Освобождение ставки в штатном расписании 1С:ЗУП на период больничного

Чтобы освободить ставку в 1С 8.3 на время больничного, увеличьте количество ставок в позиции штатного расписания на период отсутствия сотрудника — документом «Изменение штатного расписания» — и примите замену по срочному договору. Когда работник выйдет с больничного, лишнюю ставку убираете.

Проблема в том, что для программы ставка отсутствующего сотрудника остаётся занятой. Пока человек на больничном, он числится в штатной расстановке, и при приёме нового работника на ту же позицию 1С:ЗУП выдаёт предупреждение о превышении штатного расписания. Ниже — три рабочих способа обойти это без нарушений.

Почему ставка «занята», пока сотрудник на больничном

Больничный лист не расторгает трудовой договор. Сотрудник остаётся в штате, за ним сохраняется рабочее место, а его ставка в позиции штатного расписания — занятой.

В 1С:ЗУП это отражается в отчёте Штатная расстановка: у позиции стоит 1 ставка по плану и 1 занята по факту. Свободных ставок — ноль.

Поэтому «освободить ставку» на практике означает одно из двух:

• 📌 временно добавить в позицию ещё одну ставку под замену;
• 📌 разрешить приём сверх штатного расписания.

Оба варианта легальны. Выбор зависит от того, ведёте ли вы историю штатного расписания и насколько строго контролируете штатку.

Какой способ выбрать

Способ 1. Увеличить количество ставок в позиции

Самый аккуратный вариант, если у вас включено «Ведётся история изменений штатного расписания» (Настройка → Кадровый учёт → Настройка штатного расписания).

Способ 2. Приём сверх штатного расписания

Если возиться с историей штатки не хочется, можно разрешить превышение точечно.

1. Откройте Настройка → Кадровый учёт → Настройка штатного расписания.
2. Снимите флажок «Проверять соответствие штатному расписанию» (в кадровых документах) — либо оставьте контроль, но проведите приём, проигнорировав предупреждение.
3. Оформите Приём на работу на нужную позицию.

При таком приёме 1С:ЗУП покажет сообщение о превышении, но проведёт документ. Формально по факту на позиции будет 2 человека при 1 ставке.

Сравнение способов

Приём замены по срочному договору

Замену на время больничного оформляют срочным трудовым договором. Основание — ст. 59 ТК РФ: договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы.

В документе Приём на работу заполните:

• 🔹 Вид занятости — основное место или совместительство;
• 🔹 Дата приёма — день выхода замены;
• 🔹 Срок трудового договора — «на период отсутствия основного работника» (без конкретной даты окончания);
• 🔹 Позиция штатного расписания — та, где вы освободили ставку.

Дату увольнения замены заранее не ставят: она наступит в день выхода основного сотрудника. Это удобно — не нужно продлевать договор, если больничный затянется.

Штатная расстановка: как проверить, что ставка свободна

Перед приёмом замены сверьтесь с отчётом. Он покажет, сработало ли освобождение ставки.

• Кадры → Отчёты по кадрам → Штатная расстановка — видно план и факт по каждой позиции.
• Кадры → Отчёты по кадрам → Соблюдение штатного расписания — подсветит позиции с превышением.

Если после Способа 1 в позиции показывает 2 ставки по плану и 1 занята — всё верно, одна ставка свободна под замену.

Типичные ошибки

• ❌ Приняли замену, не тронув штатку — документ проводится с превышением, а отчёты по численности показывают перебор. Сначала освобождайте ставку, потом принимайте.
• ❌ Уволили основного сотрудника, чтобы «освободить место» — грубое нарушение: за работником на больничном сохраняется рабочее место, увольнять его нельзя (кроме ликвидации организации).
• ❌ Поставили дату изменения ШР задним числом — искажается штатная численность за прошлые месяцы и данные для статистической отчётности.
• ❌ Забыли убрать лишнюю ставку после выхода сотрудника — в позиции навсегда остаётся «мёртвая» ставка, и штатное расписание перестаёт отражать реальность.

Когда основной сотрудник вернётся

После выхода с больничного:

1. Оформите увольнение замены (день окончания срочного договора — день выхода основного работника).
2. Верните прежнее количество ставок: новым документом «Изменение штатного расписания» уменьшите ставки в позиции обратно с 2 до 1.
3. Проверьте по Штатной расстановке, что позиция снова закрыта одним человеком.

Так штатное расписание остаётся в актуальном состоянии, а история изменений — чистой.

Частые вопросы