Как начислить учебный отпуск в 1С:Бухгалтерии 8.3

Обновлено 16.07.2026 · 6 мин

Содержание

Чтобы начислить учебный отпуск в 1С:Бухгалтерии 8.3 пошагово, нужно завести отдельный вид начисления, посчитать средний заработок за 12 месяцев и провести сумму документом «Начисление зарплаты». Отдельного документа «Отпуск», как в ЗУП, в Бухгалтерии нет — расчёт делаете вручную, а программа формирует проводки, НДФЛ и взносы.

Основание для отпуска — справка-вызов из учебного заведения. Оплачиваемый учебный отпуск положен только при обучении по программе с государственной аккредитацией, остальные случаи оформляются без сохранения зарплаты. Ниже — как отличить один от другого и что нажимать в программе.

Когда учебный отпуск оплачивается, а когда нет

Всё решают два фактора: аккредитация программы и цель поездки на сессию. Ориентируйтесь на таблицу.

Ситуация	Оплата	Дней в году (макс.)
Сессия, промежуточная/итоговая аттестация (аккредитованная программа)	Средний заработок	до 40–50 (вуз), до 30–40 (СПО)
Подготовка и защита диплома, госэкзамены	Средний заработок	до 4 месяцев
Вступительные экзамены	Без сохранения	15
Обучение по неаккредитованной программе	По колдоговору или без оплаты	по соглашению

Гарантии из ст. 173–176 ТК РФ действуют, только если сотрудник получает образование соответствующего уровня впервые. Второе высшее оплачивается лишь по вашей доброй воле или колдоговору.

Первый шаг всегда — проверить справку-вызов. Без неё оплачивать отпуск нельзя.

Оплачивать учебный отпуск или нет?

Шаг 1. Настраиваем вид начисления «Учебный отпуск»

В типовой Бухгалтерии 3.0 отдельного начисления для учебного отпуска обычно нет — создаём его один раз.

Откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления.
Нажмите Создать, назовите — например, «Учебный отпуск (оплата по среднему)».
Код дохода НДФЛ — 2012 (отпускные выплаты).
Страховые взносы — «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами».
Вид дохода для исполнительных документов — «Оплата отпуска».
Способ отражения — тот же счёт затрат, что и по зарплате сотрудника (20, 26, 44…).

Учебный отпуск облагается НДФЛ и взносами в полном объёме — в отличие от некоторых компенсаций. Если случайно поставите «не облагается», занизите налоги и получите доначисления.

Шаг 2. Считаем средний заработок

Средний заработок для учебного отпуска считается так же, как для ежегодного оплачиваемого: по Постановлению № 922, за 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска.

Формула простая:

Средний дневной заработок = База за 12 мес / (12 × 29,3)
Сумма отпуска = Средний дневной × Календарные дни по справке-вызову

В отличие от ежегодного отпуска, здесь оплачиваются все календарные дни периода из справки-вызова, включая выходные и праздники внутри сессии.

Пример. Оклад 60 000 ₽, полностью отработанные 12 месяцев, справка-вызов на 20 календарных дней.

База: 60 000 × 12 = 720 000 ₽
Средний дневной: 720 000 / (12 × 29,3) = 2 047,78 ₽
Начислено: 2 047,78 × 20 = 40 955,60 ₽

Бухгалтерия 8.3 не считает средний автоматически, как ЗУП. Посчитайте сумму отдельно по формуле выше и внесите её вручную.

Шаг 3. Начисляем отпуск и формируем проводки

Сумму учебного отпуска проводят обычным документом начисления зарплаты.

Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты (или создайте документ за нужный месяц).
Подберите сотрудника, нажмите Начислить → выберите ваш вид «Учебный отпуск».
Введите рассчитанную сумму (в примере — 40 955,60 ₽).
Проверьте, что автоматически посчитались НДФЛ и взносы.
Проведите документ.

После проведения программа сформирует стандартный набор проводок.

Проводки по операции

По ст. 136 ТК РФ оплату отпуска выдают не позднее чем за 3 календарных дня до его начала. Для учебного это правило действует так же, как для ежегодного.

Оплачиваемый учебный отпуск в 1С

Если всё сделано по шагам выше — вид начисления с кодом 2012, средний заработок за 12 месяцев, документ «Начисление зарплаты», — оплачиваемый учебный отпуск отражён корректно. Сумма попадёт в 6-НДФЛ и в отчётность по взносам автоматически, потому что вид начисления облагаемый.

Отдельно оформите приказ на отпуск (форма Т-6) и внесите период в табель кодом У (или УД, если часть дней без оплаты).

Неоплачиваемый учебный отпуск в 1С

Отпуск без сохранения зарплаты (вступительные экзамены, неаккредитованная программа) в Бухгалтерии не начисляется — начислять нечего.

Что делаете:

📄 оформляете приказ на отпуск без сохранения зарплаты;
🗓️ в табеле ставите код УД (учебный дополнительный без оплаты) или ДО;
❌ документ «Начисление зарплаты» по этим дням не создаёте.

Никаких проводок и налогов такой отпуск не даёт — сотрудник просто освобождён от работы на дни из справки-вызова.

Типичные ошибки

Разберём частые проблемы, из-за которых расчёт «уезжает».

Диагностика: выберите симптом

Как проверить себя

Проверьте себя

По какому коду НДФЛ отражается оплачиваемый учебный отпуск?

2000 (зарплата) 2012 (отпускные) 2300 (больничный)

За сколько дней до начала отпуска нужно выплатить сумму?

в день начала не позднее чем за 3 календарных дня в ближайшую зарплату

Оплачивается ли учебный отпуск при обучении по неаккредитованной программе?

да, всегда по ТК только если это прописано в трудовом или коллективном договоре никогда и ни при каких условиях

Частые вопросы

Есть ли в 1С:Бухгалтерии 8.3 отдельный документ «Учебный отпуск»?

Нет. В отличие от 1С:ЗУП, в Бухгалтерии нет документа «Отпуск» с автоматическим расчётом среднего. Сумму считаете вручную и проводите через «Начисление зарплаты» отдельным видом начисления.

Облагается ли учебный отпуск НДФЛ и страховыми взносами?

Да, оплачиваемый учебный отпуск облагается НДФЛ (код 2012) и всеми страховыми взносами в полном объёме — как обычные отпускные.

За какой период считается средний заработок?

За 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска, по правилам Постановления № 922. Оплачиваются все календарные дни из справки-вызова.

Нужна ли справка-вызов и можно ли без неё оплатить отпуск?

Справка-вызов обязательна. Без неё оснований для оплачиваемого учебного отпуска нет — это документ, подтверждающий право на гарантии по ТК РФ.

Каким кодом отмечать учебный отпуск в табеле?

Оплачиваемый — код У, дополнительный отпуск без сохранения зарплаты — код УД (или ДО для отпуска за свой счёт).

Оплачивается ли учебный отпуск при получении второго высшего образования?

По ТК РФ гарантии положены при получении образования соответствующего уровня впервые. Второе высшее оплачивается только по трудовому или коллективному договору.

Помогла статья?

Источники

ТК РФ, ст. 173–177 (гарантии работникам, совмещающим работу с обучением)
ТК РФ, ст. 136 (сроки выплаты отпускных)
Постановление Правительства РФ № 922 (расчёт среднего заработка)