Перевод внешнего совместителя на основное место работы в 1С ЗУП

Частая ошибка: кадровик открывает Кадровый перевод, пытается там переключить вид занятости — и упирается в то, что поле недоступно или программа ругается на пересечение ставок. Отсюда вывод «в 1С так нельзя». На самом деле перевести сотрудника с внешнего совместительства на основное место работы в 1С ЗУП можно, просто под задачу есть два разных сценария, и выбирать надо не в программе, а по кадровым документам.

Разберём оба: когда достаточно допсоглашения, а когда чище оформить увольнение и приём. Заодно покажу, что при этом уходит в ЕФС-1 и трудовую книжку — здесь чаще всего и прячутся ошибки.

Почему нельзя «просто нажать перевод»

Внешнее совместительство и основная работа — это два разных условия трудового договора (ст. 60.1 и глава 44 ТК РФ). У человека, который трудится у вас по совместительству, основное место — у другого работодателя. Пока он оттуда не уволился, стать у вас «основным» он юридически не может.

В 1С ЗУП это отражается на уровне данных так:

• 🧍 Физическое лицо — одна карточка на человека (ФИО, ИНН, СНИЛС).
• 💼 Сотрудник — это отдельная «трудоустроенность». У одного физлица их может быть несколько.

Внешний совместитель — это Сотрудник с видом занятости Внешнее совместительство. Чтобы он стал основным работником, нужен Сотрудник с видом занятости Основное место работы, привязанный к тому же физлицу.

💡 Не заводите нового человека в справочнике Физические лица. Иначе задвоится ИНН/СНИЛС, а стаж и вычеты разъедутся. Новый Сотрудник — да, новое физлицо — нет.

Два законных способа перевода

Роструд признаёт оба варианта оформления (письмо от 22.10.2007 № 4299-6-1). Разница — в кадровых документах и в том, что уйдёт в отчётность.

Юридически надёжнее и прозрачнее для 1С — увольнение с последующим приёмом. Способ через допсоглашение законен, но требует аккуратности с записью в трудовую и ЕФС-1.

Что проверить до старта

До ввода документов в 1С ЗУП соберите основание. Без него любой из способов — риск при проверке ГИТ.

⚠️ Если сотрудник приносит бумажную трудовую книжку — именно с даты перевода вы становитесь ответственным за её ведение. Проверьте, что предыдущий работодатель внёс запись об увольнении.

Способ 1. Перевод через «Кадровый перевод»

Подходит, когда оформляете допсоглашением и существенные условия по сути те же.

1. Раздел Кадры → Кадровый перевод (или Кадровые переводы), кнопка Создать.
2. Выберите Сотрудника-совместителя. Укажите дату — первый день работы уже как основной.
3. Установите флажок изменения занятости и в поле Вид занятости выберите Основное место работы.
4. При необходимости поправьте график, оклад, подразделение.
5. Проведите документ.

Если в вашем релизе ЗУП поле вида занятости в переводе недоступно, значит эта версия рассчитана только на сценарий «увольнение + приём» — переходите к способу 2. Не переключайте вид занятости «руками» в карточке Сотрудника — это ломает историю кадровых событий и расчёт стажа.

Способ 2. Увольнение с совместительства и приём на основное

Универсальный путь, работает в любом релизе ЗУП 3.1.

1. Увольнение. Раздел Кадры → Увольнение. Выберите Сотрудника с видом занятости Внешнее совместительство. Дата увольнения — последний день работы совместителем.
2. Основание в 1С — по соглашению сторон или собственное желание, по фактическому заявлению.
3. Приём. Раздел Кадры → Приёмы на работу → Создать. В поле Физическое лицо выберите того же человека из справочника.
4. Вид занятости — Основное место работы. Дата приёма — обычно следующий рабочий день после увольнения.
5. Заполните оклад, график, подразделение, должность и проведите документ.

💡 Дата приёма может совпадать с датой, следующей за увольнением, без разрыва. Один день «между» увольнением и приёмом не обязателен, если стороны договорились о непрерывности.

Проводки и начисления: что сформируется

Отдельных бухгалтерских проводок сам перевод не создаёт — это кадровое событие. Но на расчёт зарплаты он влияет напрямую:

• 💰 С даты перевода все начисления идут по новому Сотруднику (основное место).
• 📊 Совместитель до даты увольнения рассчитывается отдельно — не забудьте закрыть ему месяц и, при увольнении, компенсацию за неиспользованный отпуск.
• 🧮 Средний заработок для отпускных по основному месту считается с нуля — стаж для отпуска по новому Сотруднику стартует заново (это минус способа 2, который снимает способ 1).

Если хотите заранее прикинуть компенсацию при закрытии совместительства — воспользуйтесь калькулятором.

ЕФС-1 и трудовая книжка

Здесь важна точность, потому что подраздел 1.1 отчёта ЕФС-1 заполняется автоматически из кадровых документов.

• При увольнении и приёме уйдут два мероприятия: УВОЛЬНЕНИЕ и ПРИЕМ.
• При оформлении допсоглашением — мероприятие ПЕРЕВОД, а в графе о работе указывается, что она стала основной.

Запись в трудовую книжку (или в сведения о трудовой деятельности) о том, что работа стала основной, вносится по заявлению работника. При увольнении и приёме — две обычные записи.

⚠️ Сроки ЕФС-1 по кадровым мероприятиям — не позднее рабочего дня, следующего за изданием приказа о приёме или увольнении. По переводу — до 25-го числа следующего месяца. Проверьте дату документа в 1С, чтобы отчёт не ушёл с опозданием.

Типичные ошибки

• 🚫 Меняют вид занятости в карточке Сотрудника напрямую. История событий рушится, расчёт стажа и ЕФС-1 идут неверно.
• 🚫 Заводят второе физлицо. Задвоение ИНН/СНИЛС, вычеты НДФЛ считаются с ошибкой.
• 🚫 Забывают уволить совместителя при способе 2 — в базе висят две активные трудоустроенности, зарплата задваивается.
• 🚫 Оформляют перевод до увольнения с прежней основной работы. Человек формально с двумя основными местами — нарушение.
• 🚫 Не подают ЕФС-1 или подают с опозданием — штраф по каждому застрахованному.

Как проверить результат

После проведения документов сверьтесь по отчётам ЗУП:

• 📄 Кадры → Кадровые отчёты → Личные данные сотрудников — вид занятости должен стать Основное место работы.
• 📄 Расчётный листок за месяц перевода — начисления идут по нужному Сотруднику.
• 📄 Отчётность, справки → ЕФС-1 — проверьте, что подраздел 1.1 заполнился корректным мероприятием.

Частые вопросы