Начисление и оформление отпуска в 1С 8.3 Бухгалтерия

Бухгалтер на «упрощёнке» с тремя сотрудниками обычно ведёт зарплату прямо в «1С:Бухгалтерии» — отдельную ЗУП разворачивать смысла нет. И вот один из сотрудников уходит в отпуск с 21 июля. Вопрос ребром: как оформить отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия так, чтобы отпускные посчитались верно, легли на нужные счета и вовремя ушёл НДФЛ?

Разберём весь цикл: от настроек и документа «Отпуск» до выплаты, проводок и отражения в 6-НДФЛ. Всё, что нужно, чтобы сделать отпуск в 1С без ручных костылей и потом не переделывать. Инструкция подходит для «1С:Бухгалтерия предприятия 8.3» (ред. 3.0) — интерфейс «Такси».

💡 Если у вас больше 60 сотрудников или сложные графики, сменная работа и надбавки — расчёт зарплаты лучше вести в «1С:ЗУП», а в бухгалтерию переносить сводными проводками. В самой «Бухгалтерии» блок зарплаты рассчитан на простой учёт.

Что нужно знать до начисления отпуска

Отпускные считаются не «от оклада», а от среднего дневного заработка за расчётный период. Это ключевое, что путают новички.

Базовые правила (ТК РФ и Постановление № 922):

• 📅 Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Ушёл в отпуск в июле — берём июль прошлого года по июнь текущего.
• 🔢 Среднемесячное число дней — 29,3. Это фиксированный коэффициент для полностью отработанного месяца.
• 💰 Формула: средний дневной заработок = база за 12 месяцев ÷ (29,3 × полные месяцы + дни в неполных месяцах).
• 🚫 Из базы исключают отпускные прошлых периодов, больничные, командировки и другие выплаты по среднему.
• 🗓 Отпускные выплачивают не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Пример на пальцах. Оклад 60 000 ₽, период отработан полностью, других выплат не было. База = 60 000 × 12 = 720 000 ₽. Средний дневной = 720 000 ÷ (29,3 × 12) = 720 000 ÷ 351,6 ≈ 2 047,78 ₽. За 14 дней отпуска: 2 047,78 × 14 = 28 668,92 ₽ «грязными».

Хорошая новость: все эти расчёты 1С делает сама. Ваша задача — правильно завести данные и проверить результат.

Подготовка: настройки перед тем, как в 1С сделать отпуск

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что функционал зарплаты включён и настроен. Иначе документа «Отпуск» вы просто не найдёте.

Что проверить в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты:

• ✅ Установлен переключатель «Расчёт зарплаты и кадровый учёт ведётся в этой программе» (а не во внешней).
• ✅ В блоке Порядок учёта зарплаты заданы счета и способы отражения (по умолчанию 26 или 20/44).
• ✅ Начисления содержат вид расчёта «Отпуск» (появляется автоматически при включённом функционале).
• ✅ У сотрудника внесены приёмы на работу и все начисления за расчётный период — иначе средний заработок посчитается заниженным.

⚠️ Самая частая причина «неправильных» отпускных — неполные данные за расчётный период. Если сотрудника завели в 1С месяц назад, а работает он год, программа возьмёт среднее только по тем месяцам, что есть в базе. Занесите начисления за все 12 месяцев или укажите средний заработок вручную.

Настройка резервов отпусков (если нужны)

Резерв отпусков в «Бухгалтерии» ведут в основном те, кто обязан или хочет равномерно распределять расходы. Малый бизнес на УСН чаще его не формирует.

Включается в Учётная политика → Формируются резервы отпусков. После этого документ «Отпуск» будет списывать начисления за счёт резерва (счёт 96), а не сразу на затраты. Если резерв вам не нужен — просто не включайте, отпускные пойдут напрямую на 20/26/44.

Как оформить отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

Основной инструмент — документ «Отпуск». Он и приказ печатает, и отпускные считает, и проводки делает. Отдельно «начислять» ничего не нужно.

Путь: Зарплата и кадры → Все начисления → кнопка Создать → «Отпуск». В некоторых релизах есть прямая ссылка Зарплата и кадры → Отпуска.

Пошагово:

1. Организация и месяц. Проверьте, что стоит нужная организация и месяц начисления (месяц, в котором выплачиваются отпускные).
2. Сотрудник. Выберите работника — 1С подтянет его начисления и подразделение.
3. Даты отпуска. Укажите период с и по. Число календарных дней посчитается автоматически.
4. Дата выплаты. Поставьте дату не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. От неё зависит срок НДФЛ.
5. Проверьте сумму в поле начисления и по кнопке Показать расчёт среднего заработка.
6. Проведите документ (Провести и закрыть).

💡 Поле Дата выплаты — не формальность. Именно по ней 1С определяет период удержания НДФЛ и попадание в 6-НДФЛ. Ошиблись с датой — «поедет» отчётность.

Приказ на отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия

Отдельный документ для приказа заводить не нужно. Из проведённого «Отпуска» нажмите Печать → «Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)». Форма заполнится сама: сотрудник, вид отпуска, период, количество дней.

Для двоих и более — есть форма Т-6а. Приказ распечатайте, подпишите у руководителя и дайте сотруднику под роспись.

Начисление отпускных в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам

Расчёт внутри документа «Отпуск» происходит автоматически, но понимать, что там считается, полезно — хотя бы чтобы поймать ошибку.

По кнопке Показать расчёт среднего заработка открывается детализация:

• какие месяцы вошли в расчётный период;
• сумма учтённых начислений по каждому месяцу;
• отработанные дни (полные месяцы берутся как 29,3);
• итоговый средний дневной заработок.

Как рассчитываются отпускные в 1С:

Можно ли изменить расчёт вручную

Да. Если у сотрудника был перевод, повышение оклада (индексация) или неучтённые премии, средний можно поправить. В форме расчёта суммы по месяцам редактируются, есть флажок для ручной корректировки.

Но правьте осознанно: ручная правка среднего заработка — источник расхождений в отчётности. Меняйте только когда точно знаете, что и почему исправляете.

Проводки: как в бухгалтерии 1С 8.3 отразить отпуск

При проведении документа «Отпуск» формируются проводки по начислению, НДФЛ и взносам. Счёт затрат зависит от способа отражения зарплаты сотрудника (26 у АУП, 20 у производства, 44 в торговле).

Проверить проводки можно прямо из документа кнопкой Дт/Кт. Если суммы взносов кажутся странными — загляните в тарифы страховых взносов организации (льготный МСП, пониженные ставки и т.д.).

Учёт затрат на отпускные

Отпускные — это расходы на оплату труда. В бухучёте они падают на те же затратные счета, что и зарплата сотрудника. В налоговом учёте (для налога на прибыль / УСН «доходы минус расходы») отпускные и взносы с них уменьшают базу в общем порядке.

Выплата отпускных и уплата НДФЛ в бюджет

Отпускные редко платят вместе с зарплатой — по закону их нужно выдать за 3 дня до отпуска. Поэтому чаще делают отдельную ведомость.

Шаг 1. Ведомость на выплату. Зарплата и кадры → Ведомости в банк (или Ведомости на выплату через кассу) → Создать. В поле Выплачивать выберите «Отпуск» и укажите нужный документ. Программа подтянет сумму к выплате (за вычетом НДФЛ).

Шаг 2. Списание/выдача. На основании ведомости создайте Списание с расчётного счёта (для карты) или Выдачу наличных (для кассы). Появится проводка Дт 70 Кт 51 (50).

Шаг 3. Формирование уведомления и платёжного поручения по НДФЛ. НДФЛ с отпускных попадает в уведомление об исчисленных суммах и уплачивается через ЕНС. Срок зависит от даты выплаты:

Шаг 4. Уплата налога. Сформируйте Платёжное поручение на ЕНП и затем Списание с расчётного счёта с видом операции «Уплата налога». Проводка — Дт 68.90 (ЕНС) Кт 51, при зачёте — Дт 68.01 Кт 68.90.

💡 В свежих релизах 1С уведомление по НДФЛ формируется через Задачи организации — программа сама подскажет срок и сумму. Удобно не пропустить дедлайн.

Отражение отпуска в отчётности 6-НДФЛ

Отпускные — доход с кодом 2012. Дата фактического получения дохода и дата удержания НДФЛ — это день выплаты (не последний день месяца, как у зарплаты по коду 2000).

Как проверить:

• 📄 Отчёты → 1С-Отчётность → 6-НДФЛ. Заполните автоматически и сверьте раздел 1 (сроки перечисления) и раздел 2 (суммы дохода и налога).
• 🔍 Отпуск за июль, выплаченный 18 июля, попадёт в отчёт за 9 месяцев — по сроку уплаты (28 июля).
• 🧾 Для детальной сверки используйте отчёт Анализ НДФЛ по месяцам и регистр Учёт доходов для НДФЛ.

Если суммы в 6-НДФЛ не сходятся — почти всегда причина в дате выплаты в документе «Отпуск» или в ведомости.

Особенности начисления в разных ситуациях

Отпуск отпуску рознь. Несколько сценариев, где логика в 1С отличается:

• 🏖 Переходящий отпуск (например, с 28 июля по 10 августа). Документ один, но начисление и расходы 1С сама делит между месяцами / признаёт в момент начисления — смотрите учётную политику.
• 💼 Отпуск за свой счёт (без сохранения зарплаты). Оформляется документом «Отпуск» с соответствующим видом — начислений нет, только кадровое событие и отметка в табеле.
• 🎓 Учебный отпуск. Отдельный вид отпуска, оплачивается по среднему, код дохода тот же 2012.
• 🤱 Отпуск по уходу / по беременности. Это уже пособия, оформляются отдельными документами, а не «Отпуском».
• ➕ Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения (часть свыше 28 дней) — отдельное начисление.

Отпуск с последующим увольнением в 1С

Если сотрудник берёт отпуск, а потом увольняется, порядок такой:

1. Оформляете документ «Отпуск» на период отпуска.
2. Затем «Увольнение» с датой последнего дня отпуска.
3. Компенсация за неиспользованные дни здесь не начисляется — все дни «отгуляны».

А вот когда сотрудник увольняется без отпуска, положена компенсация за неиспользованный отпуск. Прикинуть её сумму заранее можно калькулятором:

Типичные ошибки при оформлении отпуска

Собрал то, на чём чаще всего спотыкаются в «Бухгалтерии»:

Отчёты для проверки отпуска

После проведения имеет смысл свериться, чтобы не ловить сюрпризы в отчётности:

• 📊 Расчётный листок сотрудника — видно начисление, НДФЛ, к выплате.
• 📋 Свод начислений и удержаний — общая картина по месяцу.
• 🧮 Анализ НДФЛ — сходятся ли исчисленный, удержанный и перечисленный налог.
• 💳 ОСВ по счёту 70 — не «завис» ли долг перед сотрудником.

Частые вопросы