчёт среднего заработка для отпускных в 1С:ЗУП

Сумма отпускных = средний дневной заработок × число календарных дней отпуска. Средний считается по Постановлению № 922 за 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска.

Нажмите на карандаш (значок расчёта) рядом с суммой в документе «Отпуск» — откроется форма «Расчёт среднего заработка». Там видно:

• 💰 База — все учитываемые выплаты за 12 месяцев (оклад, премии, надбавки).
• 📅 Отработанное время — календарные дни расчётного периода. Полностью отработанный месяц = 29,3 дня.
• 🧮 Средний дневной заработок — база ÷ отработанные дни.

Формула для полностью отработанного года:

Средний дневной = База за 12 мес ÷ (12 × 29,3)
Отпускные = Средний дневной × Дни отпуска

Для нашего примера: 60 000 × 12 = 720 000 ₽ базы. Средний дневной = 720 000 ÷ (12 × 29,3) = 2 047,78 ₽. Отпускные за 14 дней = 2 047,78 × 14 = 28 668,92 ₽.

💡 Если в расчётном периоде были больничные, отпуска или командировки — эти дни и суммы исключаются, а неполные месяцы пересчитываются по факту. ЗУП делает это сам, но результат стоит проверять глазами.

Что исключается из расчёта среднего

Из базы и из отработанного времени убирают периоды, когда за сотрудником сохранялся средний заработок или он не работал:

• ❌ ежегодный отпуск и отпуск за свой счёт;
• ❌ больничные и декрет;
• ❌ командировки (там свой средний);
• ❌ простои и дни освобождения от работы.

Разовые премии к праздникам и матпомощь в базу тоже не входят — проверьте настройку вида начисления.

Шаг 3. Начисление отпуска и расчёт НДФЛ с отпускных

После расчёта среднего документ «Отпуск» уже содержит начисленную сумму. На закладке «Начислено (подробно)» видны строки начисления, а на закладке «НДФЛ» — удержанный налог.

НДФЛ с отпускных — 13% (или 15% с суммы дохода свыше 5 млн ₽ в год по прогрессивной шкале). Для Петрова: 28 668,92 × 13% = 3 726,96 ₽. К выплате на руки: 28 668,92 − 3 727 = 24 941,92 ₽.

Ключевой момент по налогу:

⚠️ Дата получения дохода по отпускным = дата фактической выплаты, а не последний день месяца. Поэтому в документе критична правильная дата выплаты — от неё ЗУП берёт дату удержания и срок перечисления НДФЛ. Ошибка в дате выплаты = ошибка в уведомлении по ЕНП и в 6-НДФЛ.

Срок перечисления НДФЛ зависит от даты выплаты: по общему правилу налог с выплат с 1-го по 22-е число перечисляют до 28-го числа текущего месяца, с 23-го по последнее — до 5-го числа следующего.

Шаг 4. Выплата отпускных в 1С

Отпускные выплачивают отдельной ведомостью, а не вместе с зарплатой за месяц.

1. Создайте Выплаты → Ведомость в банк (или «в кассу»).
2. В поле «Выплачивать» выберите «Отпуск».
3. Укажите документ-основание — ваш «Отпуск».
4. Нажмите «Заполнить» — подтянется сумма к выплате за вычетом НДФЛ.
5. Проведите ведомость датой не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.

После проведения ведомости в ЗУП фиксируется удержание НДФЛ и формируются данные для уведомления по ЕНП.

Проводки: как отпускные отражаются в учёте

В самой ЗУП проводок нет — она формирует «Отражение зарплаты в бухучёте», которое переносится в «1С:Бухгалтерия». Типовые проводки по отпускным:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) подставляется по способу отражения, заданному для подразделения или начисления. Если отпуск переходит на следующий месяц, часть суммы можно относить на счёт 97 (расходы будущих периодов) или на резерв отпусков — зависит от учётной политики.

💡 В большинстве малых компаний отпускные списывают сразу на счёт затрат текущего периода, без счёта 97. Резерв отпусков в бухучёте обязателен, но многие малые предприятия вправе его не создавать.

Массовое оформление: документ «Отпуск сотрудников»

Когда в отпуск уходит несколько человек (например, по летнему графику), удобнее один документ «Отпуск сотрудников» (Зарплата → Отпуска сотрудников).

• ➕ В табличную часть добавляете список сотрудников.
• 📆 По каждому указываете период отпуска (или заполняете из графика отпусков).
• 🧮 ЗУП рассчитывает средний и сумму по каждой строке.

Минус: в списковом документе не так наглядно видно расшифровку среднего по каждому человеку. Если по кому-то сумма вызывает вопрос — откройте его отдельным документом «Отпуск» или расчётным листком.

Особые случаи

Компенсация отпуска

В документе «Отпуск» есть закладка «Компенсация отпуска» — для выплаты за неиспользованные дни без увольнения (только часть сверх 28 дней) или вместе с основным отпуском. Компенсация при увольнении оформляется отдельно — документом «Увольнение».

Отпуск за свой счёт

Отпуск без сохранения зарплаты оформляют тем же документом «Отпуск», выбрав вид «Отпуск без сохранения оплаты». Начисления и отпускные по нему не считаются — только фиксируется период отсутствия для табеля.

Освободить ставку на период отсутствия

Если на время отпуска берут временного работника, поставьте в документе галку «Освободить ставку» — тогда в штатном расписании появится вакансия, на которую можно принять замещающего.

Если сотрудника отозвали из отпуска

При отзыве часть отпускных за неиспользованные дни нужно пересчитать (сторнировать) и удержать или зачесть. Прикиньте сумму к перерасчёту:

В ЗУП отзыв оформляют документом «Отзыв из отпуска» или корректировкой исходного «Отпуска» — программа сама сторнирует лишние дни.

Типичные ошибки при начислении отпускных в 1С:ЗУП

Что чаще всего ломает расчёт:

• 🔴 Неверная дата выплаты → неправильная дата НДФЛ, ошибки в 6-НДФЛ и уведомлении по ЕНП.
• 🔴 Кривые начальные остатки отпусков → программа предлагает неверное число дней.
• 🔴 Незакрытый предыдущий месяц → база для среднего собирается не полностью.
• 🔴 Разовая премия попала в базу → завышенный средний. Проверьте настройку вида начисления «Учитывать при расчёте среднего».
• 🔴 Отпускные в одной ведомости с зарплатой → путаница с датами дохода и НДФЛ.
• 🔴 Пересечение с больничным → если сотрудник заболел в отпуске, отпуск продлевается или переносится, документ нужно скорректировать.

Отчёты для проверки

Сверить результат помогут:

• 📄 Расчётный листок сотрудника — видно сумму отпускных и НДФЛ.
• 📄 Анализ зарплаты по сотрудникам — общая картина за месяц.
• 📄 Подробный расчёт среднего заработка (кнопка «Печать» в документе) — расшифровка базы и дней.

Частые вопросы