Как оформить отпуск за свой счёт в 1С ЗУП 8.3

Отпуск за свой счёт в 1С ЗУП 8.3 оформляется отдельным документом Отпуск без сохранения оплаты — не через обычный «Отпуск» и не через «Отсутствие». Заявление работника, приказ, правильный вид отпуска и контроль стажа — вот что нужно сделать, чтобы дни без оплаты корректно легли в табель и расчёт.

Ниже — как в 1С ЗУП оформить отпуск за свой счёт по шагам, какой вид выбрать в зависимости от основания и где программа сама сдвинет стаж для ежегодного отпуска.

Когда работодатель обязан дать отпуск, а когда — вправе отказать

Отпуск без сохранения заработной платы бывает двух типов, и от типа зависит вид отпуска в 1С.

Даётся по соглашению сторон (ст. 128 ТК РФ) — работодатель может согласиться или отказать. Причину работник указывает в заявлении: «семейные обстоятельства», «личные дела».

Даётся в обязательном порядке — отказать нельзя, число дней закреплено законом:

• 👶 рождение ребёнка, регистрация брака, смерть близкого родственника — до 5 календарных дней;
• 🎓 работники-пенсионеры по старости — до 14 дней в году;
• ♿ работающие инвалиды — до 60 дней в году;
• 🪖 родители и супруги погибших военнослужащих — до 14 дней в году.

💡 От основания зависит, войдёт ли период в стаж для ежегодного отпуска. Это ключевой момент — разберём ниже.

Шаг 1. Заявление и вид отпуска

Основание в 1С — заявление работника. В нём обязательно: причина, дата начала и число календарных дней (или период «с… по…»).

На основании заявления руководитель ставит резолюцию, кадровик готовит приказ. В ЗУП приказ формируется автоматически из документа — вручную в Word его печатать не нужно.

Заранее определите вид отпуска — в 1С ЗУП 8.3 есть несколько предопределённых видов:

⚠️ Ошибка с видом отпуска тихо искажает дату следующего ежегодного отпуска. Программа сдвигает её сама, но только если вид выбран верно.

Шаг 2. Создаём документ «Отпуск без сохранения оплаты»

Документ лежит в разделе Зарплата → Отпуска без сохранения оплаты (в актуальном релизе может быть также в Кадры → Все кадровые документы).

Порядок заполнения:

1. Нажмите Создать → выберите документ Отпуск без сохранения оплаты.
2. Укажите Организацию и Сотрудника. Месяц подставится автоматически.
3. Выберите Вид отпуска из списка (см. таблицу выше).
4. Задайте период — с и по. Число календарных дней 1С посчитает сама.
5. Проверьте вкладку Начисления — оплаты нет, сумма нулевая, это норма.
6. Кнопкой Отпуск без сохранения оплаты (приказ) распечатайте приказ.
7. Проведите документ.

Шаг 3. Как это отразится в табеле и стаже

После проведения дни попадут в табель учёта рабочего времени автоматически:

• 🅾️ ОЗ — отпуск без сохранения зарплаты по разрешению работодателя;
• 🆓 ДО — отпуск без сохранения по обязательным случаям (ст. 128).

Начисления за эти дни нет — в расчётном листке период пройдёт нулём. Взносы и НДФЛ не начисляются, потому что нет облагаемого дохода.

Стаж для ежегодного отпуска. По ст. 121 ТК РФ в стаж входит время отпусков за свой счёт не более 14 календарных дней за рабочий год. Всё, что сверх 14 дней по виду «по разрешению работодателя», стаж не увеличивает — и 1С сдвигает дату права на следующий ежегодный отпуск.

💡 Проверить сдвиг можно в отчёте Кадры → Отпуска или в карточке сотрудника — там видна дата, с которой отсчитывается новый рабочий год для отпуска.

Влияние на средний заработок

Дни без сохранения зарплаты и суммы за них исключаются из расчёта среднего заработка (для отпускных, командировок, больничных за счёт работодателя). 1С учитывает это сама при расчёте среднего — отдельно ничего исключать не нужно.

Пример: сотрудник в расчётном периоде брал 10 дней за свой счёт. При следующем расчёте отпускных эти 10 дней и «пустой» заработок за них программа из базы среднего уберёт, чтобы не занизить средний дневной заработок.

Частые ошибки и как их избежать

• ❌ Оформили через обычный «Отпуск» с нулевой суммой. Тогда период неверно попадёт в стаж и в средний. Только документ Отпуск без сохранения оплаты.
• ❌ Выбрали вид «по разрешению работодателя» для обязательного случая. Программа лишний раз сдвинет дату ежегодного отпуска. Для рождения, свадьбы, похорон — вид «обязательный».
• ❌ Не приложили заявление. Формально приказ без основания. Храните заявление вместе с приказом.
• ❌ Ввели период задним числом после расчёта зарплаты. Придётся пересчитывать закрытый месяц. Проводите документ до расчёта.
• ❌ Считали, что весь отпуск за свой счёт идёт в стаж. В стаж входит максимум 14 дней в году — остальное сдвигает дату отпуска.

Частые вопросы