Как оформить отпуск по беременности и родам в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии 8.3 (ред. 3.0) отпуск по беременности и родам вводят не отдельным «приказом», а документом «Больничный лист» с видом нетрудоспособности (05) Отпуск по беременности и родам. Программа сама рассчитает средний заработок и пособие, а печатный приказ по форме Т-6 вы оформляете на основании больничного и заявления сотрудницы.

Ниже — как создать приказ на отпуск по беременности и родам в 1С 8.3 Бухгалтерия, где взять больничный лист, сколько дней положено и как оформить декретный отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия без ошибок в расчёте.

💡 Важное различие: «отпуск по беременности и родам» (140 дней по больничному) и «отпуск по уходу за ребёнком до 1,5/3 лет» — это два разных документа. В быту оба называют «декретом», но оформляются они по-разному.

Что нужно подготовить до оформления

Отпуск по беременности и родам предоставляют на основании листка нетрудоспособности (чаще электронного — ЭЛН) и письменного заявления работницы. Пособие платит Социальный фонд напрямую, но данные для него готовит работодатель в 1С.

Проверьте, что в программе включён расчёт зарплаты. Меню Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты → переключатель «Расчёт зарплаты ведётся в этой программе».

⚠️ Больничные листы в 1С:Бухгалтерии доступны, только если в организации не более 60 сотрудников. При большем штате учёт зарплаты ведут в 1С:ЗУП, а в бухгалтерию переносят итоги.

Сколько дней отпуска положено

Длительность зависит от того, как протекали беременность и роды. Даты в больничном врач ставит сразу, но проверить их полезно.

Пособие по беременности и родам всегда считается как 100% среднего заработка — стаж на процент не влияет (в отличие от обычного больничного).

Как создать больничный лист по беременности и родам в 1С

Пошагово по документу «Больничный лист».

1. Откройте раздел Зарплата и кадры → Больничные листы.
2. Нажмите «Создать», выберите организацию и сотрудницу.
3. В поле «Причина нетрудоспособности» выберите (05) Отпуск по беременности и родам.
4. Укажите номер ЭЛН и период — даты начала и окончания из листка нетрудоспособности.
5. Проверьте вкладку «Оплата» — программа подтянет средний заработок за два предшествующих календарных года.
6. Убедитесь, что стоит флажок «Пособие выплачивается за счёт СФР» (прямые выплаты) — тогда сумму платит фонд, а не работодатель.
7. Проведите документ кнопкой «Провести и закрыть».

💡 Если в базе нет данных о заработке за прошлые годы (сотрудница недавно устроилась), внесите их через Зарплата и кадры → Справки для расчёта пособий → Справки других страхователей. Иначе средний заработок посчитается только по вашим начислениям и пособие занизится.

Как программа считает пособие

Средний дневной заработок = доход за 2 года ÷ 730 (или 731) дней. Пособие = средний дневной заработок × число дней отпуска.

Пример. Заработок за два года — 1 200 000 ₽. Средний дневной = 1 200 000 ÷ 730 ≈ 1 643,84 ₽. За 140 дней: 1 643,84 × 140 ≈ 230 137 ₽.

Сумма ограничена сверху предельной базой по взносам за расчётные годы и снизу — величиной из МРОТ. Конкретные лимиты 1С подставляет автоматически по актуальному релизу.

Где в 1С распечатать приказ на отпуск по БиР

Отдельного документа «Приказ на отпуск по беременности» в 1С:Бухгалтерии нет — печатную форму берут из больничного или оформляют вручную.

• Из проведённого больничного листа — кнопка «Печать» → выберите доступную справку-расчёт и, при наличии, форму приказа.
• Если печать приказа из документа недоступна, оформите приказ по форме Т-6 (или в свободной форме) на основании больничного и заявления. В нём указывают вид отпуска, даты и число календарных дней.

⚠️ Приказ — кадровый документ. Даже если 1С не печатает его автоматически, издать и подписать его нужно: он подтверждает основание для освобождения от работы и выплаты пособия.

Как оформить декретный отпуск в 1С 8.3 Бухгалтерия дальше

После окончания больничного по БиР сотрудница может уйти в отпуск по уходу за ребёнком. Это уже другой документ и другое пособие.

1. Раздел Зарплата и кадры → Отпуска по уходу за ребёнком (или Кадровые документы).
2. Создайте документ «Отпуск по уходу за ребёнком», укажите дату начала и возраст (до 1,5 или до 3 лет).
3. Пособие до 1,5 лет также платит СФР напрямую; в 1С вы формируете сведения для фонда.
4. На время такого отпуска сотрудница может работать неполный день с сохранением пособия — тогда в базе ведут и начисления, и пособие.

Частые ошибки и как их избежать

• ❌ Оформляют документом «Отпуск» вместо «Больничный лист». Обычный отпуск с формой Т-6 не рассчитает пособие по БиР. Нужен именно больничный с причиной 05.
• ❌ Не внесли справки о заработке с прежних мест. Средний заработок занижается, пособие меньше положенного.
• ❌ Указали процент от стажа. Пособие по БиР — всегда 100%, стаж роли не играет.
• ❌ Забыли про прямые выплаты. Пособие платит СФР, а не работодатель. Работодатель начисляет только доплату до оклада, если она предусмотрена коллективным договором.
• ❌ Перепутали БиР и уход за ребёнком. Это два разных документа с разными пособиями и сроками.

💡 После проведения больничного проверьте расчёт: Зарплата и кадры → отчёт по начислениям. Сумма пособия и число дней должны совпадать с больничным листом.

Нужны ли проводки по пособию

При прямых выплатах пособие по БиР работодатель себе не начисляет — деньги идут напрямую из СФР работнице. Проводок по самому пособию в бухучёте нет.

Проводки появятся только если организация доплачивает до фактического заработка сверх пособия — тогда доплата отражается как обычное начисление (Дт 20/26/44 Кт 70) и облагается НДФЛ и взносами на общих основаниях.

Частые вопросы