Электронная подпись сотрудника в 1С:Кабинете — выпускаем сами за пару минут

Электронную подпись в 1С:Кабинет сотрудника работник выпускает сам — бесплатно, через мобильное приложение или браузер, за пару минут. Это усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП), и её достаточно для большинства кадровых документов.

Чтобы создать подпись, сотруднику нужны только смартфон (или компьютер), актуальный паспорт и СНИЛС в базе. Всё остальное сервис сделает автоматически. Но есть условие: кадровик заранее должен подключить сервис, активировать кадровый ЭДО и отправить приглашение. Ниже — весь путь по шагам, для работника и для того, кто настраивает 1С.

Какая подпись нужна и зачем

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) работает так: работодатель формирует документ в 1С, сотрудник открывает его в Кабинете и подписывает электронной подписью. Бумага и «живая» роспись больше не нужны.

Для работника в сервисе выпускается УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись. Она хранится в защищённом виде на стороне сервиса, работник подтверждает подписание кодом или ПИН-кодом. Покупать токен или ехать в удостоверяющий центр не надо.

Отдельная УКЭП работнику для 1С:Кабинета не требуется — сервис сам определит, какой подписи хватает под конкретный документ.

Что нужно подготовить до выпуска

Половина проблем с выпуском подписи — из-за незаполненных данных. Сверьтесь со списком до того, как жать кнопки.

Со стороны сотрудника:

• 📱 смартфон с приложением 1С:Кабинет сотрудника (App Store, Google Play, RuStore) либо доступ к веб-версии через браузер;
• 📶 подтверждённый номер телефона — на него придёт код;
• 🪪 паспортные данные и СНИЛС должны совпадать с теми, что кадровик внёс в 1С;
• 🔐 при желании — подтверждённая учётная запись Госуслуг (пригодится для варианта УНЭП через ЕСИА).

Со стороны кадровика (в 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерии):

• подключён сервис 1С:Кабинет сотрудника;
• в разделе кадрового ЭДО он активирован, выбраны виды документов;
• сотруднику отправлено приглашение в Кабинет.

Как создать электронную подпись в 1С:Кабинет сотрудника: пошагово

Логика одинаковая для приложения и браузера: сервис показывает данные из 1С, работник их подтверждает, получает код и выпускает подпись. Ниже — общий маршрут, дальше разберём отличия каналов.

Через мобильное приложение

Самый быстрый путь. После установки приложения:

1. Войдите по номеру телефона, дождитесь СМС с кодом.
2. Откройте вкладку кадровых документов — появится баннер «Выпустить электронную подпись».
3. Проверьте данные, дайте согласие, введите код подтверждения.
4. Задайте ПИН-код. Дальше каждое подписание — тап и ПИН.

Приложение хранит признак подписи на устройстве, поэтому при смене телефона выпуск придётся повторить.

Через браузер

Если смартфона под рукой нет, всё то же делается в веб-версии Кабинета:

1. Откройте адрес сервиса, войдите по телефону и коду.
2. Зайдите в раздел кадровых документов или в настройки профиля.
3. Нажмите выпуск подписи, подтвердите данные и согласие.
4. Подтвердите код из СМС и завершите выпуск.

Активация кадрового ЭДО и оформление согласия

Пока кадровик не включил КЭДО, у сотрудника в Кабинете просто нечего подписывать. Порядок настройки в 1С:ЗУП (в актуальных релизах ЗУП 3.1 меню может называться чуть иначе):

1. Откройте настройки кадрового ЭДО и включите его использование.
2. Подключите сервис 1С:Кабинет сотрудника, если он ещё не активирован.
3. Отметьте виды документов, которые переводите в электронный вид (приказы на отпуск, ознакомления, справки и т. д.).
4. Отправьте сотрудникам приглашения в Кабинет.

Согласие оформляется в две стороны. Работодатель фиксирует переход на КЭДО (уведомление и согласие сотрудника на электронное взаимодействие). Сотрудник подтверждает согласие уже в Кабинете — тем самым шагом, что и при выпуске подписи.

Без подтверждённого согласия сервис не даст выпустить подпись — это не ошибка, а требование закона.

Статусы документов: что значит и что делать

После выпуска подписи работник видит документы в разных статусах. Короткая расшифровка, чтобы не путаться.

Срок действия и перевыпуск электронной подписи

УНЭП, выпущенная в сервисе, действует ограниченный срок (обычно около года — точный период показывает сам Кабинет). По истечении подпись нужно перевыпустить — процедура повторяет первый выпуск и тоже бесплатна.

Перевыпуск также понадобится, если:

• 🔄 сменился смартфон или переустановлено приложение;
• 🔑 забыт ПИН-код — старую подпись отзывают, выпускают новую;
• 📝 изменились паспортные данные или фамилия.

Сколько это стоит. Выпуск и перевыпуск подписи для работника — бесплатно. Платит работодатель только за сам сервис 1С:Кабинет сотрудника: ориентировочно от 900–1500 руб. в месяц за пакет пользователей (точную цену уточняйте у партнёра 1С, тарифы зависят от числа сотрудников).

Частые ошибки и как их избежать

Ещё пара нюансов, которые экономят время:

• ❌ не пытайтесь «перенести» подпись между телефонами вручную — только перевыпуск;
• ✅ держите паспортные данные в 1С в актуальном состоянии — тогда выпуск проходит с первого раза;
• ⏱️ выпускайте подпись заранее, а не в момент, когда документ уже горит по срокам.

Частые вопросы