Излишне выплаченная зарплата уволенному: как списать в 1С

Списать излишне выплаченную зарплату уволенному работнику в 1С можно двумя путями: если человек вернул деньги — закрываете его долг поступлением в кассу или на счёт (Дт 50 (51) Кт 70), если возвращать отказался и удержать не из чего — списываете задолженность в прочие расходы проводкой Дт 91.02 Кт 70.

Но перед проводками нужно понять главное: удержать переплату с уволенного нельзя почти никогда. Ниже — как разложить переплату по причинам, что реально можно вернуть по закону, и как всё это оформить в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии.

Почему возникает переплата уволенному сотруднику

Типичные причины, из-за которых уволенному ушло больше, чем положено:

• 🧮 Счётная (арифметическая) ошибка — бухгалтер ошибся в расчёте, программа сложила неверно.
• 📅 Аванс закрыт не полностью — выплатили аванс, а отработанных дней оказалось меньше.
• 🏖 Отпуск авансом — сотрудник отгулял отпуск, который ещё не «заработал», и уволился.
• 💳 Двойная выплата — платёжку провели дважды, зарплата ушла и в банк, и в кассу.
• 🤒 Больничный задним числом — принесли лист нетрудоспособности за уже оплаченные дни.
• ⚙️ Сбой в обмене зарплатного проекта или в выгрузке в банк.

От причины зависит не только проводка, но и сам ответ на вопрос — вправе ли вы вообще требовать деньги назад.

Можно ли взыскать переплату по закону

Здесь работает статья 137 ТК РФ и статья 1109 ГК РФ — и это ключевой момент, который топовые статьи часто проговаривают вскользь.

Зарплата — это средство к существованию. Излишне выплаченную зарплату закон приравнивает к неосновательному обогащению, которое не подлежит возврату. Из этого правила всего три исключения.

Взыскать переплату (в том числе с уволенного, через суд) можно только если:

1. Допущена счётная ошибка — именно арифметическая (сложение, умножение), а не ошибка в применении норм.
2. Доказана вина работника в невыполнении норм труда или простое.
3. Установлены неправомерные (недобросовестные) действия сотрудника — например, он предоставил подложные документы.

⚠️ Технический сбой программы, неверно введённые данные, двойное проведение платёжки — это НЕ счётная ошибка. Суды массово встают на сторону работника: такие суммы взыскать не получится.

С работающим сотрудником можно удержать (не больше 20% с выплаты и в течение месяца). А вот с уволенного удерживать уже нечего — трудовых отношений нет, зарплаты нет. Остаётся два варианта: договориться о добровольном возврате или списать сумму за счёт организации.

Шаг 1. Проверьте расчёт и найдите сумму переплаты

Прежде чем что-то списывать, убедитесь, что переплата реальная.

В 1С:ЗУП сформируйте отчёты:

• «Расчётный листок» по сотруднику — видно, что и за какой период начислено и выплачено.
• «Задолженность по зарплате» — покажет отрицательный долг (это долг работника перед вами).
• «Полный свод начислений, удержаний и выплат» — для сверки за период.

В 1С:Бухгалтерии откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 по этому сотруднику. Дебетовое сальдо по счёту 70 = сумма, которую вы переплатили. Именно её и предстоит закрыть.

💡 Проверьте, не «висит» ли переплата из-за незакрытой ведомости или лишнего документа выплаты. Иногда «переплата» — это просто непроведённое начисление, и списывать ничего не нужно.

Шаг 2. Оформите перерасчёт в 1С:ЗУП

Если переплата возникла из-за лишнего начисления (отпуск авансом, неотработанный аванс), сумму нужно сторнировать, чтобы данные для отчётности стали корректными.

Порядок в 1С:ЗУП 3:

1. Раздел Зарплата → Перерасчёты или документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц увольнения.
2. Пересчитайте начисления с учётом фактически отработанного времени — лишняя сумма уйдёт со знаком минус (сторно).
3. Программа автоматически пересчитает НДФЛ и страховые взносы с уменьшенной базы.
4. Проверьте вкладки НДФЛ и Взносы — суммы должны уменьшиться пропорционально.

После перерасчёта у сотрудника на счёте 70 останется дебетовое сальдо — тот самый долг, который дальше либо возвращают, либо списывают.

Шаг 3. Если сотрудник возвращает деньги

Самый чистый сценарий. Бывший работник согласился и вернул сумму.

Возврат в кассу — документ «Поступление наличных» (вид операции Прочий приход), счёт 70:

Возврат на расчётный счёт — документ «Поступление на расчётный счёт» (вид Прочие расчёты с контрагентами / прочее поступление), счёт 70.

После поступления дебетовое сальдо по счёту 70 закроется в ноль. Долг погашен, списывать больше нечего.

⚠️ Возврат берите точно в той сумме, что «на руки» получил работник, — с учётом уже удержанного НДФЛ. Требовать «грязную» сумму нельзя: НДФЛ вы вернёте/зачтёте отдельно через уточнённую отчётность.

Шаг 4. Как списать переплату, если вернуть не получилось

Работник не вернул, а принудительно взыскать нельзя (не счётная ошибка либо отпуск авансом). Тогда задолженность списывается за счёт организации.

В 1С:Бухгалтерии создайте документ Операции → Операции, введённые вручную:

• Проводка: Дт 91.02 Кт 70.
• Субконто по счёту 91.02 — статья прочих расходов, например «Списание задолженности» или «Прочие внереализационные расходы».
• Сумма — дебетовое сальдо по счёту 70.

Ключевой нюанс налога на прибыль:

• Такой расход НЕ уменьшает базу по налогу на прибыль. Это не обоснованные затраты, а прощённый долг.
• В статье прочих расходов снимите флажок «Принимается к налоговому учёту» (НУ), чтобы сумма не попала в декларацию.
• Возникнет постоянная разница — если ведёте учёт по ПБУ 18/02, программа сформирует постоянное налоговое обязательство автоматически.

Проводки: сводная таблица по сценариям

Шаг 5. Пересчёт НДФЛ и взносов, корректировка отчётности

Если сумму сторнировали (перерасчёт) или работник вернул деньги, база по налогам изменилась. Отчётность нужно поправить.

• НДФЛ — излишне удержанный налог отражается в 6-НДФЛ. При возврате сотруднику или зачёте подайте корректный расчёт за соответствующий период.
• Страховые взносы — уменьшение базы попадёт в текущий РСВ; при необходимости сдаётся уточнённый расчёт за прошлый период.
• Персонифицированные сведения и разделы по взносам в ЗУП обновятся после перепроведения документов.

💡 Если переплату списываете (Дт 91.02 Кт 70), а не возвращаете, — доход у работника сохраняется. НДФЛ и взносы, начисленные ранее, остаются: сотрудник фактически получил эти деньги. Корректировать отчётность в этом случае обычно не требуется.

Частые ошибки и как их избежать

• ❌ Пытаются удержать с последней выплаты уволенному без основания. Если это не счётная ошибка — удержание незаконно, работник оспорит.
• ❌ Считают технический сбой счётной ошибкой. Суд не признает — деньги останутся невзысканными.
• ❌ Требуют вернуть «грязную» сумму с НДФЛ. Возврату подлежит только выданное на руки.
• ❌ Списывают Дт 91.02 Кт 70 в налоговом учёте. Расход не принимается для налога на прибыль — не забудьте снять флажок НУ.
• ❌ Забывают про постоянную разницу по ПБУ 18/02 при списании — искажается расчёт налога.
• ❌ Не оформляют письменное уведомление работнику до обращения в суд — теряют право требования.

Частые вопросы