Как сделать кадровый перевод сотрудника на другую должность в 1С ЗУП 8.3

Перевести сотрудника на другую должность в 1С ЗУП 8.3 — это один документ, а не десять галочек в разных справочниках. Ниже разберём, как сделать кадровый перевод в 1С ЗУП 8.3 на другую должность: где создать документ, что заполнить на каждой закладке, как изменить оклад и распечатать приказ Т-5.

Сразу к делу. Кадровый перевод в 1С 8.3 ЗУП оформляется документом Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Кадровый перевод. В нём вы меняете должность, подразделение, график и оплату — всё вступает в силу с указанной даты. Пошаговая инструкция и разбор закладок — дальше по тексту.

💡 Если переводите сразу нескольких человек одним приказом (например, целый отдел в новое подразделение) — используйте документ «Кадровый перевод списком». Логика та же, но сотрудники добавляются таблицей.

Что такое кадровый перевод и когда он нужен

Кадровый перевод — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника или условий его труда у того же работодателя. В 1С этим документом закрывают почти все изменения:

• 🔁 перевод на другую должность;
• 🏢 перевод в другое подразделение;
• ⏱ смену графика работы (например, с пятидневки на сменный);
• 💰 изменение оклада, тарифа или надбавок;
• 📍 перевод в другую территорию (обособленное подразделение, район с районным коэффициентом).

Правовое основание — статья 72.1 ТК РФ. Перевод всегда требует письменного согласия работника (кроме временных переводов по ст. 72.2). В 1С согласие и приказ — это уже документооборот, а сам факт изменения фиксирует документ «Кадровый перевод».

Перевод, перемещение или совмещение — что выбрать

Частая путаница: не всякое изменение — это перевод. Определитесь до того, как создавать документ.

Как в 1С перевести сотрудника на другую должность: пошагово

Разберём стандартный сценарий — постоянный перевод на другую должность с изменением оклада.

Теперь по каждой закладке подробно — здесь чаще всего и возникают вопросы.

Закладка «Главное» документа «Кадровый перевод»

Это шапка и основные новые условия. Заполняются поля:

• Подразделение — куда переводим. Если не меняется — оставьте пустым.
• Должность — новая должность. Именно её выводит печатная форма и трудовая книжка/СТД-Р.
• Рабочее место — если ведёте учёт по рабочим местам (актуально для СОУТ).
• График работы — новый график, если режим меняется.
• Вид занятости — например, перевод с совместительства на основное место.

⚠️ Если нужной должности нет в списке — её сначала добавляют в штатное расписание (при включённом функционале ШР) или в справочник «Должности». Документ перевода штатку сам не меняет.

Закладка «Оплата труда» документа «Кадровый перевод»

Ключевая закладка — здесь меняется зарплата. Логика такая:

1. Флажок «Изменить начисления» активирует таблицу плановых начислений.
2. В таблице отмечаете, что действует после перевода: оставить, изменить размер, отменить.
3. У нового оклада ставите галочку и указываете сумму.
4. Внизу можно задать способ расчёта аванса и порядок пересчёта оплаты труда.

Пример. Сотрудник был на окладе 45 000 руб., переводится начальником отдела на 70 000 руб. Оставляете строку «Оклад по дням», меняете сумму на 70 000, при необходимости добавляете строку «Надбавка за руководство». Всё, что относилось к старой должности (например, персональная надбавка специалиста), — снимаете.

Проверьте дату перевода: именно с неё пойдёт новый оклад в расчёте зарплаты. Ошибка в дате — самый частый источник неверных начислений.

Закладка «Льготы»

Заполняется редко — только если у сотрудника есть право на досрочную пенсию или особые условия труда (вредность, Крайний Север) и они меняются вместе с должностью. Для обычного офисного перевода закладку не трогают.

Закладка «Трудовой договор»

Здесь можно зафиксировать реквизиты дополнительного соглашения к трудовому договору: номер и дату допсоглашения. 1С подтянет их в печатные формы. Поля справочные — на расчёт не влияют, но для порядка в кадрах их лучше заполнять.

Закладка «Дополнительно»

Прочие настройки: ответственные лица для печатных форм, комментарий, иногда — территория и особый порядок исчисления НДФЛ по обособленным подразделениям. Для типового перевода закладка остаётся почти пустой.

Печатная форма: приказ о переводе Т-5

После проведения нажмите Печать. Доступны:

• 📄 Приказ о переводе работника (Т-5) — унифицированная форма Госкомстата;
• 📄 Дополнительное соглашение к трудовому договору (если настроен шаблон).

Проверьте в приказе: прежнюю и новую должность, оклад, дату перевода, основание. Дайте сотруднику расписаться. Форма Т-5 с 2013 года необязательна, но большинство организаций продолжают её использовать как удобный шаблон.

Проверка документа: где увидеть результат

Чтобы убедиться, что перевод «сел» правильно, посмотрите отчёты:

Если после перевода зарплата за месяц перехода считается по старому окладу — почти всегда причина в дате документа либо в том, что не сняли старое начисление на закладке «Оплата труда».

Типичные ошибки при кадровом переводе

• 🚫 Забыли изменить оклад. Заполнили только должность на «Главном», а «Оплату труда» пропустили — сотрудник получает прежнюю сумму.
• 🚫 Не сняли старые начисления. Персональные надбавки прошлой должности продолжают начисляться. Всегда пересматривайте всю таблицу начислений.
• 🚫 Неверная дата перевода. Поставили начало следующего месяца вместо середины текущего — расчёт разъезжается.
• 🚫 Должность добавили только в справочник, но не в штатное расписание. При включённом ШР документ может не провестись или дать предупреждение о превышении штата.
• 🚫 Перевод вместо перемещения (и наоборот). Оформили переводом изменение, требующее лишь перемещения, — и наоборот забыли взять согласие там, где оно нужно.

Что документ «Кадровый перевод» не умеет

Полезно знать границы документа, чтобы не искать в нём лишнего:

• не оформляет увольнение и последующий приём — это отдельные документы;
• не создаёт новую должность в штатном расписании;
• не проводит индексацию зарплаты по всей организации — для массовых изменений есть свои документы;
• не заменяет отпуск, командировку или больничный — это отдельные кадровые события.

Для массовых изменений используйте «Кадровый перевод списком», а для изменения окладов без смены должности — «Изменение плановых начислений».

Частые вопросы

Видео: кадровый перевод в 1С ЗУП 8.3