Как отразить аренду имущества у физлица в 1С ЗУП 8.3

Организация арендует у обычного человека помещение, склад или машину — платить нужно ему напрямую, а НДФЛ удержать и перечислить за него. Именно поэтому аренду имущества у физ лица в 1С 8.3 ЗУП удобно вести там же, где считается зарплата: программа сама рассчитает налог и подтянет доход в 6-НДФЛ.

Ниже — как провести договор аренды с физическим лицом в 1С ЗУП 8.3 от начала до конца: включить нужную настройку, завести вид дохода, начислить и выплатить деньги, разобраться со взносами и проверить отчётность.

Аренда у физлица: что с налогами до начала работы в ЗУП

Прежде чем нажимать кнопки, зафиксируем правила — от них зависит код дохода и галочки в программе.

• 🧾 НДФЛ. Арендная плата — доход физлица. Организация выступает налоговым агентом: удерживает НДФЛ при выплате и перечисляет в бюджет (ст. 226 НК РФ). Ставка — 13% (15% с суммы свыше порога прогрессии).
• 💸 Страховые взносы. Плата за пользование имуществом взносами не облагается (п. 4 ст. 420 НК РФ). Это ключевое отличие от зарплаты и договоров ГПХ на услуги.
• 🚗 Исключение — аренда авто с экипажем. Здесь два предмета: сама машина (взносами не облагается) и услуги по управлению (облагаются как ГПХ). Поэтому в договоре суммы лучше разделить.

💡 Договор аренды с физлицом — гражданско-правовой (глава 34 ГК РФ), но это не договор ГПХ на выполнение работ. В ЗУП он проводится не через «Договоры ГПХ», а через механизм прочих доходов.

Какой код дохода НДФЛ выбрать

От предмета аренды зависит код дохода в справке о доходах и 6-НДФЛ.

Шаг 1. Включаем учёт прочих доходов физлиц

По умолчанию ЗУП не показывает документы для выплат «не сотрудникам». Настройку включают один раз.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Установите флажок «Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда».
3. Запишите и закройте.

После этого в разделе Зарплата появится журнал Прочие доходы и документ регистрации.

⚠️ Если флажка не видно — проверьте, что вы в полноправном режиме, а не в упрощённом интерфейсе. В облачных версиях право может быть скрыто у ограниченной роли.

Шаг 2. Заводим вид прочего дохода «Аренда»

Вид дохода задаёт, каким кодом НДФЛ и по какому счёту учёта пойдёт выплата.

1. Настройка → Начисления → вкладка/журнал Виды прочих доходов физлиц (или Прочие доходы в настройках).
2. Создайте новый вид, например «Аренда помещения».
3. Укажите код дохода НДФЛ — 1400 для помещения, 2400 для транспорта.
4. Категория дохода — «Прочие доходы» (не трудовой доход, не ГПХ).
5. Способ отражения в бухучёте задайте, если ЗУП синхронизируется с «Бухгалтерией» (счёт затрат: 26, 44, 20 или 91).

Для авто с экипажем заведите два вида: аренду (2400) и услуги управления как доход ГПХ (2010) — второй уже попадёт под взносы.

Шаг 3. Регистрируем физлицо-арендодателя

Арендодатель — не сотрудник, трудового договора нет. Приказ о приёме не оформляем.

• Откройте справочник Физические лица (раздел Кадры).
• Создайте карточку: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспорт.
• Заполните банковский счёт, если платите на карту.

Данные паспорта и ИНН нужны для справки о доходах — без них отчёт не пройдёт проверку.

Шаг 4. Как провести договор аренды с физическим лицом и начислить доход

Само начисление делают ежемесячным (или разовым) документом.

1. Раздел Зарплата → Прочие доходы → создайте документ «Регистрация прочих доходов» (в некоторых релизах — «Начисление прочих доходов»).
2. Укажите месяц, организацию и дату получения дохода (обычно — дата выплаты).
3. В табличной части выберите физлицо и вид дохода («Аренда помещения»).
4. Внесите сумму аренды по договору (до удержания налога).
5. Программа автоматически рассчитает НДФЛ по коду 1400/2400.
6. Проведите документ.

Пример. Аренда склада — 40 000 ₽ в месяц.

• НДФЛ 13%: 40 000 × 13% = 5 200 ₽.
• На руки арендодателю: 40 000 − 5 200 = 34 800 ₽.

Шаг 5. Выплата аренды и перечисление НДФЛ

Деньги выдают через ту же механику, что и зарплату, — ведомостью.

1. Создайте Ведомость в банк (или в кассу).
2. Поле «Выплачивать» — выберите значение «Прочие доходы».
3. Подберите документ-начисление и физлицо.
4. В ведомость попадёт сумма за вычетом НДФЛ (в примере — 34 800 ₽).
5. Проведите и отправьте на оплату.

НДФЛ перечислите в составе ЕНП в общий срок. В ЗУП дата удержания фиксируется по ведомости, а сумма к перечислению отражается в отчёте 6-НДФЛ автоматически.

Удержать НДФЛ нужно именно при выплате. Если перечислите арендодателю всю сумму без вычета — придётся доудерживать из следующих выплат или уведомлять о невозможности удержания.

Какие проводки сформируются

ЗУП сам проводки в бухучёт не пишет — они появляются в «Бухгалтерии предприятия» после синхронизации по указанному способу отражения. Ориентир такой:

Счёт 76.10 — «Расчёты с физическими лицами по прочим операциям». Взносовых проводок при аренде имущества нет.

Особенности по сценариям: помещение, авто, авто с экипажем

Предмет договора меняет и код дохода, и наличие взносов. Определите свой случай.

Типичные ошибки

• ❌ Провели аренду как договор ГПХ на услуги. Тогда программа начислит взносы там, где их быть не должно. Аренда имущества — это прочий доход, а не ГПХ.
• ❌ Забыли удержать НДФЛ. Выплатили всю сумму — возникает недоимка. Удерживайте налог в ведомости.
• ❌ Перепутали код дохода. Помещение с кодом 2400 (транспорт) исказит справку о доходах. Сверяйтесь с таблицей выше.
• ❌ Авто с экипажем одной суммой без взносов. Часть за управление облагается — налоговая доначислит взносы и пени.
• ❌ Не завели физлицо с паспортом и ИНН. 6-НДФЛ и справка о доходах не сформируются корректно.

Как проверить: отчёты в ЗУП

После проведения выплаты проверьте, что доход «встал» в учёт по НДФЛ.

• 📊 6-НДФЛ — арендная плата и удержанный налог попадают в раздел 2 и в приложение (справку о доходах) с кодом 1400/2400.
• 🧮 Анализ НДФЛ (Налоги и взносы → отчёты) — покажет исчисленный, удержанный и перечисленный налог по физлицу.
• 🚫 РСВ и Персонифицированные сведения — доход по аренде имущества сюда не включается (взносов нет, арендодатель — не застрахованное лицо по этому договору).

Если аренда всё же попала в РСВ — почти наверняка выбран неверный вид дохода (категория ГПХ вместо прочего дохода).

Если что-то не сходится

• Сумма НДФЛ нулевая → проверьте, что у вида дохода задан код 1400/2400, а не «без НДФЛ».
• Доход не виден в ведомости → в поле «Выплачивать» должно стоять «Прочие доходы», а не «Зарплата».
• Начисление не подтягивается в 6-НДФЛ → проверьте дату получения дохода и что документ проведён, а не только записан.

Частые вопросы