Как принять сотрудника на работу в 1С:Бухгалтерии 8.3

Частая ошибка новичка — искать в 1С:Бухгалтерии отдельный документ «Приказ о приёме». Его там нет: приказ печатается прямо из документа Приём на работу. Чтобы принять сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово, нужно три действия — завести карточку в справочнике Сотрудники, провести документ Приём на работу и в тот же или на следующий рабочий день сдать в СФР сведения ЕФС-1 (подраздел 1.1).

Ниже — пошаговая инструкция по приёму на работу в 1С 8.3 Бухгалтерия для редакции 3.0. Кадровый учёт здесь упрощённый: тех же вкладок, что в ЗУП, нет, но для штатного оформления всё необходимое есть. Отличия базовой версии отметим по ходу.

Что нужно проверить до оформления приёма

Сначала соберите документы работника и включите кадровый учёт. Если этого не сделать, на середине оформления выяснится, что документа Приём на работу в меню просто нет.

Документы от работника (ст. 65 ТК РФ):

• 📄 паспорт;
• 📄 СНИЛС;
• 📄 ИНН — если есть;
• 📄 трудовая книжка или сведения СТД‑Р (при электронной трудовой);
• 📄 документ об образовании — где он нужен по должности;
• 📄 военно‑учётные документы — для военнообязанных.

Включаем кадровый учёт в настройках зарплаты

По умолчанию в свежей базе кадровые документы могут быть скрыты. Откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Кадровый учёт и выберите Полный.

⚠️ Если стоит Упрощённый кадровый учёт, отдельного документа приёма не будет — данные о приёме вносятся прямо в карточку сотрудника. Для полноценного кадрового делопроизводства ставьте Полный.

Приём на работу в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошаговая инструкция

Порядок фиксированный: сначала сотрудник, потом документ приёма, потом отчётность. Разберём каждый шаг.

Шаг 1. Заводим карточку в справочнике «Сотрудники»

Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники и нажмите Создать.

1. Впишите ФИО полностью — 1С предложит создать связанное физическое лицо.
2. Заполните дату рождения, паспорт, ИНН, СНИЛС на вкладке или по ссылке Личные данные.
3. Укажите организацию, если их несколько.
4. Нажмите Записать.

💡 Сотрудник и физлицо — два разных объекта. Физлицо одно, а сотрудников (мест работы в вашей фирме) у него может быть несколько: например, основное и внутреннее совместительство. Не заводите одному человеку два физлица — задвоятся вычеты и данные для 6‑НДФЛ.

Шаг 2. Создаём документ «Приём на работу»

Из карточки сотрудника нажмите Оформить приём на работу — откроется документ с уже подставленным сотрудником. Или зайдите через Зарплата и кадры → Приёмы на работу → Создать.

Заполните:

• Дата приёма — первый рабочий день по договору.
• Подразделение — из справочника подразделений.
• Должность — из справочника должностей (создаётся на лету).
• Вид занятости — основное место, внешнее или внутреннее совместительство.
• Оклад / тариф — например, 60 000 руб. Кнопкой Начисления можно добавить надбавку или премию.
• Районный коэффициент — если работаете в районе, где он применяется.

Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

Шаг 3. Испытательный срок и условия договора

Здесь же задаётся испытательный срок. Впишите его в месяцах — он попадёт в печатный трудовой договор. По ст. 70 ТК РФ испытание не может превышать 3 месяца (для руководителей — 6).

Для трудового договора заполните реквизиты: номер, дату, срок (бессрочный или срочный). Печать доступна по кнопке Печать → Трудовой договор.

Шаг 4. Печатаем приказ о приёме на работу

Отдельного документа-приказа в 1С:Бухгалтерии нет. Приказ формируется из проведённого документа приёма.

Нажмите Печать → Приказ о приёме (Т‑1). Программа подставит ФИО, должность, оклад, условия и испытательный срок. Распечатайте, дайте работнику ознакомиться под подпись в трёхдневный срок с начала работы (ст. 68 ТК РФ).

💡 Если принимаете несколько человек одним днём, удобнее форма Т‑1а — приказ на список. В 1С печатается из журнала приёмов при выделении нескольких документов.

Шаг 5. Сдаём сведения ЕФС-1 в СФР

С отменой бумажной трудовой сведения о приёме подаются в СФР по форме ЕФС‑1, подраздел 1.1. Срок жёсткий.

Сведения ЕФС‑1 о приёме сдаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (ст. 11 ФЗ № 27‑ФЗ). За просрочку — штраф до 500 руб. на каждого работника.

В 1С:Бухгалтерии: Зарплата и кадры → ЕФС‑1 → создать → раздел 1 → подраздел 1.1. Программа подтянет кадровое мероприятие «ПРИЁМ». Проверьте код выполняемой функции и отправьте через оператора ЭДО или выгрузите файл.

Особенности трудоустройства: совместитель, иностранец, бывший сотрудник

Базовый сценарий один, но нюансы оформления зависят от того, кого принимаете.

Что сформируется и где проверить приём

Сам по себе приём на работу проводок не создаёт — деньги появляются позже, при начислении зарплаты. Но проверить корректность оформления стоит сразу.

Куда смотреть:

• 🔎 Зарплата и кадры → Сотрудники — карточка со статусом «Работает» и датой приёма.
• 🔎 Отчёт Личные данные сотрудников — паспорт, СНИЛС, ИНН заполнены.
• 🔎 Зарплата и кадры → Отчёты по кадрам → Личные карточки Т‑2.
• 🔎 Журнал ЕФС‑1 — мероприятие «ПРИЁМ» отправлено, есть квитанция о приёме из СФР.

💡 Если при начислении зарплаты сотрудник «не виден» в ведомости — почти всегда причина в том, что документ приёма не проведён или дата приёма позже расчётного месяца.

Частые ошибки при приёме сотрудника

• ❌ Упрощённый кадровый учёт — потом удивляются, что нет документа приёма. Переключите на «Полный».
• ❌ Два физлица на одного человека — задвоение вычетов и путаница в 6‑НДФЛ. Одно физлицо — один человек.
• ❌ Забыли ЕФС‑1 — самый частый и дорогой промах. Штраф идёт за каждого работника. Сдавайте на следующий рабочий день.
• ❌ Дата приёма позже фактической — сотрудник не попадает в расчёт зарплаты за месяц.
• ❌ Не указан статус иностранца — неверная ставка НДФЛ и взносы.
• ❌ Совместителю поставили полную ставку — завышенный оклад и НДФЛ.

Частые вопросы