Как перевести сотрудника на электронную трудовую книжку в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Сотрудник принёс заявление о переходе на электронную трудовую книжку, а вы не знаете, куда его завести в программе и какую отчётность после этого сдавать. Разберём, как перевести сотрудника на электронную трудовую книжку в 1С 8.3 — от заявления до формы ЕФС-1, — и где вообще искать эти документы в базе.

Сразу к делу: сам «перевод» — это не одна кнопка. Это связка из трёх действий: принять заявление о выборе способа ведения, зарегистрировать его документом в 1С и отправить сведения в СФР. Ниже — каждый шаг с точными названиями документов для ЗУП и Бухгалтерии.

Что такое ЭТК и кого можно перевести

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в Социальный фонд России (СФР). Бумажную книжку они не отменяют автоматически — работник сам выбирает способ.

Правовая основа:

• 📘 ст. 66.1 ТК РФ — вводит понятие сведений о трудовой деятельности;
• 📗 ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ — установил порядок перехода;
• 📙 ФЗ от 14.07.2022 № 237-ФЗ — с 2023 года сведения сдаются в составе единой формы ЕФС-1.

Кто на каком «способе»:

• Те, кто до конца 2020 года подал заявление о сохранении бумажной книжки, — ведут обе (бумажную и электронную), пока не передумают в пользу электронной.
• Те, кто выбрал электронную, — бумажную получают на руки, дальше только ЭТК.
• Все, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, — только ЭТК. Заявление им подавать не нужно, бумажная книжка не заводится.

💡 «Перевести» с бумажной на электронную можно в любой момент — работник вправе передумать. Обратно (с электронной на бумажную) — нельзя, выбор в пользу ЭТК окончательный.

Где найти электронные трудовые книжки в 1С 8.3

Это первый вопрос, на котором все спотыкаются: где именно в 1С 8.3 найти нужные документы. Всё зависит от конфигурации.

В 1С:ЗУП 3 (Зарплата и управление персоналом):

• Раздел Кадры → Электронные трудовые книжки — сюда попадают заявления и мероприятия для отчёта.
• Раздел Отчётность, справки → ПФР, ЕФС-1 — отсюда формируется и отправляется форма.

В 1С:Бухгалтерия 8.3 (в редакции с кадровым блоком):

• Раздел Зарплата и кадры → Электронные трудовые книжки.
• Там же группируются заявления о способе ведения и сведения для СФР.

⚠️ Если пункта «Электронные трудовые книжки» не видно — проверьте настройку Настройка → Кадровый учёт (в Бухгалтерии) либо права доступа. В базовых версиях Бухгалтерии кадровый функционал урезан — сложные случаи ведут в ЗУП.

Как перевести сотрудника: пошагово

Как оформить и распечатать заявление

В карточке документа «Заявление о выборе формы трудовой книжки» есть кнопка Печать. Распечатайте два варианта заявлений (о ведении в электронном виде и о сохранении бумажной) и дайте сотруднику подписать нужный. Подписанный оригинал храните в личном деле.

Форма ЕФС-1: что сдавать вместо СЗВ-ТД

Раньше о кадровых мероприятиях отчитывались формой СЗВ-ТД. С 1 января 2023 года СЗВ-ТД отменена — сведения сдаются в подразделе 1.1 формы ЕФС-1. Если в старых статьях видите «СЗВ-ТД» — это то же самое мероприятие, только форма сменилась.

Когда сдавать подраздел 1.1 ЕФС-1:

💡 При переводе на ЭТК срабатывает вторая строка таблицы — «на следующий день» бежать не нужно, у вас есть время до 25-го числа.

СТД-Р: справка сотруднику

СТД-Р — это выписка (справка) о трудовой деятельности, которую работодатель выдаёт из своей базы по конкретному работнику. Не путайте с СТД-СФР — ту фонд выдаёт сам.

Где сформировать в 1С:

• ЗУП: Кадры → Электронные трудовые книжки → Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р).
• Выдаётся при увольнении, а также по письменному запросу сотрудника — в течение 3 рабочих дней.

СТД-Р заменяет запись в бумажной книжке для тех, кто перешёл на ЭТК: это документ, который сотрудник покажет новому работодателю.

Как отозвать заявление

Ошиблись сотрудником или он передумал до отправки в СФР? Пока сведения не приняты фондом, документ «Заявление о выборе формы трудовой книжки» можно пометить на удаление или снять проведение.

Если ЕФС-1 уже ушла и принята — исправляют корректирующим мероприятием: создаётся отменяющая запись в подразделе 1.1, затем при необходимости правильная. Задним числом «стереть» отправленное мероприятие нельзя — только отменить корректировкой.

Типичные ошибки при переводе

• 🔴 Завели переход без заявления сотрудника. Работодатель не вправе перевести на ЭТК по своей инициативе — только по заявлению работника.
• 🔴 Перепутали срок сдачи ЕФС-1. По заявлению — до 25-го числа, а не «на следующий день». Путаница со сроком приёма/увольнения приводит к лишней спешке или, наоборот, к просрочке.
• 🔴 Не выдали бумажную книжку на руки. После перехода бумажная книжка отдаётся работнику; хранить её у себя — нарушение.
• 🔴 Ищут «СЗВ-ТД» в свежем релизе. Формы уже нет, нужен подраздел 1.1 ЕФС-1.
• 🔴 Не обновили конфигурацию. Формы отчётности меняются часто — работайте на актуальном релизе, иначе ЕФС-1 заполнится по устаревшим правилам.

⚠️ За несдачу или просрочку сведений о трудовой деятельности предусмотрена административная ответственность по ст. 15.33.2 КоАП РФ (предупреждение или штраф на должностное лицо). Не откладывайте отправку до последнего дня.

Частые вопросы