Как списать переплату по зарплате уволенному сотруднику в 1С:ЗУП — пошаговая инструкция

Переплата по зарплате уволенному сотруднику в 1С:ЗУП решается не кнопкой «списать», а по цепочке: сначала определяем, вправе ли работодатель вообще требовать деньги обратно, и только потом делаем документ корректировки в программе.

Ниже — как списать переплату по зарплате уволенному сотруднику в 1С:ЗУП 3.1: правовая развилка, пошаговое оформление, проводки, что происходит с НДФЛ и взносами, где проверить результат.

Почему возникает переплата уволенному

Типичные причины:

• 💸 сотруднику выплатили зарплату и компенсацию отпуска, а потом пришёл больничный, который «съел» часть начислений;
• 📅 отпуск отгуляли авансом, а увольнение — до конца рабочего года (отпускные за неотработанные дни);
• 🧮 счётная ошибка в расчёте: неверный оклад, лишний день, задвоенное начисление;
• 🔁 премию или доплату начислили и выплатили, а приказ отменили уже после расчёта при увольнении.

От причины напрямую зависит, спишете вы долг или придётся его прощать за счёт компании.

Можно ли удержать переплату — что говорит закон

С уволенного удержать из зарплаты уже нечего — трудовые отношения закончились. Остаётся либо добровольный возврат, либо взыскание через суд, либо списание (прощение) долга.

Право требовать деньги обратно ограничено статьёй 137 ТК РФ. Излишне выплаченную зарплату можно вернуть только в трёх случаях:

• ✅ счётная (арифметическая) ошибка;
• ✅ вина работника в невыполнении норм труда или простое, признанная органом по трудовым спорам;
• ✅ неправомерные действия работника, установленные судом.

Отпускные за неотработанные дни отпуска и «технические» переплаты счётной ошибкой не считаются. Если человек добровольно вернуть отказался, по ст. 1109 ГК РФ такие суммы взысканию не подлежат — их придётся списать за счёт организации.

Как списать переплату в 1С:ЗУП: пошагово

Разберём базовый сценарий: сотрудник уволен, переплата подтверждена, деньги обратно не поступают — долг списываем.

1. Откройте карточку сотрудника и убедитесь, что документ Увольнение проведён, а по разделу Выплаты видна сумма долга (положительный остаток за работником).
2. Проверьте сумму долга в отчёте Зарплата — Отчёты по зарплате — Задолженность по зарплате. Она должна совпадать с фактической переплатой.
3. Создайте документ Зарплата — Перерасчёты — Перерасчёт (или Начисление зарплаты и взносов с ручной корректировкой), укажите месяц и сотрудника.
4. Внесите сторнирующую строку по излишне начисленному виду расчёта — сумма начислений уменьшается, долг сотрудника фиксируется.
5. Если долг прощаете, отразите списание как прочий расход в бухгалтерской программе (в ЗУП — через синхронизацию проводок), сотрудника в списке задолженности обнулите.
6. Перепроведите документы месяца, чтобы пересчитались НДФЛ и страховые взносы.

💡 Перед корректировкой сделайте резервную копию базы и выгрузите текущие отчёты (6-НДФЛ, РСВ) — будет с чем сравнить результат.

⚠️ Не удаляйте и не распроводите документ Увольнение, чтобы «пересчитать заново». Это ломает взаиморасчёты и данные для отчётности. Исправляйте только через перерасчёт.

Проводки и отражение в учёте

Проводки формируются на стороне бухгалтерии (БП), ЗУП передаёт их через синхронизацию. Ориентиры по операциям:

Если переплата возникла из-за сторно начислений (отпуск авансом), корректируется сам счёт затрат: Дт 20 (26, 44) Кт 70 сторнируется на сумму лишних начислений.

Что делать с НДФЛ и взносами

При корректировке начислений программа автоматически уменьшает базу:

• НДФЛ, удержанный с лишней суммы, становится излишне удержанным. Работнику он возвращается по ст. 231 НК РФ или учитывается при следующих выплатах; после увольнения — по заявлению.
• Страховые взносы с уменьшенной базы пересчитываются, разница уходит в уменьшение в текущем периоде РСВ.

⚠️ Если долг вы прощаете, прощённая сумма для работника — доход. Ранее удержанный НДФЛ не «отыгрывается», а сам факт прощения может потребовать пересмотра базы. Согласуйте порядок с главбухом до проведения.

Проверка в отчётности

После перепроведения сверьте результат:

Расчётный листок за месяц корректировки не должен показывать «висящий» долг, если операция закрыта поступлением или списанием.

Частые ошибки и как их избежать

• ❌ Удержали с других сотрудников или из последней выплаты «задним числом». С уволенного удерживать нечего, а чужую зарплату трогать нельзя.
• ❌ Признали счётной ошибкой отпуск авансом. Это не счётная ошибка — взыскать через суд почти нереально, проще прощать.
• ❌ Распровели «Увольнение». Летят взаиморасчёты и отчётность. Только перерасчёт.
• ❌ Забыли про НДФЛ. После уменьшения начислений возникает излишне удержанный налог — его нужно вернуть или зачесть.
• ❌ Списали долг без документа-основания. Нужны бухгалтерская справка и решение о прощении/списании, иначе расход не подтверждён.

Частые вопросы