Изменение штатного расписания в 1С:ЗУП 3.1: пошаговая инструкция

Как в 1С изменить штатное расписание — вопрос, который всплывает при каждом повышении оклада, вводе новой должности или сокращении. И ответ зависит от одной галочки в настройках: ведёте вы штатку с историей изменений или без неё.

От этой галочки зависит всё. Без истории вы правите текущий документ напрямую. С историей — создаёте отдельный документ «Изменение штатного расписания» на конкретную дату. Ниже разберём оба способа: как в 1С:ЗУП внести изменения в штатное расписание правильно, чтобы отчёты и форма Т‑3 сошлись.

Два режима: с историей и без — чем отличаются

В 1С:ЗУП 3.1 штатное расписание можно вести двумя способами. Выбор делается один раз и определяет всю дальнейшую работу.

💡 Совет: если сомневаетесь — включайте историю. Она почти ничего не стоит по трудозатратам, зато вы в любой момент поднимете форму Т‑3 на нужную дату и покажете инспектору, что было в штатке год назад.

Проверить и переключить режим: Настройка → Кадровый учёт → ссылка Настройка штатного расписания. Флажок «Ведётся история изменений штатного расписания» и определяет способ работы.

⚠️ Переключение с «без истории» на «с историей» задним числом создаёт первую позицию на дату включения. Данные за прошлые периоды 1С не восстановит — их там просто не было.

Где найти штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1

Раздел прячется не там, где ищут новички. Путь один и тот же в обоих режимах:

Кадры → Штатное расписание

Откроется список позиций — по одной строке на каждую штатную единицу (должность в подразделении). Отсюда работают все действия: ввод, изменение, утверждение, печать.

Если пункта Штатное расписание в разделе Кадры нет — оно отключено в настройках. Включается там же, где режим истории: Настройка → Кадровый учёт → Настройка штатного расписания → флажок «Ведётся штатное расписание».

Что такое позиция штатного расписания

Позиция — это ключевое понятие, без которого изменения не понять.

Одна позиция = одна связка «подразделение + должность» с заданным количеством ставок и вилкой оплаты. Например:

• 📌 Бухгалтерия · Бухгалтер · 3 ставки · оклад 60 000 ₽
• 📌 Отдел продаж · Менеджер · 5 ставок · оклад 45 000 ₽ + премия 20%

Когда вы меняете штатку, вы меняете именно позиции: правите одну, закрываете другую, добавляете третью. Сотрудники к позициям не привязаны жёстко — позиция описывает «место», а не человека.

Как в 1С изменить штатное расписание без истории изменений

Самый короткий путь. Подходит, если история выключена.

1. Откройте Кадры → Штатное расписание.
2. Найдите нужную позицию, откройте двойным кликом.
3. Поменяйте что нужно — оклад, надбавку, количество ставок, должность.
4. Нажмите Записать и закрыть.

Всё. Новое значение действует «здесь и сейчас», прежнее нигде не сохраняется.

⚠️ Минус способа: форму Т‑3 на прошлую дату вы уже не построите. Если завтра спросят, какой оклад стоял в позиции месяц назад, — в базе этого нет. Поэтому режим без истории годится только для маленьких стабильных штаток.

Чтобы добавить новую позицию в этом режиме — кнопка Создать над списком. Чтобы убрать — выделите строку и нажмите Закрыть позицию (физически удалять не нужно, позиция просто перестанет действовать).

Как в 1С внести изменения в штатное расписание с историей

Основной сценарий для большинства организаций. Здесь правки оформляются отдельным документом на дату — и вся хронология остаётся в базе.

Документ называется «Изменение штатного расписания». Путь: Кадры → Изменения штатного расписания (или кнопка Изменить прямо из списка штатного расписания).

💡 Совет: не плодите по документу на каждую мелочь. Все изменения, вступающие в силу одной датой (например, с 1‑го числа), удобно собрать в один документ «Изменение штатного расписания» — так и в отчётах чище.

Как добавить, изменить или убрать должность

Разберём частые операции отдельно — на каждой свои нюансы.

Поднять оклад по позиции

Изменить позицию → в карточке меняете сумму оклада → проводите. Если по позиции работает сотрудник, оклад в его начислениях сам не поменяется — нужен отдельный документ Изменение оплаты труда (или Изменение плановых начислений). Штатка и факт начислений в 1С живут раздельно.

Добавить новую должность

Сначала должность должна быть в справочнике Кадры → Должности. Потом — Добавить позицию в документе изменения. Если новой должности в справочнике нет, 1С не даст выбрать её в позицию.

Убрать должность из штатки

Действие Закрыть позицию в документе изменения. Закрывать позицию можно только когда на ней нет действующих сотрудников — иначе 1С выдаст ошибку. Сначала переведите или уволите людей, потом закрывайте позицию.

Переименовать должность

Тонкий момент. Если поправить название прямо в справочнике Должности, оно поменяется и во всех прошлых документах — история исказится. Правильно: завести новую должность, открыть под неё позицию, закрыть старую.

Унифицированная форма № Т‑3

Форма Т‑3 — печатное представление штатного расписания. С 2013 года она не обязательна, но большинство организаций продолжают её вести: удобно и привычно проверяющим.

В 1С:ЗУП форма Т‑3 печатается прямо из документа, который утверждает штатку:

1. Откройте документ Утверждение штатного расписания или Изменение штатного расписания с флагом утверждения.
2. Кнопка Печать → Штатное расписание (Т‑3).
3. 1С соберёт форму на дату документа со всеми действующими позициями.

💡 При режиме с историей вы можете распечатать Т‑3 на любую прошлую дату — 1С подставит те позиции и оклады, что действовали тогда. В режиме без истории — только текущее состояние.

Свой бланк вместо Т‑3 в типовой ЗУП без доработок не подставить — печатная форма зашита в конфигурацию. Меняют её либо через внешнюю печатную форму, либо правкой конфигурации (это уже задача программиста).

Отчёты для проверки штатного расписания

После изменений сверьтесь с отчётами — так поймаете расхождения раньше, чем их найдёт проверка. Все они в Кадры → Отчёты по штатному расписанию:

• 📊 Штатное расписание — текущее состояние: позиции, ставки, ФОТ.
• 📊 Анализ штатного расписания — сравнение штатных единиц с фактически занятыми.
• 📊 Соблюдение штатного расписания — где факт разошёлся со штаткой (оклад сотрудника ≠ вилке позиции, занято больше ставок, чем открыто).
• 📊 Штатная расстановка — кто на какой позиции сидит.

⚠️ Отчёт Соблюдение штатного расписания — первое, что стоит открыть после правок. Красные строки в нём означают, что оклад в позиции и оклад сотрудника разъехались: штатку поменяли, а начисления забыли.

Типичные ошибки при изменении штатного расписания

Грабли, на которые наступают чаще всего.

Разбор ошибок:

• ❌ Забыли изменить оплату сотруднику. Подняли оклад в штатке — а в расчёте старая сумма. Штатное расписание описывает «место», а не начисления конкретного человека. Правьте Изменение оплаты труда отдельно.
• ❌ Неверная дата документа. Поставили сегодняшнюю дату вместо 1‑го числа месяца — и Т‑3 на начало месяца показывает старые данные. Дата документа = дата вступления в силу.
• ❌ Правка справочника «Должности» напрямую. Переименовали должность в справочнике — переписали всю историю. Правильно только через новую позицию.
• ❌ Попытка удалить позицию вместо закрытия. Удаление ломает ссылки в прошлых документах. Используйте Закрыть позицию — она останется в истории, но перестанет действовать.
• ❌ Изменения без утверждения. Если по регламенту нужен приказ, не забудьте флаг утверждения — иначе не будет ни приказа, ни обновлённой Т‑3.

Если изменения «не видно»

Провели документ, а в штатке всё по‑старому? Проверьте по порядку:

Частые вопросы