Изменение графика работы сотрудника в 1С ЗУП 8.3: пошагово

Быстрый ответ: чтобы поменять график работы сотруднику в 1С ЗУП 8.3, откройте Кадры → Изменения графиков работы списком, создайте документ, выберите нового работника, укажите месяц начала действия и новый график. Если график меняется вместе с должностью или подразделением — используйте вместо этого документ Кадровый перевод.

Дальше — где 1С ЗУП хранит графики, чем отличаются два способа замены, как программа считает норму времени, если график поменялся не с 1-го числа, и как не сорвать расчёт зарплаты. Разбираем на редакции 3.1 с числовыми примерами.

Где в 1С ЗУП 8.3 хранится график работы

График в ЗУП — это не свойство сотрудника напрямую. Это отдельный объект, который «подключается» к сотруднику в кадровых документах.

Есть три уровня:

• 📅 Справочник «Графики работы сотрудников» (Настройка → Графики работы сотрудников) — сами графики: пятидневка, сменный, неполный день.
• 🗓️ Производственный календарь — норма рабочих дней и часов по стране. На нём строятся все графики.
• 👤 Кадровые документы — Приём, Кадровый перевод, Изменение графика — именно они закрепляют график за конкретным человеком с конкретной даты.

Посмотреть текущий график сотрудника можно в его карточке: Кадры → Сотрудники → выбрать → Трудовой договор, поле График работы. Там же видна дата, с которой этот график действует.

Какими документами меняют график: два способа

В ЗУП 8.3 замену графика оформляют одним из двух документов. Выбор зависит от того, меняется ли что-то ещё, кроме режима времени.

Не оформляйте перевод только ради смены графика — это исказит кадровую историю и данные для СЗВ-ТД/ЕФС-1. И наоборот: если человек переходит на другую должность с новым режимом, не дробите это на два документа.

Способ 1. Изменение графика работы списком — пошагово

Это основной инструмент, когда меняется только режим. Документ позволяет перевести на новый график сразу нескольких человек.

1. Откройте Кадры → Изменения графиков работы списком (в некоторых релизах — Зарплата → Изменения графиков работы списком).
2. Нажмите Создать.
3. В поле Месяц укажите месяц, с которого действует новый график.
4. В поле Дата изменения поставьте точную дату начала нового режима.
5. Кнопкой Подбор или Добавить выберите сотрудника (или нескольких).
6. В колонке График выберите новый график из справочника.
7. Проверьте, что в колонке видна прежняя и новая нормы.
8. Нажмите Провести и закрыть.

После проведения в табеле и при расчёте зарплаты за этот месяц программа возьмёт новый график с указанной даты.

Способ 2. Кадровый перевод — когда график меняется с должностью

Если сотрудник переходит, например, из офиса (пятидневка) в цех (сменный график) с новой должностью — всё оформляется одним переводом.

1. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Кадровый перевод (или Кадры → Кадровые переводы).
2. Нажмите Создать, выберите сотрудника и Дату перевода.
3. В блоке условий отметьте флажок График работы (или «Изменить график»).
4. Укажите новый график.
5. При необходимости смените должность, подразделение, оплату в тех же строках документа.
6. Проведите документ.

Плюс способа — вся история в одном месте: и перевод, и смена режима отражаются в личной карточке и в отчётности по кадрам корректно.

Норма времени, если график меняется не с 1-го числа

Самый частый источник ошибок. Когда график меняется в середине месяца, программа должна сложить норму по старому графику до даты изменения и по новому — после.

В ЗУП за это отвечает настройка учёта нормы времени. Проверьте: Настройка → Расчёт зарплаты → Норма времени определяется…. Есть два поведения:

• По графику сотрудника — норма пересчитывается по фактическим графикам за каждый отрезок месяца. Это корректный вариант при смене графика внутри месяца.
• По производственному календарю — берётся общая норма, отрезки не учитываются. Может дать расхождение.

Пример пересчёта нормы за месяц

Сотрудник до 15 июля работал по пятидневке 8 часов, с 16 июля переведён на график 7 часов.

• Рабочих дней 1–15 июля: 11 дней × 8 ч = 88 ч
• Рабочих дней 16–31 июля: 12 дней × 7 ч = 84 ч
• Норма за июль после смены: 88 + 84 = 172 ч

Если бы норма считалась только по производственному календарю (23 дня × 8 ч = 184 ч), оклад за июль был бы посчитан неверно. Поэтому при переходах внутри месяца держите настройку «по графику сотрудника».

Сменные, неполные и индивидуальные графики

Замена графика часто означает переход не на другую пятидневку, а на принципиально иной режим. Коротко, что учесть.

Сменные графики работы

Для смен (2/2, сутки через трое) график в справочнике заполняется по циклу смен. Задайте:

• продолжительность цикла и порядок смен;
• время начала и окончания каждой смены;
• флаг учёта ночных часов (с 22:00 до 06:00) — иначе доплата за ночные не начислится.

После настройки график назначается сотруднику тем же документом «Изменение графиков работы списком».

Неполное рабочее время

Для неполного дня/недели в графике указывают способ расчёта:

• из соотношения графиков — например, 0,5 ставки от пятидневки;
• из ставки в документе — долю задаёт кадровый документ (перевод/приём).

Оба варианта дают корректную норму часов, но влияют на округление, поэтому выбирайте один и придерживайтесь его по всей организации.

Индивидуальный график

Если у человека плавающий режим, который нельзя описать циклом, ведут Индивидуальный график (Зарплата → Индивидуальные графики). Там часы проставляются вручную по дням. Он перекрывает основной график сотрудника на указанный период.

Частые ошибки и как их избежать

• ❌ Меняют график задним числом после расчёта зарплаты. Сначала пересчитайте начисление за месяц, иначе суммы разойдутся с табелем.
• ❌ Забыли завести график в справочнике и пытаются выбрать несуществующий режим. Сначала Настройка → Графики работы сотрудников → Создать.
• ❌ Оформили Кадровый перевод только ради графика. Искажается кадровая история и ЕФС-1. Для чистой смены режима — документ по списку.
• ❌ Неверная дата изменения. Дата в документе должна совпадать с датой из приказа и допсоглашения к трудовому договору (ст. 74 ТК РФ).
• ❌ Настройка нормы «по производственному календарю» при смене графика в середине месяца — норма часов посчитается без учёта отрезков.
• ❌ Не включён учёт ночных часов в сменном графике — доплаты не начислятся.

Частые вопросы