Повторный приём на работу уволенного сотрудника в 1С Бухгалтерии и ЗУП

Главное правило простое: когда в 1С Бухгалтерия 8.3 нужно принять на работу сотрудника, ранее уволенного, вы не заводите нового человека. Физлицо уже есть в базе — с ИНН, СНИЛС, паспортом и накопленным доходом за год. Ваша задача — создать новую запись сотрудника и привязать её к этому же физлицу.

Если создать человека заново, программа задвоит физлицо. Тогда НДФЛ и взносы посчитаются с нуля, вычеты слетят, а в отчётности по одному человеку появятся два разных набора данных. Разбирать это потом — отдельная боль.

Ниже — пошагово для 1С:Бухгалтерия и для 1С:ЗУП, что с НДФЛ и взносами при приёме в том же году, какие документы нужны и где чаще всего ошибаются.

Почему нельзя просто создать нового сотрудника

В 1С разведены два справочника:

• 👤 Физические лица — сам человек. Один паспорт = одна карточка физлица навсегда.
• 💼 Сотрудники — трудовые отношения. У одного физлица может быть несколько записей: уволили, приняли снова, приняли по совместительству.

При повторном приёме создаётся новая запись «Сотрудник», но она ссылается на старое физлицо. Это ключевой момент всей операции.

Какие документы оформить при приёме ранее уволенного

Повторный приём с точки зрения кадров — обычный приём. Комплект документов тот же, что и для нового работника.

Пара нюансов именно для «возвращенцев»:

• 📋 Если человек с прошлого места принёс СТД-Р или новую трудовую, проверьте записи об увольнении — иногда всплывает работа у другого работодателя в промежутке.
• 🧾 Заново берите заявление на стандартные вычеты (на детей и т. п.). Старое заявление на новый трудовой договор не распространяется.
• 📆 Отпускной стаж и остатки отпуска с прошлого периода работы не переносятся — при увольнении отпуск был компенсирован. Считаем с чистого листа.

Как в 1С Бухгалтерия 8.3 принять уволенного сотрудника

Речь про 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 со встроенным кадровым учётом (режим «Учёт зарплаты ведётся в этой программе», для штата примерно до 60 человек).

После проведения новая запись сотрудника встанет в справочник, а история физлица (доход, НДФЛ, взносы за год) сохранится и продолжит накапливаться.

Как в 1С ЗУП принять на работу ранее уволенного — заполняем карточку

В 1С:Зарплата и управление персоналом ред. 3.1 логика та же, но экранов больше.

1. Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу (или Приём списком).
2. В поле «Сотрудник» вводите фамилию — ЗУП покажет карточку с пометкой, что физлицо уже есть в базе. Выбираете его.
3. Программа создаёт запись сотрудника с новым табельным номером, но привязанную к старому физлицу.
4. Заполняете вкладки: Главное (дата, подразделение, должность, график), Оплата труда (плановые начисления), Трудовой договор.
5. Проводите и печатаете приказ по форме Т-1.

Проверьте в карточке физлица вкладки «Налог на доходы» и «Страхование»: там лежат ИНН, статус налогоплательщика (резидент/нерезидент), СНИЛС и признак застрахованного лица. При повторном приёме эти данные должны остаться прежними — если их нет, отчётность по человеку поедет.

Что происходит с НДФЛ и взносами при приёме в том же году

Самое важное отличие повторного приёма — накопленный доход.

НДФЛ и страховые взносы считаются нарастающим итогом с начала года по физлицу, а не по записи сотрудника. Поэтому если человек уволился в марте и вернулся в сентябре того же года:

• 💰 Доход за январь–март учитывается в базе для НДФЛ и в лимитах по взносам.
• 📉 Стандартные вычеты на детей идут дальше по нарастающей — с учётом уже полученного дохода и лимита.
• 🧮 Прогрессивная ставка НДФЛ применяется к совокупному доходу за год, а не к «новому куску».

Пример: за январь–март начислено 300 000 ₽, удержан НДФЛ. Приняли в сентябре — новая зарплата ложится сверху этих 300 000 ₽. Программа делает это автоматически, если физлицо не задвоено. Вот почему пункт про дубли такой критичный.

Особые сценарии

Не каждый повторный приём одинаковый. Подберите свой случай.

Типичные ошибки

Собрали то, на чём спотыкаются чаще всего.

• ❌ Создали нового человека вместо выбора существующего. Итог — два физлица, разъехавшийся НДФЛ, ошибки в 6-НДФЛ и РСВ. Лечится объединением карточек.
• ❌ Не проверили статус налогоплательщика. У вернувшегося мог смениться статус (резидент/нерезидент) — ставка НДФЛ поедет.
• ❌ Забыли новое заявление на вычеты. Программа перестанет давать вычет на ребёнка либо, наоборот, даст лишний.
• ❌ Дата приёма раньше даты увольнения. 1С выдаст ошибку пересечения периодов — проверьте, что новая дата приёма позже последнего дня работы.
• ❌ Пытаетесь «отменить увольнение» вместо приёма. Отмена увольнения — это когда человек фактически не увольнялся (ошибка кадровика). Если увольнение было реальным и с расчётом — нужен именно новый приём.

Как проверить, что всё сделано верно

После проведения приёма пробегитесь по контрольным точкам:

• 🔎 Зарплата и кадры → Отчёты по кадрам → «Личные данные сотрудников» — убедитесь, что человек один, а не два.
• 🧾 Карточка физлица → доход и НДФЛ нарастающим итогом отражают прошлые периоды года (при приёме в том же году).
• 📊 После первого начисления — «Анализ НДФЛ» и «Проверка расчёта взносов»: база должна учитывать доход до увольнения.
• 🗂 Отчёт ЕФС-1 (подраздел 1.1) — по приёму подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

Частые вопросы