Как узнать, что числится на сотруднике в 1С 8.3

За сотрудником в 1С может числиться две разные вещи: материальные ценности (инструмент, спецодежда, ноутбук, ОС) и деньги (невозвращённый подотчёт, заём, невзысканный ущерб). Смотрят их в разных местах — единой кнопки «всё про сотрудника» в типовой конфигурации нет.

Ниже — как посмотреть в 1С, что числится на сотруднике, каждым способом: по каким счетам искать, каким отчётом и что делать, если сальдо «зависло».

💡 Быстрый ответ: имущество на МОЛ смотрят по счетам 10.11, 10.21, МЦ.04 и ведомостью по ОС; долги — в ОСВ по счетам 71, 73, 70. Отбор во всех отчётах — по субконто «Работники организации».

Что вообще может числиться за работником

Прежде чем открывать отчёт, определитесь, что именно ищете. От этого зависит счёт и отчёт.

• 🧰 Инструмент и хозинвентарь в эксплуатации — счёт 10.11.1
• 🦺 Спецодежда и спецоснастка — счёт 10.11.2 (или 10.11.1)
• 💻 Малоценка списанная, но под контролем — забалансовый МЦ.04
• 🏢 Основные средства на материально ответственном лице — регистр ОС
• 💸 Подотчётные суммы — счёт 71.01
• 🤝 Займы и ущерб (расчёты по прочим операциям) — счёт 73.01, 73.02
• 📄 Удержания по исполнительным листам — счёт 76.41, данные в ЗУП
• 💰 Начисленная, но не выплаченная зарплата — счёт 70

Способ 1. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту

Универсальный приём для любого долга или остатка ТМЦ. Подходит и для подотчёта, и для займов, и для инвентаря.

1. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту.
2. В поле «Счёт» укажите нужный: 71.01 (подотчёт), 73 (займы/ущерб), 10.11 (инвентарь).
3. Задайте период — обычно с начала года по текущую дату.
4. Нажмите Показать настройки → вкладка Группировка → добавьте субконто «Работники организации».
5. На вкладке Отбор поставьте условие: Работники = нужный сотрудник.
6. Сформируйте.

Дебетовое сальдо на конец периода по счёту 71.01 — это сумма, которую сотрудник должен вернуть или по которой не отчитался. Кредитовое — наоборот, организация должна ему (перерасход).

⚠️ По счёту 71 дебет и кредит легко перепутать. Дебет по подотчётнику = он вам должен. Не наоборот.

Способ 2. Карточка счёта — расшифровка до документа

ОСВ показывает итог, а Карточка счёта — каждую операцию: когда выдали, на что, чем отчитался.

• Отчёты → Карточка счёта
• Счёт 71.01, отбор по сотруднику
• Видно всю цепочку: Выдача наличных → Авансовый отчёт → остаток

Так вы поймёте, откуда взялся «зависший» остаток: например, деньги выдали, а авансовый отчёт не провели.

Способ 3. Отчёты по имуществу на МОЛ

Для инструмента, спецодежды и малоценки в эксплуатации.

Инвентарь и спецодежда. Склад → отчёты по спецодежде и инвентарю, либо ОСВ по счёту 10.11 с группировкой по «Физические лица» / «Номенклатура». Увидите, что и в каком количестве передано конкретному работнику.

Малоценка за балансом. Стоимость списали в расходы сразу, но контроль остался: ОСВ по счёту МЦ.04 с отбором по физлицу.

Основные средства. ОС и НМА → Ведомость амортизации ОС либо инвентарный отчёт с отбором по полю МОЛ. Показывает ноутбуки, технику, мебель, закреплённые за человеком.

Способ 4. Универсальный отчёт — когда стандартных мало

Если нужен нетиповой срез (например, все ценности и долги в одном списке), поможет Отчёты → Универсальный отчёт.

• Источник — регистр накопления или бухгалтерских остатков
• Отбор по измерению «Физическое лицо» / «Работник»
• Гибкая группировка и вывод в один документ

Это уже уровень опытного пользователя, но именно он закрывает задачу «покажи всё по сотруднику разом».

Как посмотреть в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП акцент на удержаниях и исполнительных листах, а не на ТМЦ.

• Кадры → карточка сотрудника → вкладки с удержаниями и займами
• Зарплата → Исполнительные листы — активные листы, суммы, остаток долга
• Взаиморасчёты по зарплате — счёт 70, смотрят в бухгалтерской базе

Если бухгалтерия и ЗУП — разные базы, сверяйте сальдо между ними: расхождения по счёту 70 после синхронизации бывают часто.

Типичные ошибки

«Зависший» подотчёт после отпуска или больничного. Деньги выдали, сотрудник отчитался частично, остаток болтается на 71. Расшифровка через карточку счёта покажет непровёденный авансовый отчёт.

Сальдо осталось после увольнения. Человек уволен, а на 71 или 73 висит остаток. Программа не закрывает такие суммы сама — их нужно либо взыскать, либо списать документом вручную.

Ищут ОС не там. Основные средства не увидеть в ОСВ по 10. Для них — отдельные отчёты по ОС с полем МОЛ.

Отбор по имени, а не по элементу справочника. Если в базе два «Иванова», отбирайте по конкретному элементу, иначе получите смешанные данные.

Видео-инструкция

Частые вопросы