Учебный отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия: оформление и начисление

Учебный отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия начисляют пошагово через документ Начисление зарплаты: заводят отдельный вид начисления, считают сумму по среднему заработку и вносят её вручную. Отдельного документа «Отпуск», как в ЗУП, в Бухгалтерии нет — расчёт среднего программа за вас не сделает.

Дальше — по порядку: когда отпуск оплачиваемый, а когда нет, какие документы собрать, как настроить начисление, какие проводки сформируются и где чаще всего ошибаются.

Оплачиваемый или неоплачиваемый: с чего начать

От этого зависит вся дальнейшая механика в программе. Оплачиваемый отпуск считаем по среднему и удерживаем НДФЛ, неоплачиваемый — просто отражаем невыход, начислять нечего.

Право на оплачиваемый учебный отпуск возникает при трёх условиях одновременно:

• 📄 образование этого уровня работник получает впервые;
• 🏫 у учебного заведения есть госаккредитация;
• ✉️ на руках справка-вызов установленной формы с отрывной частью.

💡 Если работник получает второе высшее — оплачиваемый отпуск не положен по закону. Работодатель может дать его добровольно, но тогда сумму нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль.

Сколько дней положено

Продолжительность фиксирована в ТК РФ — программа её не подсказывает, берёте из справки-вызова и сверяете с нормой.

Дни считаются календарными и оплачиваются все — включая выходные, попавшие в период отпуска.

Подготовка документов

Отрывную часть справки-вызова работник приносит после сессии — она подтверждает, что он действительно был на учёбе. Без неё оплату могут снять при проверке.

Как начислить учебный отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

В Бухгалтерии зарплатный блок упрощённый (для организаций до 60 человек). Готового документа «Учебный отпуск» здесь нет, поэтому действуем так.

Шаг 1. Создать вид начисления

1. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Начисления.
2. Нажмите Создать. Название — Учебный отпуск.
3. НДФЛ — код дохода 2012 (отпускные).
4. Страховые взносы — «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами».
5. Способ отражения — тот же счёт затрат, что и у зарплаты работника (26, 20, 44).

⚠️ Не используйте для учебного отпуска код дохода зарплаты 2000. С кодом 2012 срок перечисления НДФЛ и отражение в отчётности будут корректными.

Шаг 2. Рассчитать средний заработок вручную

Программа средний за вас не посчитает — это ключевое отличие от ЗУП.

• Берёте выплаты за 12 календарных месяцев до месяца отпуска.
• Делите на 12 и на 29,3 — получаете среднедневной заработок.
• Умножаете на число календарных дней отпуска из справки-вызова.

Пример. Выплаты за год — 720 000 ₽. Среднедневной: 720 000 / 12 / 29,3 = 2 047,78 ₽. Отпуск 20 дней: 2 047,78 × 20 = 40 955,60 ₽.

Шаг 3. Внести сумму в начисление зарплаты

1. Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Начисление зарплаты.
2. Выберите месяц и заполните сотрудников.
3. По нужному работнику нажмите на сумму начисления — откроется расшифровка.
4. Добавьте строку Учебный отпуск и впишите рассчитанные 40 955,60 ₽.
5. Проверьте, что НДФЛ и взносы пересчитались автоматически.

Шаг 4. Провести и проверить

Проведите документ. НДФЛ по ставке 13% с примера: 40 955,60 × 13% = 5 324 ₽ (округляется до рубля). На руки работник получит 35 631,60 ₽.

Какие проводки сформируются

Счёт затрат (26, 20 или 44) подставится из способа отражения, который вы задали в виде начисления на шаге 1.

Неоплачиваемый учебный отпуск в 1С

Если справки-вызова нет или отпуск по закону не оплачивается (вступительные экзамены — до 15 дней, подготовительные отделения — до 15 дней, слушатель без отрыва — свои нормы):

• начислять ничего не нужно — сумма ноль;
• оформляете приказ на отпуск без сохранения зарплаты;
• в табеле дни помечаете как ОЗ (отпуск без сохранения по разрешению работодателя) или УД (учебный неоплачиваемый).

В расчёте зарплаты за месяц эти дни исключаются из отработанного времени, оклад пересчитывается на фактически отработанные дни.

Типичные ошибки

• ❌ Считают средний как для отпускных за фактически отработанные дни. Учебный отпуск в календарных днях — формула та же, что для ежегодного (делитель 29,3), но период учёбы берётся полностью.
• ❌ Ставят код дохода 2000 вместо 2012. Ломается срок уплаты НДФЛ и отражение в 6-НДФЛ.
• ❌ Забывают про взносы. Учебный отпуск облагается страховыми взносами в полном объёме — это не компенсация.
• ❌ Оплачивают второе высшее из расходов. Такие суммы не уменьшают налог на прибыль (ст. 173 ТК РФ, ст. 255 НК РФ).
• ❌ Нет отрывной части справки-вызова. При проверке оплату могут признать необоснованной.

Перед массовым пересчётом зарплаты сделайте резервную копию базы — откатить одно начисление проще, чем весь месяц.

Учебный отпуск в ЗУП: чем отличается

Если в компании стоит 1С:ЗУП, всё проще: там есть документ Отпуск с видом Учебный отпуск. Указываете период и справку-вызов — средний заработок программа считает сама, начисление и проводки формируются автоматически. В Бухгалтерии же расчёт среднего всегда ручной.

Частые вопросы