Как перевести внешнего совместителя на основное место работы в 1С ЗУП

Перевести сотрудника с внешнего совместительства на основное место работы можно двумя способами: уволить с совместительства и принять заново либо оформить допсоглашение без расторжения трудового договора. В 1С ЗУП первый вариант — это документы «Увольнение» и «Приём», второй — «Кадровый перевод» со сменой вида занятости.

Частое заблуждение: «раз человек уже работает, достаточно поменять галочку в карточке сотрудника». Нет. Совместительство и основное место — разные условия трудового договора. Их меняют кадровым документом, иначе рассыплются стаж, лимит отпуска и расчёт среднего заработка.

Два способа перевода: чем они отличаются

Оба варианта законны. Выбор зависит от того, уволился ли человек с прежнего основного места и как вы договорились оформлять документы.

Что проверить перед переводом

Ошибка на входе стоит потом пересдачи отчётности. Пробегитесь по списку до того, как заводить документ в программе.

Способ 1. Через увольнение и приём в 1С ЗУП

Классический вариант, если хотите новый договор и полный пересчёт. Порядок в программе.

Минус способа: разрывается непрерывность. Появляется компенсация за отпуск при увольнении, а отпускной стаж на новом приёме считается заново.

Способ 2. Перевод без расторжения трудового договора

Здесь договор не прекращается — меняется только вид занятости. В 1С ЗУП это документ «Кадровый перевод».

1. Возьмите с сотрудника заявление и подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору.
2. Раздел Кадры → Кадровые переводы (или Все кадровые документы). Создайте «Кадровый перевод».
3. В документе укажите дату перевода и смените поле «Вид занятости» с «Внешний совместитель» на «Основное место работы».
4. При необходимости поменяйте оклад, график, подразделение — всё в том же документе.
5. Проведите документ. По ЭТК сформируйте мероприятие «ПЕРЕВОД» для ЕФС-1 (подраздел 1.1).

Плюс способа: стаж и отпускной задел не рвутся, окончательный расчёт с компенсацией не нужен.

Что происходит со стажем, отпуском и НДФЛ

Смена вида занятости — не косметика. Она задевает три вещи.

• 📅 Отпуск. У совместителя и у основного работника лимит одинаковый — 28 календарных дней. Но при способе через увольнение стаж для отпуска обнуляется, при переводе допсоглашением — продолжается.
• 🧾 НДФЛ и вычеты. У основного работника можно применять стандартные вычеты на детей. У совместителя — только если он не заявил их по другому месту. После перевода проверьте заявление на вычеты и не задвойте их.
• ⏱ Средний заработок. При переводе без увольнения расчётный период для отпускных и больничных сохраняется — программа возьмёт прежние начисления.

Типичные ошибки

• ❌ Поменяли вид занятости прямо в карточке сотрудника, минуя кадровый документ. Итог: нет основания в учёте, «слетает» отчёт ЕФС-1.
• ❌ Перевели, пока работник ещё числится на основном месте у другого работодателя. По ТК это недопустимо.
• ❌ Забыли сформировать мероприятие для ЕФС-1 (подраздел 1.1). Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа о переводе или приёме.
• ❌ При увольнении-приёме не проверили компенсацию за отпуск и выплатили её задвоенно.
• ❌ Оставили старые стандартные вычеты, которые сотрудник уже получал на прежнем основном месте.

Отчётность после перевода

Оба способа отражаются в ЕФС-1:

• Через увольнение-приём — два мероприятия: «УВОЛЬНЕНИЕ» и «ПРИЁМ».
• Через перевод — одно мероприятие «ПЕРЕВОД» со сменой вида занятости.

Проверьте, что в разделе Отчётность, справки → 1С-Отчётность сформировался нужный подраздел 1.1 ЕФС-1 с корректной датой.

Частые вопросы