Повторный приём на работу уволенного сотрудника в 1С Бухгалтерии и ЗУП

Главное правило простое: когда в 1С Бухгалтерия 8.3 нужно принять на работу сотрудника, ранее уволенного, вы не заводите нового человека. Физлицо уже есть в базе — с ИНН, СНИЛС, паспортом и накопленным доходом за год. Ваша задача — создать новую запись сотрудника и привязать её к этому же физлицу.

Если создать человека заново, программа задвоит физлицо. Тогда НДФЛ и взносы посчитаются с нуля, вычеты слетят, а в отчётности по одному человеку появятся два разных набора данных. Разбирать это потом — отдельная боль.

Ниже — пошагово для 1С:Бухгалтерия и для 1С:ЗУП, что с НДФЛ и взносами при приёме в том же году, какие документы нужны и где чаще всего ошибаются.

Почему нельзя просто создать нового сотрудника

В 1С разведены два справочника:

• 👤 Физические лица — сам человек. Один паспорт = одна карточка физлица навсегда.
• 💼 Сотрудники — трудовые отношения. У одного физлица может быть несколько записей: уволили, приняли снова, приняли по совместительству.

При повторном приёме создаётся новая запись «Сотрудник», но она ссылается на старое физлицо. Это ключевой момент всей операции.

⚠️ Никогда не заводите второе физлицо на одного человека. Задвоение ломает расчёт НДФЛ нарастающим итогом, стандартные вычеты и справки о доходах. Исправлять придётся вручную через объединение карточек.

Какие документы оформить при приёме ранее уволенного

Повторный приём с точки зрения кадров — обычный приём. Комплект документов тот же, что и для нового работника.

Пара нюансов именно для «возвращенцев»:

• 📋 Если человек с прошлого места принёс СТД-Р или новую трудовую, проверьте записи об увольнении — иногда всплывает работа у другого работодателя в промежутке.
• 🧾 Заново берите заявление на стандартные вычеты (на детей и т. п.). Старое заявление на новый трудовой договор не распространяется.
• 📆 Отпускной стаж и остатки отпуска с прошлого периода работы не переносятся — при увольнении отпуск был компенсирован. Считаем с чистого листа.

Как в 1С Бухгалтерия 8.3 принять уволенного сотрудника

Речь про 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 со встроенным кадровым учётом (режим «Учёт зарплаты ведётся в этой программе», для штата примерно до 60 человек).

После проведения новая запись сотрудника встанет в справочник, а история физлица (доход, НДФЛ, взносы за год) сохранится и продолжит накапливаться.

💡 Если вводите фамилию, а 1С предлагает создать нового человека и не показывает существующего — скорее всего, у старого физлица не совпадает написание ФИО или стоит галочка «не показывать в списках». Найдите его вручную через Зарплата и кадры → Физические лица.

Как в 1С ЗУП принять на работу ранее уволенного — заполняем карточку

В 1С:Зарплата и управление персоналом ред. 3.1 логика та же, но экранов больше.

1. Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу (или Приём списком).
2. В поле «Сотрудник» вводите фамилию — ЗУП покажет карточку с пометкой, что физлицо уже есть в базе. Выбираете его.
3. Программа создаёт запись сотрудника с новым табельным номером, но привязанную к старому физлицу.
4. Заполняете вкладки: Главное (дата, подразделение, должность, график), Оплата труда (плановые начисления), Трудовой договор.
5. Проводите и печатаете приказ по форме Т-1.

Проверьте в карточке физлица вкладки «Налог на доходы» и «Страхование»: там лежат ИНН, статус налогоплательщика (резидент/нерезидент), СНИЛС и признак застрахованного лица. При повторном приёме эти данные должны остаться прежними — если их нет, отчётность по человеку поедет.

⚠️ В ЗУП у нового сотрудника не переносятся плановые начисления, вычеты и графики с прошлой записи. Всё заполняете заново — это нормально, так и задумано.

Что происходит с НДФЛ и взносами при приёме в том же году

Самое важное отличие повторного приёма — накопленный доход.

НДФЛ и страховые взносы считаются нарастающим итогом с начала года по физлицу, а не по записи сотрудника. Поэтому если человек уволился в марте и вернулся в сентябре того же года:

• 💰 Доход за январь–март учитывается в базе для НДФЛ и в лимитах по взносам.
• 📉 Стандартные вычеты на детей идут дальше по нарастающей — с учётом уже полученного дохода и лимита.
• 🧮 Прогрессивная ставка НДФЛ применяется к совокупному доходу за год, а не к «новому куску».

Пример: за январь–март начислено 300 000 ₽, удержан НДФЛ. Приняли в сентябре — новая зарплата ложится сверху этих 300 000 ₽. Программа делает это автоматически, если физлицо не задвоено. Вот почему пункт про дубли такой критичный.

💡 Если сотрудник в промежутке работал у другого работодателя, доход оттуда в вашу базу НДФЛ не попадает. Но для стандартных вычетов запросите у него справку о доходах с прежнего места.

Особые сценарии

Не каждый повторный приём одинаковый. Подберите свой случай.

Типичные ошибки

Собрали то, на чём спотыкаются чаще всего.

• ❌ Создали нового человека вместо выбора существующего. Итог — два физлица, разъехавшийся НДФЛ, ошибки в 6-НДФЛ и РСВ. Лечится объединением карточек.
• ❌ Не проверили статус налогоплательщика. У вернувшегося мог смениться статус (резидент/нерезидент) — ставка НДФЛ поедет.
• ❌ Забыли новое заявление на вычеты. Программа перестанет давать вычет на ребёнка либо, наоборот, даст лишний.
• ❌ Дата приёма раньше даты увольнения. 1С выдаст ошибку пересечения периодов — проверьте, что новая дата приёма позже последнего дня работы.
• ❌ Пытаетесь «отменить увольнение» вместо приёма. Отмена увольнения — это когда человек фактически не увольнялся (ошибка кадровика). Если увольнение было реальным и с расчётом — нужен именно новый приём.

⚠️ Перед массовыми правками по физлицам сделайте резервную копию базы. Объединение и удаление карточек необратимо.

Как проверить, что всё сделано верно

После проведения приёма пробегитесь по контрольным точкам:

• 🔎 Зарплата и кадры → Отчёты по кадрам → «Личные данные сотрудников» — убедитесь, что человек один, а не два.
• 🧾 Карточка физлица → доход и НДФЛ нарастающим итогом отражают прошлые периоды года (при приёме в том же году).
• 📊 После первого начисления — «Анализ НДФЛ» и «Проверка расчёта взносов»: база должна учитывать доход до увольнения.
• 🗂 Отчёт ЕФС-1 (подраздел 1.1) — по приёму подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

Частые вопросы