Освобождение ставки в штатном расписании ЗУП на время отсутствия сотрудника

Освободить ставку на время больничного в 1С 8.3 можно двумя путями: добавить в штатное расписание временную позицию под замещающего или оформить его по срочному договору на время отсутствия основного работника. Саму занятую единицу освобождать не нужно — сотрудник на больничном её сохраняет.

Сложность одна: программа не даёт принять второго человека на ту же ставку, если включён контроль занятости штатных единиц. Ниже — как обойти это правильно, без «отвязки» настроек и без задвоения оклада в отчётах.

Почему ставка «занята», когда сотрудник на больничном

Сотрудник на больничном, в декрете или отпуске по уходу за ребёнком продолжает числиться на своей должности. Трудовой договор действует, за ним сохраняется рабочее место (ТК РФ, ст. 256).

В 1С:ЗУП 3.1 это отражается так: штатная единица помечена как занятая, и при приёме второго работника на неё программа выдаёт предупреждение о превышении.

💡 Проверить, включён ли контроль, можно в разделе Настройка → Кадровый учёт → Настройка штатного расписания. Флажок «Ведётся штатное расписание» и опция автопроверки кадровых документов определяют строгость.

Значит, задача не «убрать» человека с больничного, а дать замещающему собственную единицу — временную.

Какой способ выбрать

Выбор зависит от того, ведёте ли вы штатное расписание с историей и насколько долгим будет отсутствие.

Способ 1. Добавить временную позицию в штатное расписание

Подходит, когда штатное расписание ведётся и отсутствие затяжное — декрет или длинный больничный.

1. Откройте Кадры → Штатное расписание → Изменение штатного расписания.
2. Создайте новый документ, датой — началом замещения.
3. Нажмите Добавить позицию и выберите ту же должность и подразделение, что у отсутствующего.
4. Укажите количество ставок — например, 1, оклад и график.
5. В описании позиции пометьте её как временную (в комментарии — «на время отсутствия Ф. И. О.»).
6. Проведите документ.

Теперь в подразделении две единицы по должности: основная (занята больничным) и временная (свободна). Замещающего принимаете на вторую.

⚠️ Не меняйте количество ставок на самой позиции отсутствующего — иначе исказите плановый ФОТ и аналитику по подразделению.

Когда основной работник вернётся, закройте временную позицию таким же документом «Изменение штатного расписания» с датой увольнения замещающего.

Способ 2. Срочный трудовой договор на время отсутствия

Классика для замещения: договор заключается до выхода основного работника, без точной даты окончания (ТК РФ, ст. 59).

В приёме на работу (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу):

1. Заведите нового сотрудника и физлицо.
2. На вкладке Главное выберите должность и подразделение отсутствующего.
3. Вид занятости — Основное место или совместительство, по факту.
4. Разверните Трудовой договор → вид договора срочный.
5. В основании укажите «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника».

Если контроль занятости включён и свободной единицы нет, ЗУП предупредит о превышении. Подтвердите проведение — для срочного замещения это допустимо.

💡 В условиях договора не ставьте конкретную дату увольнения. Основание прекращения — выход основного сотрудника; иначе при затянувшемся больничном придётся переоформлять.

Способ 3. Настройка контроля занятости единиц

Если приём упирается в жёсткую проверку, а плодить позиции не хотите, можно ослабить контроль — но точечно.

Настройка → Кадровый учёт → Настройка штатного расписания:

• Автоматическая проверка кадровых документов — при снятии флажка программа перестанет блокировать превышение по всем документам.
• Оставляйте её включённой, если штатное расписание — рабочий инструмент бюджетирования.

Отключение проверки — крайняя мера. Сначала попробуйте временную позицию: она сохраняет корректный учёт единиц.

Сравнение способов

Оформление замещающего: пошагово

Что проверить перед проведением

Типичные ошибки

• 🚫 Уволили или перевели отсутствующего, чтобы «освободить» ставку. Так нельзя: за ним сохраняется место. Замещающему нужна отдельная единица.
• 🚫 Поставили дату окончания договора вместо события «выход основного». При затянувшемся больничном придётся переоформлять.
• 🚫 Отключили автопроверку ради одного приёма — и забыли включить обратно. Дальше штатное расписание перестаёт ловить реальные превышения.
• 🚫 Приняли замещающего задним числом раньше начала отсутствия основного — программа справедливо ругается на две занятые единицы в один период.

Как проверить, что всё корректно

После проведения откройте Кадры → Кадровые отчёты → Штатное расписание на дату замещения.

Должны увидеть: основную единицу (сотрудник на больничном) и временную (замещающий). Плановый ФОТ подразделения вырастет на оклад замещающего — это нормально, ведь фактически работают оба оформления, а больничный оплачивает СФР.

💡 Отчёт «Штатная расстановка» покажет обе фамилии на одной должности — удобная проверка перед сдачей кадровой отчётности.

Частые вопросы