Как перевести сотрудника на электронную трудовую книжку в 1С 8.3

Чтобы перевести сотрудника на электронную трудовую книжку в 1С, нужно зарегистрировать его заявление о выборе электронного способа, отметить это в кадровых данных и отправить событие «ПЕРЕХОД» в составе ЕФС-1 подраздел 1.1. Сам переход инициирует работник — программа лишь фиксирует его выбор и формирует отчётность.

Оформить переход на электронную трудовую книжку в 1С можно как в ЗУП 3.1, так и в Бухгалтерии 3.0 — логика одинаковая, отличается только путь в меню. Ниже — кто уже переведён автоматически, как провести заявление, какую отчётность сдать и что делать при ошибках.

Что такое ЭТК и кого переводить не нужно

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это сведения о трудовой деятельности, которые ведёт СФР в электронном виде на основании отчётов работодателя. Бумажная книжка при этом либо остаётся, либо закрывается — в зависимости от выбора сотрудника.

Разберитесь, к какой группе относится ваш работник — от этого зависит, нужно ли вообще что-то оформлять:

• 🟢 Принят впервые после 31.12.2020 — уже только на ЭТК. Бумажная книжка не заводится, заявление не требуется.
• 🟡 Работал до 2021 и выбрал электронный способ — бумажную закрыли и выдали на руки, ведётся только ЭТК.
• 🔵 Работал до 2021 и сохранил бумажную — ведутся обе: и бумажная, и электронные сведения. Может передумать в любой момент.

Перевести на ЭТК можно только сотрудника из «синей» группы — того, кто ранее сохранил бумажную книжку. Остальные либо уже на ЭТК, либо перевод для них не предусмотрен.

Что нужно от сотрудника: заявление о переходе

Основание для перевода — письменное заявление работника о выборе электронного способа ведения сведений о трудовой деятельности (по ст. 66.1 ТК РФ). Устная просьба или служебка не подойдут.

Что должно быть в заявлении:

• 📄 ФИО и должность сотрудника;
• 📄 явно выраженный выбор — «предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде»;
• 📄 дата и подпись.

После приёма заявления работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку на руки под роспись и внести в неё запись о поданном заявлении. С момента выдачи книжки ответственность за её хранение переходит к работнику — сделайте отметку в книге учёта движения трудовых книжек.

Как оформить переход на электронную трудовую книжку в 1С 8.3

Порядок действий в программе — от приёма заявления до отчёта. Отметьте выполненные шаги:

В 1С:ЗУП 3.1

1. Откройте карточку сотрудника: Кадры → Сотрудники → нужный работник.
2. Перейдите по ссылке Трудовая деятельность (или Оформление трудовой книжки).
3. Укажите способ ведения — Электронный и дату подачи заявления.
4. Проведите документ. Событие «ПЕРЕХОД» автоматически попадёт в ЕФС-1.

В свежих релизах ЗУП 3.1 выбор способа хранится в отдельном регистре и подтягивается в отчётность без ручного ввода. Если поля «Трудовая деятельность» в карточке нет — обновите конфигурацию до актуального релиза.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Меню Зарплата и кадры → Кадровые документы (или Сотрудники).
2. Откройте карточку сотрудника, найдите блок сведений о трудовой книжке.
3. Отметьте выбор электронного способа и дату заявления.
4. На основании этого сформируется строка в ЕФС-1 подраздел 1.1.

Как сформировать ЕФС-1 подраздел 1.1 (бывший СЗВ-ТД)

Событие о переходе на ЭТК подаётся в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 — это преемник отдельного отчёта СЗВ-ТД. Механика та же, изменилось только название формы.

Где собрать отчёт:

• ЗУП 3.1: Отчётность, справки → 1С-Отчётность → ЕФС-1.
• Бухгалтерия 3.0: Отчёты → 1С-Отчётность → ЕФС-1.

Проверьте перед отправкой:

Как формировать и выдавать СТД-Р

СТД-Р — это форма сведений о трудовой деятельности, которую работодатель выдаёт сотруднику (аналог выписки из трудовой книжки для «электронщиков»). Форма утверждена приказом Минтруда № 23н.

Когда выдаётся СТД-Р:

• 🔹 по письменному заявлению работника — в течение 3 рабочих дней;
• 🔹 при увольнении — в день прекращения трудового договора.

В 1С: Кадры → Отчёты по кадрам → Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р). Выберите сотрудника и период, программа заполнит форму по данным кадрового учёта. Можно выдать на бумаге с подписью либо в электронном виде, заверив электронной подписью.

Как отозвать заявление, если передумали

Пока отчёт ЕФС-1 с событием ПЕРЕХОД ещё не отправлен, а книжка не выдана на руки, заявление можно отозвать. Для этого сотрудник пишет отзыв, а в 1С удаляется (помечается на удаление) документ о выборе способа.

Что делать, если событие уже улетело ошибочно (например, кадровик провёл не того сотрудника):

• сформируйте корректирующую ЕФС-1 подраздел 1.1;
• в строке события укажите признак отмены/корректировки;
• проведите и отправьте — исходное событие аннулируется.

Типичные ошибки при переходе на ЭТК

• ❌ Перевели «автоматом» всех сотрудников. Массово менять способ ведения нельзя — только по личным заявлениям. Событие ПЕРЕХОД без заявления — нарушение.
• ❌ Забыли выдать бумажную книжку. После выбора ЭТК работодатель обязан отдать книжку на руки. Хранить её у себя больше нельзя.
• ❌ Пропустили срок ЕФС-1. Событие ПЕРЕХОД подаётся не позднее 25-го числа следующего месяца. За просрочку — ответственность за непредставление сведений.
• ❌ Указали дату мероприятия «сегодня» вместо даты заявления. В подразделе 1.1 дата события — это дата, когда сотрудник подал заявление.
• ❌ Не обновили конфигурацию. В старых релизах нет поля выбора способа или отчёт формируется по устаревшей форме. Проверьте, что стоит актуальный релиз ЗУП/Бухгалтерии.

Ответственность за непредставление сведений

Сведения о трудовой деятельности — обязательная отчётность. Если работодатель не подал ЕФС-1 подраздел 1.1 в срок или подал с ошибками, возможен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства). Поэтому событие ПЕРЕХОД лучше не откладывать и отправлять в том же отчётном периоде.

Частые вопросы