Как оформить отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет в 1С 8.3

Главная путаница у бухгалтеров одна: в 1С пытаются «начислить» пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет вручную, как раньше. Так уже не делают — пособие платит СФР напрямую, а задача программы другая. Разберём по шагам, как в 1С оформить отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет, каким документом его провести, как распечатать приказ и передать сведения в фонд.

Инструкция подходит и для 1С:ЗУП 8.3, и для 1С:Бухгалтерии 8.3 (включая базовую) — различия в интерфейсе отмечаю отдельно. Механика в любой конфигурации 1С:Предприятие одна: кадровый документ на сотрудника → приказ → сведения в СФР → отражение периода в отчётности.

Кому положен отпуск по уходу за ребёнком и что делает программа

Отпуск предоставляется по заявлению до достижения ребёнком 3 лет (ст. 256 ТК РФ). Внутри него — два «слоя» с разными деньгами:

• 🍼 до 1,5 лет — период с ежемесячным пособием (40% среднего заработка), платит СФР;
• 🧸 от 1,5 до 3 лет — период без пособия, остаётся только необлагаемая компенсация небольшого размера за счёт работодателя.

Что делает 1С, а что нет:

• ✅ фиксирует отпуск как кадровое событие и освобождение от работы;
• ✅ печатает приказ по форме Т-6 (или своей форме организации);
• ✅ сохраняет за сотрудником место и ведёт период для стажа и отчётности (ЕФС-1);
• ✅ формирует и отправляет в СФР сведения, чтобы фонд назначил пособие;
• ❌ не начисляет и не выплачивает пособие до 1,5 лет — это делает фонд по прямым выплатам.

Если ждёте, что после проведения документа в расчётном листке появится сумма пособия, — её там не будет. И это нормально.

Что подготовить до оформления: заявления и документы

От сотрудника нужен пакет документов — без них фонд не назначит выплату. Соберите их до ввода документа в программу.

Заявление о назначении пособия по уходу за ребёнком до 1,5 лет в 1С ЗУП

Отдельного документа «Заявление о назначении пособия» в ЗУП 3.1 нет — и искать его не нужно. Заявление сотрудник пишет на бумаге (или через кадровый ЛК), а в программу попадают только данные из него:

1. Заявление на отпуск → основание для документа «Отпуск по уходу за ребёнком».
2. Заявление о назначении пособия → данные о ребёнке, очерёдности и реквизитах, которые уходят в СФР в ответе на запрос фонда.
3. Скан заявления удобно прикрепить к документу через Ещё → Присоединённые файлы — потом не придётся искать бумагу.

При проактивном (беззаявительном) назначении заявление на пособие уже не требуется: фонд сам инициирует выплату, получив от вас сведения. Заявление на сам отпуск остаётся обязательным всегда.

Настройки 1С:Предприятие перед первым оформлением

Если документ «Отпуск по уходу за ребёнком» не появляется в меню, дело в настройках, а не в релизе.

В 1С:ЗУП 8.3 проверьте: Настройка → Расчёт зарплаты → включён расчёт отпусков и больничных. Отпуска по уходу входят в стандартный функционал, отдельной галочки обычно не требуют. Также убедитесь, что настроен обмен с СФР: Настройка → Организации → закладка Документооборот с СФР (СЭДО).

В 1С:Бухгалтерии 8.3 нужен включённый кадровый учёт: Администрирование → Настройки зарплаты → Порядок учёта зарплаты. Если стоит «во внешней программе» — документа вы не увидите, переключите на учёт в этой базе.

Как отправить сотрудника в отпуск по уходу за ребёнком в 1С ЗУП 8.3: по шагам

Основной инструмент — документ «Отпуск по уходу за ребёнком». Путь: Кадры → Отпуска по уходу за ребёнком (в части релизов — Зарплата → Отпуска по уходу).

Как заполнить вкладки документа «Отпуск по уходу за ребёнком»

Закладка «Пособия»: до 1,5 лет за счёт СФР и до 3 лет за счёт работодателя

На этой закладке два независимых блока, и их путают чаще всего.

• Пособие до 1,5 лет (за счёт СФР). Ставите флажок и период. Сумма в ЗУП не считается — блок нужен, чтобы программа знала: по этому сотруднику идёт страховой случай и надо отдать данные фонду.
• Компенсация до 3 лет (за счёт работодателя). Символическая ежемесячная сумма (исторические 50 руб. в месяц во многих организациях заменены собственной выплатой по локальному акту). Вот она уже начисляется в ЗУП и попадает в расчётный листок.

Если в вашей организации собственной выплаты нет — второй блок просто не заполняйте.

Как штатное расписание влияет на отпуск по уходу за ребёнком в 1С ЗУП

Позиция сотрудника из штатного расписания не освобождается: место сохраняется за ним весь отпуск. Отсюда практические следствия:

• 📌 в отчёте по штатному расписанию позиция числится занятой;
• 📌 чтобы взять человека на замену, нужна срочная ставка — оформляйте приём «на период отпуска по уходу за ребёнком основного работника»;
• 📌 при контроле занятости позиций 1С не даст принять второго сотрудника на ту же ставку, если в штатном расписании нет свободной единицы — добавьте временную позицию или снимите контроль по этой позиции.

Приказ на отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет

Отдельный документ создавать не нужно: приказ — это печатная форма самого документа «Отпуск по уходу за ребёнком».

• 🖨️ В ЗУП: кнопка Печать → Приказ (Т-6).
• 🖨️ В Бухгалтерии: та же логика — печать из проведённого документа.

Форму Т-6 организация вправе доработать под себя, унифицированная форма давно необязательна. Главное — реквизиты, период и основание (заявление, свидетельство о рождении).

Отпуск по уходу за ребёнком в 1С Бухгалтерия 8.3: по шагам

В 1С:Бухгалтерии документ живёт в разделе Зарплата и кадры → Отпуска по уходу за ребёнком. Порядок заполнения тот же, что в ЗУП, интерфейс проще.

Как провести отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет в 1С 8.3 Бухгалтерия:

1. Зарплата и кадры → Отпуска по уходу за ребёнком → Создать.
2. Выберите сотрудника и укажите дату начала отпуска из заявления.
3. Заполните данные ребёнка и период до 1,5 лет.
4. Отметьте пособие за счёт СФР; при необходимости — выплату до 3 лет за счёт организации.
5. Проведите документ и распечатайте приказ.

Отличия от ЗУП, которые важно помнить:

• вкладок меньше, часть данных вносится компактнее;
• сложный средний заработок с исключаемыми периодами Бухгалтерия считает грубее — при нестандартных случаях проверяйте вручную;
• обмен с фондом из Бухгалтерии работает, но полный набор сообщений СЭДО и контроль сроков удобнее реализованы в ЗУП.

Если сотрудник работает в отпуске на неполном дне, зарплату за отработанное время Бухгалтерия начислит обычным Начислением зарплаты — отпуск по уходу этому не мешает.

Сведения в СФР: исходящее сообщение и ответ на запрос фонда

Здесь и кроется главное отличие от «старой» схемы. Работодатель пособие не выплачивает — он отдаёт фонду данные, а фонд платит сотруднику напрямую.

Исходящее сообщение о страховом случае

После проведения отпуска в ЗУП формируется исходящее сообщение о страховом случае (СЭДО): Отчётность, справки → Документооборот с СФР (или из самого документа по кнопке создания сообщения). Это сигнал фонду: у нас начался уход за ребёнком, запрашивайте сведения.

Запрос на дополнительные сведения и ответ на него

1. СФР присылает запрос сведений о застрахованном лице.
2. Входящий запрос вы открываете в журнале документооборота с фондом.
3. Программа формирует ответ: заработок за расчётные годы, стаж, данные ребёнка, реквизиты для выплаты.
4. Проверяете суммы, подписываете и отправляете.
5. Фонд назначает пособие и перечисляет его на карту «Мир» сотрудника.

Размер пособия — ориентировочно

Точную сумму считает фонд, но порядок величин полезно знать заранее — сотрудники спрашивают:

• 💰 40% среднемесячного заработка за 2 предыдущих календарных года;
• 💰 минимум для тех, у кого заработка нет или он низкий — ориентировочно 10–11 тыс. руб. в месяц;
• 💰 максимум ограничен предельной базой по взносам — ориентировочно 60–70 тыс. руб. в месяц.

Суммы индексируются ежегодно, поэтому цифры выше — только ориентир. Актуальные значения на дату назначения уточняйте перед разговором с сотрудником.

Как период отпуска попадает в отчётность: ЕФС-1, подраздел 1.2

Период отпуска по уходу — это льготный стаж. Он отражается в подразделе 1.2 формы ЕФС-1 (сведения о стаже, бывший СЗВ-СТАЖ) с особыми кодами:

• ДЕТИ — уход за ребёнком до 1,5 лет;
• ДЛДЕТИ — уход от 1,5 до 3 лет.

1С заполняет эти коды автоматически по проведённому документу при формировании годовой ЕФС-1. Отдельное кадровое мероприятие (подраздел 1.1) при начале отпуска по уходу подавать не требуется.

В персонифицированных сведениях и в расчёте по страховым взносам сотрудник в отпуске по уходу показывается с нулевыми суммами — из отчётов он не исчезает.

Как продлить отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет в 1С ЗУП 8.3

Когда ребёнку исполняется 1,5 года, пособие прекращается, а отпуск может продолжаться до 3 лет. В 1С это отдельное действие, программа сама период не продлит.

Как в 1С ЗУП оформить отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет:

1. Откройте Кадры → Отпуска по уходу за ребёнком.
2. Создайте новый документ вида «Отпуск по уходу от 1,5 до 3 лет» либо введите изменение условий существующего отпуска — набор команд зависит от релиза ЗУП 3.1.
3. Укажите период до дня перед 3-летием ребёнка.
4. Снимите признак пособия до 1,5 лет, при наличии — оставьте выплату за счёт работодателя.
5. Проведите документ и распечатайте приказ.

В 1С Бухгалтерии отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет оформляется так же — тем же документом с новым периодом, без пособия от фонда.

Работа в отпуске по уходу: неполный день и подработка

Сотрудник вправе работать во время отпуска по уходу — на неполном времени или на дому (ст. 93 ТК РФ). Право на пособие при этом сохраняется.

Как это выглядит в 1С:

• 📄 отпуск по уходу не закрываете — документ продолжает действовать;
• 📄 вводите изменение условий: неполное рабочее время с указанием часов или дней;
• 📄 зарплата за фактически отработанное время начисляется обычным документом начисления;
• 📄 в табеле у сотрудника одновременно и код отпуска по уходу, и отработанные часы.

Возврат из отпуска по уходу за ребёнком в 1С

Сотрудник может выйти в любой момент — досрочно или строго по окончании отпуска. Возврат фиксируем в программе отдельно, «само» ничего не закроется.

• 📄 В ЗУП: документ «Изменение отпуска по уходу» (или ввод фактической даты окончания в исходном документе).
• 📄 В Бухгалтерии: аналогично — корректируете период в проведённом документе.

Порядок действий при досрочном выходе:

1. Заявление сотрудника о прекращении отпуска.
2. Изменение условий (дата окончания) в 1С и приказ о прекращении отпуска.
3. Сообщение в СФР через СЭДО о прекращении страхового случая.
4. С даты выхода — обычный график и начисление зарплаты.

После возврата проверьте табель: с даты выхода код отпуска по уходу должен исчезнуть, иначе зарплата рассчитается не за все дни.

Частые ошибки и как их избежать

Отчёты для проверки: как убедиться, что всё оформлено верно

Быстрый самоконтроль после проведения документов:

• 🔎 приказ Т-6 распечатан и подписан сотрудником;
• 🔎 в журнале СЭДО есть исходящее сообщение о страховом случае и ответ на запрос со статусом «принято»;
• 🔎 в табеле (Кадры → отчёты по кадрам) — код отпуска по уходу без «дыр» и неявок;
• 🔎 в отчёте по штатному расписанию позиция сотрудника числится занятой;
• 🔎 в годовой ЕФС-1 (подраздел 1.2) стоит код ДЕТИ / ДЛДЕТИ;
• 🔎 если сотрудник на неполном дне — идёт начисление за отработанное время.

Частые вопросы