Как отразить командировочные расходы в 1С 8.3 ЗУП для РСВ

Командировочные расходы попадают в РСВ не полностью: проезд и проживание по документам взносами не облагаются, а вот суточные делятся на необлагаемую часть и сумму сверх нормы. Чтобы всё это корректно легло в расчёт по страховым взносам, в 1С 8.3 ЗУП нужно правильно настроить вид начисления и его обложение.

Разберём, как отразить командировочные расходы в 1С ЗУП 3.1 так, чтобы суточные в пределах норм показались в РСВ как необлагаемая выплата, а превышение — попало в базу для взносов и НДФЛ.

Почему командировочные вообще попадают в РСВ

Ключевое правило: в РСВ отражаются все выплаты в пользу физлиц в рамках трудовых отношений, а уже потом из них вычитаются необлагаемые суммы.

Поэтому суточные — даже в пределах норм — нужно показать дважды:

• 📥 сначала в общей сумме выплат (строка 030 подраздела 1.1);
• 📤 потом отдельно как необлагаемую сумму (строка 040 того же подраздела).

💡 Проезд и проживание, которые возмещаются по подтверждающим документам, взносами не облагаются целиком. В ЗУП их обычно не начисляют — это авансовый отчёт в бухгалтерской базе. В РСВ по ним показывать нечего.

А вот суточные — это выплата, которую многие проводят именно через ЗУП, и именно с ними чаще всего возникает путаница по РСВ.

Нормы суточных: что облагается, а что нет

От нормы зависит, какая часть суточных уйдёт в строку 040 как необлагаемая, а какая — в базу для взносов и НДФЛ.

Нормы 700 и 2 500 ₽ — это лимит для НДФЛ и взносов, а не «сколько платить». Размер суточных компания устанавливает сама в положении о командировках; он может быть и 1 000, и 3 000 ₽. Просто всё, что выше нормы, попадает под налогообложение.

Настройка начисления суточных в 1С 8.3 ЗУП: пошагово

По умолчанию отдельного начисления для суточных в ЗУП нет — его создают вручную. Сделать это нужно один раз, дальше начисление просто выбирается в документе.

1. Откройте Настройка → Начисления → кнопка Создать.
2. Задайте наименование, например «Суточные (в пределах нормы)».
3. На вкладке Основное в поле Назначение начисления выберите «Прочие начисления и выплаты».
4. Способ выполнения — «По отдельному документу», вид документа — «Разовое начисление».

Настройка НДФЛ

На вкладке Налоги, взносы, бухучёт:

• переключатель НДФЛ — «Облагается» не ставим для части в пределах нормы;
• для необлагаемой суточной части оставьте «не облагается»;
• код дохода для сверхнормативной части — 2015 (суточные сверх лимита).

Настройка страховых взносов

Здесь самый важный пункт для РСВ. В поле Вид дохода (страховые взносы) выберите:

• для суточных в пределах нормы — «Доходы, полностью не облагаемые страховыми взносами»;
• для суточных сверх нормы — «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами».

⚠️ Если для суточных в пределах нормы поставить «Не является объектом обложения», в РСВ они вообще не попадут — ни в строку 030, ни в 040. Это ошибка: контролёры ждут их в необлагаемых суммах. Правильный выбор — именно «полностью не облагаемые».

Как отразить суточные сверх нормы

Удобнее завести два начисления — «Суточные в пределах нормы» и «Суточные сверх нормы» — с разными настройками обложения. Тогда программа не запутается в лимитах.

Пример. Сотрудник ездил в командировку по РФ на 5 дней, суточные в компании — 1 200 ₽/день. Итого 6 000 ₽.

• В пределах нормы: 700 × 5 = 3 500 ₽ → начисление «в пределах нормы», взносами и НДФЛ не облагается.
• Сверх нормы: 500 × 5 = 2 500 ₽ → начисление «сверх нормы», облагается взносами и НДФЛ.

Оба документа проводятся Разовым начислением на сотрудника. В РСВ первая сумма уйдёт в строки 030 и 040, вторая — только в 030 и в облагаемую базу (строка 050).

Как суточные попадают в РСВ

После проведения начислений суммы автоматически собираются в РСВ. Проверить, что всё встало верно, проще всего по подразделу 1.1 приложения 1.

То есть суточные в пределах нормы «проходят насквозь»: попали в 030, тут же вычлись в 040, базу не увеличили. А превышение осело в базе и обложилось.

Проверка: какими отчётами свериться

Прежде чем сдавать РСВ, сверьте суммы внутри ЗУП:

• 📊 Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам → «Проверка расчёта взносов»;
• 📋 универсальный отчёт по регистру «Учёт доходов для исчисления страховых взносов» — видно, с каким видом дохода прошла каждая сумма;
• 🧾 сам РСВ (Отчётность, справки) — раскройте подраздел 1.1 и сверьте строки 030–050.

💡 Если суточные попали не в ту строку — почти всегда дело в поле «Вид дохода» страховых взносов у начисления. Исправьте настройку и перепроведите документ начисления, иначе старые движения останутся.

Типичные ошибки

Частые вопросы