Как в 1С 8.3 ЗУП поменять фамилию сотрудника в связи с замужеством

Сотрудница вышла замуж и принесла новый паспорт. Путей два: открыть карточку физического лица напрямую или зайти в неё из карточки сотрудника — данные там одни и те же. А вот способ «просто затереть старую фамилию» не подходит: фамилию меняют записью в истории ФИО с датой, иначе документы прошлых периодов съедут на новую фамилию и отчётность разойдётся.

Ниже — как в 1С изменить фамилию сотрудника после замужества: какие документы взять, где нажимать в ЗУП 8.3 и в Бухгалтерии, как потом искать человека по старой фамилии и что уйдёт в СФР.

Где в 1С хранится фамилия и почему это важно

Фамилия принадлежит физическому лицу. Справочник «Сотрудники» — это лишь трудовые отношения конкретного человека с организацией, своего ФИО у него нет.

• 🔹 правим ФИО у физлица — оно подтягивается во все связанные записи сотрудника (несколько организаций, вторая ставка, совместительство);
• 🔹 правим строго с датой изменения — программа ведёт историю ФИО по периодам;
• 🔹 старые табели, начисления и отчёты остаются со старой фамилией — так и должно быть.

Сравните два варианта на примере: брак зарегистрирован 15 марта.

Шаг 1. Документы для смены фамилии в связи с браком

Пока работник не принёс бумаги — в базе ничего не меняем. Основание должно быть документальным, а не «со слов».

Номер СНИЛС при смене фамилии не меняется — обновляются только анкетные данные в СФР. ИНН тоже остаётся прежним: он привязан к человеку, а не к фамилии.

Шаг 2. Кадровые документы и трудовая книжка

Отдельный приказ закон не требует. На практике комплект такой:

1. заявление работника с копиями свидетельства о браке и паспорта;
2. приказ (распоряжение) в свободной форме — если так принято в компании;
3. изменения в бумажной трудовой книжке и в личной карточке.

В бумажной трудовой старую фамилию зачёркивают одной чертой, рядом пишут новую, а на внутренней стороне обложки указывают документ-основание. В электронной трудовой отдельного мероприятия «смена фамилии» нет: актуальные ФИО уйдут вместе со следующим кадровым событием.

Шаг 3. Смена фамилии в 1С 8.3 ЗУП: пошаговая инструкция

Изменение фамилии из карточки физического лица

Основной путь. Кадры → Физические лица ведёт к первоисточнику данных: здесь живёт история ФИО с датами, паспорт, СНИЛС и ИНН. Если человек оформлен в двух организациях одной базы, менять нужно только здесь — и изменение увидят обе.

Изменение фамилии из карточки сотрудника

Из Кадры → Сотрудники откройте нужного работника и кликните по строке с ФИО и датой рождения. 1С перебросит в ту же карточку физлица. Дальше — те же шаги с историей ФИО.

Если ссылки «История» не видно

Бывает у пользователей с урезанными правами и в упрощённом интерфейсе:

• проверьте права — рядовому расчётчику могут быть закрыты персональные данные;
• в разделе Настройка → Кадровый учёт убедитесь, что ведётся полный кадровый учёт, а не упрощённый;
• обновите конфигурацию: в старых релизах окно истории ФИО открывалось по кнопке Ещё в карточке физлица.

Изменение фамилии в 1С Бухгалтерии 8.3 и других программах

Логика везде одна — правим физлицо, — но пути к нему отличаются.

В 1С Бухгалтерии после смены фамилии загляните в Зарплата и кадры → Сотрудники: если карточка сотрудника создавалась отдельно от физлица, программа может показывать старое наименование в списке — тогда просто перезапишите сотрудника.

Поиск в документах по старой и по новой фамилии

Частый затык: человека ищут по новой фамилии, а старые строки не находятся. Или наоборот.

• 📌 в списках документов и в отчётах человек показывается на дату документа — в прошлых периодах старая фамилия, в новых новая;
• 📌 в поле подбора вводите имя или отчество — они не менялись, найдётся в любом периоде;
• 📌 для сплошного поиска используйте Все функции → поиск ссылок на объект, указав физлицо: ссылка от фамилии не зависит;
• 📌 в журнале документов включите отбор по сотруднику через кнопку Ещё → Настроить список — отбор тоже работает по ссылке, а не по тексту.

Что ещё обновить после смены фамилии

Программа меняет фамилию везде сама, но часть данных живёт за пределами 1С:

• 🔸 зарплатный проект — выгрузите в банк изменённые реквизиты сотрудника, иначе платёж вернётся с ошибкой «получатель не найден»;
• 🔸 ЭЛН и больничные — при запросе листка по СНИЛС фамилия должна совпадать с данными СФР;
• 🔸 электронная подпись работника (если он подписывает документы в ЭДО) — перевыпуск;
• 🔸 пропуска, доверенности, банковские карты — организационная часть, к 1С отношения не имеет, но забывают чаще всего.

Шаг 4. Отчётность в СФР и по НДФЛ после изменения фамилии

Анкетные данные застрахованного лица должны совпадать с базой фонда.

• при ближайшем кадровом мероприятии (перевод, отпуск по уходу, увольнение) в подразделе ЕФС-1 уйдут актуальные ФИО;
• если движений по сотруднику долго нет, а данные разошлись — подают корректирующие/анкетные сведения через сервисы СФР.

В 1С отчёт формируется из Отчётность, справки → 1С-Отчётность → ЕФС-1. После записи новой фамилии у физлица программа подставит её автоматически.

По НДФЛ отдельных действий не нужно: в 6-НДФЛ и в справках о доходах данные берутся на дату формирования. Проверьте, что дата изменения ФИО не позже отчётного периода — иначе в форму уйдёт старая фамилия.

Для самопроверки удобны кадровые отчёты: Кадры → Кадровые отчёты → «Личные данные сотрудников». Там видно ФИО, СНИЛС и паспорт в одной таблице.

Типичные ошибки

Если в документах осталась старая фамилия

Частые вопросы