Как перевести сотрудников в ОП в 1С 8.3 ЗУП: пошаговая инструкция

Чтобы перевести сотрудников в обособленное подразделение в 1С 8.3 ЗУП, оформите документ «Кадровый перевод» (или «Кадровый перевод списком» для группы) и в поле подразделения укажите нужное ОП. Само подразделение при этом «перетаскивать» в справочнике не нужно — иначе слетит учёт НДФЛ и взносов по территориям.

Ситуация типичная: открыли новую точку в другом городе, часть коллектива переезжает туда. В головной организации у сотрудников остаётся всё как было, но налоги с их зарплаты теперь должны уходить в другую ИФНС — по ОКТМО обособленного подразделения. Разберём, как провести это в программе без ошибок в отчётности.

Почему нельзя просто «переместить» подразделение

Самая частая ошибка — зайти в справочник Подразделения и поменять у отдела признак «Это обособленное подразделение» или перепривязать его к другому ОП.

Программа изменит данные «задним числом» на всю историю. В результате:

• 🔴 6-НДФЛ и РСВ пересчитаются по новому ОКТМО за уже сданные периоды;
• 🔴 в учёте НДФЛ появятся расхождения между удержанным и перечисленным налогом;
• 🔴 старые расчётные листки поедут по датам.

⚠️ Справочник подразделений хранит только текущее состояние. У него нет «периодов действия». Перемещение сотрудника во времени оформляется кадровым документом, а не правкой справочника.

Правильный путь один: кадровый перевод с конкретной датой. Тогда до даты перевода всё считается по старому подразделению, а после — по новому.

Подготовка: заводим ОП в программе

Прежде чем переводить людей, обособленное подразделение должно существовать в базе как отдельная единица со своими реквизитами.

1. Откройте Настройка → Организации (или Предприятие).
2. Убедитесь, что включена функция учёта по обособленным подразделениям: Настройка → Кадровый учёт → Используется работа с обособленными подразделениями.
3. Создайте ОП: Настройка → Подразделения, установите флажок «Это обособленное подразделение», заполните КПП и ОКТМО подразделения, ИФНС.

Если ОП выделено на отдельный баланс — оно ведёт расчёты и платит взносы само. Если нет — взносы платит головная организация, но НДФЛ всё равно уходит по ОКТМО ОП.

Пошагово: кадровый перевод сотрудников в ОП

Для группы людей удобнее один документ на всех.

После проведения в личной карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники → История кадровых данных) появится новая запись с датой и новым подразделением.

Перевод в середине месяца: как делится зарплата

Отдельная головная боль — когда перевод приходится не на 1-е число.

1С 8.3 ЗУП делит месяц автоматически по дате из документа:

При начислении зарплаты за месяц программа сформирует две строки по сотруднику — по количеству отработанных дней в каждом подразделении. В 6-НДФЛ доход и налог распределятся по двум ОКТМО.

💡 Проверить деление удобно в расчётном листке: там видно, сколько дней и суммы отнесены на каждое подразделение.

Перевод большинства сотрудников сразу

Когда в ОП уезжает почти весь отдел, не нужно оформлять каждого по отдельности.

• ✅ Используйте Кадровый перевод списком — один документ на всю группу.
• ✅ Заполните табличную часть через Подбор по старому подразделению, снимите галки с тех, кто остаётся.
• ✅ Если переезжает подразделение целиком, оставшиеся единичные сотрудники всё равно должны быть переведены явным документом — «само» подразделение их не двигает.

На что обратить внимание при расчётах

После перевода проверьте четыре вещи:

• ОКТМО и КПП ОП заполнены в карточке подразделения — без них НДФЛ уйдёт по головной.
• Взносы: если ОП без отдельного баланса, РСВ идёт единый по организации; с балансом — отдельный расчёт по ОП.
• Средний заработок при переводе не «обнуляется» — база для отпускных и больничных сохраняется, стаж не прерывается.
• Отчётность по НДФЛ (уведомления по ЕНП, 6-НДФЛ) теперь формируется в разрезе двух ОКТМО.

Типичные ошибки и что делать

Если не помогло

Данные не встали ровно даже после перепроведения — идите по цепочке пересчёта:

1. Откройте документ Кадровый перевод и проверьте дату и подразделение в каждой строке.
2. Перепроведите его (Ещё → Провести).
3. Пересчитайте Начисление зарплаты и взносов за спорный месяц — удалите и создайте заново, если правки не подхватились.
4. Сформируйте отчёт Налоги и взносы → Анализ НДФЛ по месяцам в разрезе ОКТМО — так видно, где сумма «зависла».
5. Крайний случай — перепроведение документов за период через Сервис → Групповое перепроведение документов.

Частые вопросы