Смена паспорта сотрудника в 1С:ЗУП: как обновить данные и не сломать отчётность
📋 Содержание
Сотрудник поменял паспорт — по возрасту, при замужестве или из-за порчи — и теперь его старые данные в 1С неактуальны. Чтобы в 1С изменить паспортные данные в связи с заменой паспорта, недостаточно просто затереть серию и номер: программа хранит историю, и от даты, с которой действует новый документ, зависит, какой паспорт попадёт в отчёты.
Ниже — как поменять паспортные данные при смене паспорта в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, какую именно дату указывать в поле «Сведения о документе действуют с», и что проверить, чтобы 6-НДФЛ и персонифицированные сведения ушли с верными реквизитами.
Короткий ответ: где меняются паспортные данные
Паспорт хранится в карточке физического лица, а не в документе кадрового приёма. Путь одинаков для ЗУП и Бухгалтерии:
Кадры → Сотрудники → выбрать сотрудника → ссылка «Личные данные» (или «Оформление» → блок «Документ, удостоверяющий личность»).
Дальше — либо редактируем реквизиты паспорта прямо в карточке, либо через ссылку «История» добавляем новую запись с датой. Второй способ правильнее: он не стирает старый паспорт.
💡 Если сотрудник заведён на несколько организаций одной базы, физлицо у него общее — паспорт достаточно поменять один раз, во всех расчётах он подтянется автоматически.
Пошагово: меняем паспорт в 1С:ЗУП
Кадры → Сотрудники → двойной клик по ФИО. Вверху — ссылка «Личные данные».После записи в 1С:Бухгалтерии всё аналогично: Зарплата и кадры → Сотрудники → «Личные данные» → блок паспорта. Интерфейс скромнее, но поле даты действия документа то же.
Какую дату указывать в «Документ действует с»
Это ключевой вопрос темы — и главная развилка. От даты зависит, какой паспорт попадёт в отчёт за конкретный период.
Не ставьте текущую дату «задним числом» наугад — если новый паспорт выдан в прошлом месяце, а вы поставите сегодняшнее число, отчёт за прошлый период уйдёт со старым документом.
Как это влияет на отчёты
Паспорт из карточки физлица подтягивается в несколько форм. Проверьте их после смены:
| Отчёт / документ | Что берёт из паспорта | Когда критично |
|---|---|---|
| 6-НДФЛ (разд. 1 прил.) | ФИО, при отсутствии ИНН — паспорт | При сдаче за период после смены |
| Персонифицированные сведения | ФИО, СНИЛС | Ежемесячно |
| ЕФС-1 | Персональные данные | При кадровых событиях |
| Справки сотруднику (о доходах) | Серия и номер паспорта | По запросу работника |
⚠️ Если отчёт уже сформирован до смены паспорта, перезаполните его кнопкой «Заполнить» — вручную реквизиты в готовой форме не правьте, при следующем автозаполнении они слетят.
Типичные ошибки
- 🗑️ Затёрли старый паспорт вместо добавления новой записи. История потеряна, отчёты за прошлые периоды покажут новый документ — расхождение с тем, что уже сдано.
- 📅 Не заполнили «действует с» или оставили дату по умолчанию. Программа не понимает, с какого момента менять документ.
- 👥 Поменяли паспорт в документе «Приём на работу», а не в карточке физлица. Там его вообще нет — реквизиты живут только в физлице.
- 🔁 Забыли перезаполнить уже созданные отчёты после правки паспорта.
Проверьте себя перед закрытием карточки
Частые вопросы
Где в 1С:ЗУП поменять паспортные данные сотрудника?
Кадры → Сотрудники → выбрать сотрудника → «Личные данные» → блок «Документ, удостоверяющий личность». Через ссылку «История» добавляется новая запись с новым паспортом.Какую дату ставить в поле «Сведения о документе действуют с»?
Нужно ли удалять старый паспорт?
Сотрудник сменил фамилию вместе с паспортом — что делать?
Я исправляю опечатку в старом паспорте, а не меняю документ. Тоже добавлять новую строку?
Отчёт уже сдан со старым паспортом — нужна корректировка?
Источники
- Положение о паспорте гражданина РФ (Постановление Правительства РФ № 1205 от 23.12.2023)
- Приказ ФНС России об утверждении формы 6-НДФЛ (ЕД-7-11/649@)
Материал подготовлен редакцией 1С 8.3 — независимый справочник. Проверено и обновлено: 12.07.2026. Независимый справочник. Мы не представляем фирму «1С» и не аффилированы с ней.