Как распечатать штатное расписание на определённую дату в 1С ЗУП 8.3

Чтобы распечатать штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП по состоянию на определённую дату, в программе должна вестись история его изменений. При этом условии форму Т-3 можно получить хоть за прошлый квартал, хоть на дату конкретного приказа.

Если история отключена, программа покажет только действующий вариант «на сегодня». Ниже — как включить нужную настройку, как сформировать штатное расписание на определённую дату и что делать, когда отчёт печатается не той датой.

Почему без истории изменений печать «на дату» не работает

В ЗУП штатное расписание — это не один документ, а набор позиций, каждая из которых действует в своём периоде. Дату задаёт документ, который эти позиции утвердил.

Есть два режима работы:

• 🔹 Без истории изменений — программа хранит только текущую редакцию. Изменили оклад — старое значение затирается, «вчерашнюю» версию восстановить нельзя.
• 🔹 С историей изменений — каждая правка оформляется отдельным документом со своей датой. Программа помнит все редакции и умеет собрать расписание на любой день.

Печать на произвольную дату возможна только во втором режиме. Включать историю имеет смысл заранее: задним числом восстановить прошлые версии, которых программа не хранила, уже не выйдет.

Как включить историю изменений штатного расписания

Настройка живёт в разделе кадрового учёта. Путь одинаковый для ЗУП редакции 3 (3.1):

1. Откройте Настройка → Кадровый учёт.
2. Перейдите по ссылке Настройка штатного расписания.
3. Поставьте флажок «Ведётся история изменений штатного расписания».
4. Убедитесь, что стоит и флажок «Ведётся штатное расписание» — без него раздела вообще не будет.
5. Нажмите Применить и закрыть.

⚠️ После включения истории первое утверждение позиций оформляется документом Утверждение штатного расписания. Именно его дата станет «нижней границей» — раньше неё сформировать расписание нельзя.

Дальнейшие правки (новые должности, изменение окладов, вывод позиций) вносят документом Изменение штатного расписания. Дата документа = дата, с которой правки вступают в силу.

Как распечатать штатное расписание на определённую дату: пошагово

Когда история ведётся и документы проведены, печать занимает пару минут.

💡 Если нужна не унифицированная форма, а свой бланк с грифом «Утверждаю» и реквизитами приказа — данные из Т-3 переносятся в него один в один, меняется только шапка.

Какие печатные формы доступны в списке «Печать»

Из штатного расписания печатается не только Т-3. Под задачу выбирайте подходящий отчёт — все они работают на указанную дату.

Форма Т-3 закреплена постановлением Госкомстата № 1. С введением необязательности унифицированных форм её можно дорабатывать под себя, но бухгалтеры и проверяющие привыкли именно к ней — менять без причины смысла нет.

Когда «на дату» сформировать не получится

Несколько ситуаций, где программа честно откажется или выдаст пустой бланк:

• 📅 Дата раньше первого утверждения. До документа Утверждение штатного расписания расписания просто не существовало.
• 🚫 История не велась на тот момент. Если флажок включили недавно, прошлые редакции не сохранены — печать покажет данные лишь с момента, когда история заработала.
• 🗓 Документ на нужную дату не проведён. Черновик Изменение штатного расписания в записи «на дату» не участвует, пока не проведён.

В этих случаях максимум, что доступно — расписание на ближайшую дату, где данные есть.

Типичные ошибки и как их закрыть

Видео: формирование отчёта по штатному расписанию на дату

Частые вопросы