Как оформить отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет в 1С 8.3

Главная путаница у бухгалтеров одна: в 1С пытаются «начислить» пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет вручную, как раньше. С 2021 года так не делают — пособие платит СФР напрямую, а задача программы другая. Разберём по шагам, как в 1С оформить отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет, какой документ провести, как создать приказ и передать сведения в фонд.

Инструкция подходит и для 1С:ЗУП 8.3, и для 1С:Бухгалтерии 8.3 (включая базовую) — различия в интерфейсе я отмечаю отдельно. Механика одна: кадровый документ на сотрудника → приказ → сведения в СФР → отражение периода в отчётности.

💡 В отпуск по уходу может уйти не только мать. Право есть у отца, бабушки, деда или другого родственника, который фактически ухаживает за ребёнком. В 1С это тот же документ, меняется только сотрудник.

Кому положен отпуск и что делает программа

Отпуск по уходу за ребёнком предоставляется по заявлению до достижения ребёнком 3 лет (ст. 256 ТК РФ). Внутри него — два «слоя»:

• 🍼 до 1,5 лет — период с ежемесячным пособием (40% среднего заработка);
• 🧸 от 1,5 до 3 лет — период без пособия (осталась только необлагаемая компенсация небольшого размера).

Что делает 1С, а что нет:

• ✅ фиксирует сам отпуск как кадровое событие и освобождение от работы;
• ✅ печатает приказ по форме Т-6 (или своей форме организации);
• ✅ ведёт учёт периода для стажа и отчётности (ЕФС-1);
• ✅ формирует сведения для СФР, чтобы фонд назначил пособие;
• ❌ не начисляет и не выплачивает пособие — с 2021 года это делает СФР по прямым выплатам.

Если ждёте, что после проведения документа в расчётном листке появится сумма пособия, — её там не будет. И это правильно.

Что подготовить до оформления

От сотрудника нужен пакет документов — без них СФР не назначит выплату. Соберите их заранее.

⚠️ Пособие назначается одному человеку. Если оба родителя работают, справка от второго родителя об отказе от пособия обязательна — иначе СФР вернёт запрос.

Настройка программы перед первым оформлением

Если документ «Отпуск по уходу за ребёнком» не появляется в меню, дело в настройках.

В 1С:ЗУП 8.3 проверьте: Настройка → Расчёт зарплаты → должен быть включён флажок расчёта отпусков и больничных. Отпуска по уходу входят в стандартный функционал, отдельной галочки обычно не требуют.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 нужен включённый кадровый учёт: Администрирование → Настройки зарплаты → Порядок учёта зарплаты. Если стоит «во внешней программе» — документа вы не увидите, переключите на учёт в этой базе.

💡 В базовой 1С:Бухгалтерии функционал урезан: до 60 сотрудников, без сложных расчётов. Отпуск по уходу оформить можно, но при большом штате и активных прямых выплатах удобнее вести кадры в 1С:ЗУП.

Как в 1С ЗУП оформить отпуск: пошагово

Основной инструмент — документ «Отпуск по уходу за ребёнком». Путь: Кадры → Отпуска по уходу за ребёнком (или Зарплата → Отпуска по уходу).

Как заполнить вкладки документа

В документе несколько закладок — заполняйте по порядку:

💡 Если сотрудница пришла недавно и заработка в вашей базе нет, внесите справку о заработке от прежнего работодателя (Кадры → Справки для расчёта пособий) — иначе средний посчитается заниженно.

Приказ на отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет

Отдельный документ создавать не нужно: приказ — это печатная форма самого документа «Отпуск по уходу за ребёнком».

• 🖨️ В ЗУП: кнопка Печать → Приказ (Т-6).
• 🖨️ В Бухгалтерии: та же логика — печать из проведённого документа.

Форму Т-6 организация вправе доработать под себя, унифицированная форма с 2013 года необязательна. Главное — реквизиты, период и основание (заявление, свидетельство о рождении).

Отпуск по уходу за ребёнком в 1С Бухгалтерия 8.3

В 1С:Бухгалтерии документ живёт в разделе Зарплата и кадры → Отпуска по уходу за ребёнком. Порядок заполнения тот же, что в ЗУП, интерфейс проще.

Отличия, которые важно помнить:

• вкладок меньше, часть данных вносится компактнее;
• сложный средний заработок с исключаемыми периодами Бухгалтерия считает грубее — при нестандартных случаях проверяйте вручную;
• сведения в СФР из Бухгалтерии тоже уходят, но обмен по СЭДО удобнее налажен в ЗУП.

Если сотрудник работает в отпуске на неполном дне, зарплату за отработанное время Бухгалтерия начислит обычным Начислением зарплаты — отпуск этому не мешает.

Передача сведений в СФР и пособие

Здесь и кроется главное отличие от «старой» схемы. Работодатель пособие не выплачивает — он даёт фонду данные, а фонд платит сотруднику напрямую.

Как это работает по проактивным (беззаявительным) выплатам:

1. Вы проводите отпуск по уходу в 1С.
2. СФР через СЭДО присылает запрос сведений о застрахованном.
3. В 1С открываете входящий запрос и формируете ответ со сведениями (заработок, стаж, реквизиты).
4. Отправляете подписанный ответ в фонд.
5. СФР назначает и перечисляет пособие на карту «Мир» сотрудника.

⚠️ Ответ на запрос СФР нужно отправить в срок. Просрочка = задержка пособия сотруднику и претензии к работодателю. Держите СЭДО-сообщения на контроле.

Размер пособия — ориентировочно

Точную сумму считает СФР, но порядок величин полезно знать:

• 💰 40% среднемесячного заработка за 2 предыдущих года;
• 💰 есть минимум (для тех, у кого низкий заработок или его нет) — порядка нескольких тысяч рублей в месяц;
• 💰 есть максимум — он ограничен предельной базой по взносам и составляет ориентировочно несколько десятков тысяч рублей в месяц.

Конкретные суммы фонд индексирует ежегодно — уточняйте актуальные значения на дату назначения.

Отражение периода в ЕФС-1 (подраздел 1.2)

Период отпуска по уходу — это льготный стаж. Он попадает в подраздел 1.2 формы ЕФС-1 (сведения о стаже, бывший СЗВ-СТАЖ) с особым кодом:

• ДЕТИ — уход за ребёнком до 1,5 лет;
• ДЛДЕТИ — уход от 1,5 до 3 лет.

1С заполняет эти коды автоматически на основании проведённого документа при формировании годовой ЕФС-1. Отдельное кадровое мероприятие (подраздел 1.1) при начале отпуска по уходу подавать не требуется.

Продление отпуска по уходу за ребёнком до 3 лет

Когда ребёнку исполняется 1,5 года, пособие прекращается, но отпуск может продолжаться до 3 лет. В 1С это оформляется отдельным действием.

Как продлить в 1С:ЗУП 8.3:

1. Откройте Кадры → Отпуска по уходу за ребёнком.
2. Создайте новый документ вида «Отпуск по уходу от 1,5 до 3 лет» (или измените условия существующего — зависит от релиза).
3. Укажите период до 3-летия ребёнка.
4. Проведите — пособие на этом этапе не назначается.

💡 Продление лучше оформить сразу, встык, чтобы не было разрыва в табеле. Иначе между 1,5 и 3 годами появятся «неявки без причины».

Возврат из отпуска: досрочный выход

Сотрудник вправе выйти в любой момент — досрочно или строго по окончании отпуска. В 1С фиксируем это отдельно.

• 📄 В ЗУП: документ «Изменение отпуска по уходу» или ввод даты досрочного окончания в исходном документе.
• 📄 В Бухгалтерии: аналогично, через корректировку периода.

При досрочном выходе на полный день пособие прекращается со дня выхода — не забудьте сообщить об этом в СФР через СЭДО, иначе фонд переплатит.

Если сотрудница выходит на неполный день, пособие сохраняется — тогда отпуск не закрывают, а фиксируют режим неполного времени.

Частые ошибки и как их избежать

Как проверить, что всё оформлено верно

Быстрый самоконтроль после проведения документов:

• 🔎 приказ Т-6 распечатан и подписан сотрудником;
• 🔎 в СЭДО есть ответ на запрос СФР со статусом «принято»;
• 🔎 в личном табеле — код отпуска по уходу, без «дыр» и неявок;
• 🔎 в годовой ЕФС-1 (подраздел 1.2) стоит код ДЕТИ / ДЛДЕТИ;
• 🔎 если сотрудник на неполном дне — идёт начисление за отработанное время.

Частые вопросы