Прогул сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия: как поставить и не переплатить

Прогул в 1С 8.3 Бухгалтерия ставят не отдельным документом, а через уменьшение отработанного времени: день без уважительной причины не оплачивается, поэтому его исключают из расчёта. Чтобы оформить и поставить прогул корректно, нужны три вещи — правильный код в табеле, кадровые документы на руках и аккуратный пересчёт оклада в «Начислении зарплаты».

БП 3.0 ведёт зарплату в упрощённом виде: отдельной кнопки «Прогул», как в ЗУП, здесь нет. Разберём, что заполнить в программе и какие бумаги оформить, чтобы удержание за прогул не развалилось при проверке трудовой инспекции.

⚠️ Прогул — это отсутствие на работе без уважительной причины более 4 часов подряд или в течение всей смены (ст. 81 ТК РФ). Пока причина не выяснена, это ещё не прогул, а неявка.

Что считается прогулом и когда его можно ставить

Не любое отсутствие — прогул. Разница в том, известна причина или нет.

• 🟡 Неявка (код НН, 30) — сотрудник не пришёл, причина неизвестна. Ставят в первый день.
• 🔴 Прогул (код ПР, 24) — доказано, что причина неуважительная. Меняют код после разбирательства.
• 🟢 Уважительная причина — больничный, вызов в суд, авария. Прогулом не является, оформляется отдельно.

Нельзя ставить код «ПР» задним числом, не собрав документы. Сначала — акт и объяснительная, только потом прогул.

Какие документы нужны до внесения в 1С

Программа считает деньги, а обосновывают удержание кадровые документы. Без них удержание оспорят.

💡 На объяснение закон даёт работнику 2 рабочих дня (ст. 193 ТК РФ). Не дождались — составляете акт об отказе и продолжаете. Поторопитесь с приказом раньше срока — взыскание признают незаконным.

Настройка расчёта зарплаты в 1С 8.3 Бухгалтерия

Чтобы вести дни и часы, а не только сумму оклада, проверьте настройки.

1. Откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты.
2. Раскройте раздел Порядок учёта зарплаты.
3. Убедитесь, что установлен способ начисления по окладу с учётом отработанных дней.
4. При необходимости включите Ведётся учёт больничных, отпусков и исполнительных документов — так проще делить месяц на явки и неявки.

Если зарплату ведёте в связке с 1С:ЗУП, прогул регистрируйте в ЗУП документом Прогул, неявка, а в Бухгалтерию он приедет синхронизацией. В самой БП описанный ниже способ — для тех, кто считает оклад прямо здесь.

Как поставить прогул в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошагово

В БП 3.0 прогул отражается уменьшением нормы отработанных дней в документе начисления. Логика простая: 21 рабочий день в месяце, 1 прогул → оплачиваем 20.

💡 За прогул не удерживают из уже начисленного — за прогульный день просто не начисляют оплату. Слово «удержание» здесь бытовое, а не бухгалтерская операция по счёту 70.

Пример с числами: как считается оклад за месяц с прогулом

Пусть оклад — 63 000 ₽, в месяце 21 рабочий день, сотрудник прогулял 1 день.

При двух днях прогула ставите 19 отработанных дней → начислено 57 000 ₽. Всё, что нужно — верно указать число дней; деление на норму программа сделает сама.

Табель учёта рабочего времени: какой код ставить

Табель (форма Т-13) — основание для расчёта. Коды берут из Постановления Госкомстата №1.

Сначала в табеле стоит НН. После сбора документов исправляете на ПР. Если работник принёс больничный за этот день — меняете на Б, и никакого прогула.

Частые ошибки и как их избежать

Ошибки тут стоят дорого: суд восстанавливает работника и взыскивает зарплату за вынужденный прогул.

• ❌ Поставили прогул сразу, без объяснительной. Нарушен порядок ст. 193 ТК РФ. Сначала — 2 рабочих дня на объяснение.
• ❌ Не оформили акт в день отсутствия. Через неделю доказать факт сложно. Акт — в тот же день, при свидетелях.
• ❌ Уменьшили сумму оклада вручную, а не число дней. Тогда НДФЛ и взносы посчитаются неверно. Правьте именно дни.
• ❌ Забыли поправить табель. Расчёт и табель разошлись — вопрос на проверке гарантирован.
• ❌ Оформили прогулом опоздание на 2 часа. Прогул — это больше 4 часов подряд. Иначе — замечание или выговор.

⚠️ Двойное наказание за один проступок запрещено. Объявили выговор — уволить за тот же день уже нельзя.

Если не помогло: типичные затыки в программе

• Начисление зарплаты не подтягивает дни. Не включён учёт отработанного времени в настройках зарплаты — вернитесь к разделу «Настройка расчёта зарплаты».
• Сумма не пересчитывается при смене числа дней. Проверьте, что вид начисления — «По окладу (по дням)», а не фиксированная сумма.
• Прогул в прошлом закрытом месяце. Создавайте документ-исправление или сторно, не редактируйте проведённое начисление задним числом.
• Считаете в ЗУП, а сумма не совпадает в БП. Дождитесь синхронизации и не правьте начисление в БП руками — перезатрёте обмен.

Частые вопросы