Смена паспорта сотрудника в 1С: как обновить данные без ошибок в отчётности

Чтобы в 1С изменить паспортные данные в связи с заменой паспорта, откройте карточку сотрудника, зайдите в раздел с личными данными и внесите новую серию, номер, дату и орган выдачи — старые сведения программа сохранит в истории. Замена паспорта (по возрасту, порче, смене фамилии) — рядовая операция, но одна ошибка тут прилетает прямо в отчётность: ЕФС-1, персонифицированные сведения, справки о доходах.

Разберём по шагам: где в 1С хранятся паспортные данные, как их поменять в ЗУП и в Бухгалтерии, что делать при смене фамилии и как не потерять историю.

Где в 1С хранятся паспортные данные сотрудника

Паспорт привязан не к элементу справочника «Сотрудники», а к физическому лицу. Это важно: один человек может числиться как несколько сотрудников (основное место + внутреннее совместительство), но паспорт у него один — и меняется он в одном месте.

Найти карточку можно двумя путями:

• 📁 Кадры → Сотрудники → открыть сотрудника → ссылка «Личные данные» или «Ещё → Личные данные».
• 👤 Кадры → Физические лица → выбрать человека напрямую.

Как изменить паспортные данные в 1С:ЗУП пошагово

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 смена паспорта занимает пару минут. Главное — не затирать старые данные вручную, а пользоваться историей.

Не удаляйте старый паспорт из истории. Если справка 2-НДФЛ или запрос из ПФР касается периода, когда действовал прежний документ, 1С должна подставить именно те реквизиты.

Через «Историю» или напрямую — в чём разница

Для реальной замены паспорта — всегда через историю с новой датой.

Как изменить паспортные данные в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3 логика та же, но путь короче — блока «История документа» с датами здесь обычно нет, паспорт хранится проще.

1. Зарплата и кадры → Сотрудники → открыть нужного.
2. Раздел «Личные данные» → поля паспорта.
3. Заменить серию, номер, дату и орган выдачи.
4. Записать и закрыть.

Если ведёте полноценный кадровый учёт в Бухгалтерии, проверьте, чтобы новые данные попали в форму Ефс-1 и в персонифицированные сведения о физлицах.

Замена фамилии вместе с паспортом

Частый случай — сотрудница вышла замуж, сменила фамилию и получила новый паспорт. Тут два изменения сразу, и порядок имеет значение.

• ✅ Сначала меняем ФИО — в ЗУП это делается документом или через историю ФИО в карточке физлица (с датой смены фамилии).
• ✅ Затем — паспорт по шагам выше.
• 📌 Проверьте СНИЛС и ИНН: номера не меняются, но в ПФР/ФНС нужно подать сведения об изменении анкетных данных.

Типичные ошибки при смене паспорта в 1С

• ❌ Затёрли старый паспорт вместо записи в историю → неверные реквизиты в справках за прошлые годы.
• ❌ Не указали дату новой записи → 1С не понимает, с какого момента действует новый документ.
• ❌ Правка не у того физлица → у совместителя данные разошлись.
• ❌ Забыли про отчётность → расхождение ФИО/паспорта в персонифицированных сведениях.
• ❌ Ошиблись в коде подразделения (это код органа выдачи, 6 цифр через дефис), приняв его за номер паспорта.

Частые вопросы