Справка 2-НДФЛ в 1С 8.3: где найти и как сформировать

Сотрудник берёт ипотеку, и банк просит «ту самую 2-НДФЛ за полгода». Или увольняющийся кладовщик стоит у стола бухгалтера и ждёт справку на руки. Ситуация рядовая, а вот где в 1С сделать справку 2-НДФЛ — вспоминают не сразу: пункт меню называется иначе, чем сам документ.

Ниже — как в 1С 8.3 сформировать справку 2-НДФЛ для сотрудника и в ЗУП, и в Бухгалтерии: где найти справку о доходах в 1С 8.3 ЗУП, что проверить до печати, как выдать при увольнении и почему суммы иногда не сходятся с тем, что пришло на карту.

Справка о доходах: что это за документ и когда его просят

Справка подтверждает, сколько работнику начислено дохода, сколько предоставлено вычетов и сколько НДФЛ удержано. Выдаёт её работодатель как налоговый агент.

Зачем её обычно просят:

• 🏦 банк — кредит, ипотека, рефинансирование (чаще за 6 или 12 месяцев);
• 🧾 ИФНС — сотрудник сам заявляет вычет по декларации 3-НДФЛ;
• 👨‍👩‍👧 соцзащита и МФЦ — пособия, субсидия на ЖКУ, статус малоимущей семьи;
• 💼 новый работодатель — чтобы правильно посчитать вычеты и лимиты с начала года;
• ⚖️ суд, приставы, консульство — подтверждение дохода.

Выдаётся по заявлению работника и при увольнении. Форма — из приказа ФНС № ЕД-7-11/649@, в 1С она уже встроена и обновляется вместе с релизом.

Две разные «2-НДФЛ»: не перепутайте

Прежде чем нажимать кнопки, определитесь, какая справка нужна. Это два разных объекта с разными местами в программе.

Дальше речь в основном про справку для сотрудника — её просят чаще всего. Данные для налоговой разберу отдельным разделом.

Что проверить до того, как формировать 2-НДФЛ в 1С

Справка ничего не считает — она показывает то, что уже лежит в регистрах учёта НДФЛ. Поэтому 80 % проблем ловится до нажатия «Заполнить».

Начисления и выплаты

Зарплата за все месяцы периода должна быть начислена документом Начисление зарплаты и взносов и выплачена Ведомостью. Исчисленный НДФЛ появляется при начислении, удержанный — при выплате.

Налоговые вычеты

Откройте карточку сотрудника → Налог на доходы. Там должны быть заявления на стандартные вычеты с верной датой начала, а для имущественного и социального — уведомление из ИФНС с суммой. Нет заявления — вычета в справке не будет.

Удержанный НДФЛ и данные сотрудника

Проверьте ИНН, паспорт, дату рождения и статус налогоплательщика (резидент / нерезидент) — эти поля печатаются в справке и банк сверяет их с паспортом. Пустой ИНН допустим, а вот ошибка в серии паспорта — повод для отказа.

Справка о доходах в 1С 8.3 ЗУП: где найти

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) документ лежит в разделе отчётности по НДФЛ.

1. Раздел Отчётность, справки.
2. Пункт 2-НДФЛ для сотрудников (именно так называется команда).
3. Кнопка Создать.

📌 Второй путь — из карточки сотрудника: Кадры → открыть сотрудника → Оформить документ → Справка о доходах. Удобно, когда справка нужна одному человеку и лень искать его в общем списке.

Есть и третий вход — через 1С:Кабинет сотрудника: работник заказывает справку сам, бухгалтер только подтверждает. Про него ниже.

Как сформировать справку 2-НДФЛ в 1С ЗУП: пошагово

Как сделать 2-НДФЛ в 1С сразу на группу сотрудников

Если справки просят пять человек перед новогодними кредитами, не создавайте пять документов вручную. В списке 2-НДФЛ для сотрудников есть кнопка Заполнить по отбору: выбираете подразделение или список работников — 1С создаёт документы пачкой. Печать тоже групповая: выделите строки списка и отправьте на принтер одной командой.

2-НДФЛ в 1С 8.3 Бухгалтерия: как сделать для сотрудника

Если зарплата ведётся в «1С:Бухгалтерии предприятия 8.3», путь короче.

1. Раздел Зарплата и кадры.
2. Блок «НДФЛ» → 2-НДФЛ для сотрудников.
3. Создать → выбрать сотрудника и год → Заполнить → Провести.
4. Печать — кнопкой Справка о доходах (2-НДФЛ).

Логика та же, что в ЗУП. Разница лишь в расположении меню: в Бухгалтерии всё зарплатное собрано в разделе Зарплата и кадры, а настройки видов начислений — в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты.

Ещё одна деталь: в Бухгалтерии нет расширенных зарплатных отчётов ЗУП. Для сверки используйте Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Анализ НДФЛ по месяцам и Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.

Что попадёт в справку: доходы, вычеты, налог

Печатная форма собирается из четырёх блоков. Понимая их, легче ловить ошибки.

• 💰 Доходы по месяцам — с кодами (2000 — оклад, 2002 — премия, 2012 — отпускные, 2013 — компенсация отпуска, 2300 — больничный).
• 📉 Вычеты — стандартные (на детей), имущественные, социальные, если заявлены.
• 🧮 Налоговая база — доходы минус вычеты.
• 🏦 Суммы налога — исчислено / удержано / перечислено.

Коды доходов и вычетов 1С проставляет автоматически по виду начисления. Если у начисления не задан код — доход в справку не попадёт. Проверяется в Настройка → Начисления → реквизит Код дохода.

Пример на числах

Кладовщик с окладом 60 000 ₽ и одним ребёнком, справка за 6 месяцев:

Если сотрудник зарабатывает больше 2,4 млн ₽ в год, доход попадает под повышенные ставки прогрессивной шкалы — в справке появятся отдельные разделы по каждой ставке. Одна справка, несколько блоков с суммами налога.

Справка при увольнении: как оформить 2-НДФЛ в 1С Бухгалтерии и ЗУП

По ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения работнику выдают документы, связанные с работой. Справку о доходах включают в этот пакет — просить заявление не обязательно, но многие бухгалтеры всё равно берут.

Порядок в 1С:

1. Проведите Увольнение и окончательный расчёт.
2. Проведите Ведомость на выплату расчёта при увольнении — иначе удержанный НДФЛ не подтянется.
3. Создайте 2-НДФЛ для сотрудников за текущий год.
4. Заполнить → проверьте, что компенсация отпуска (код 2013) и выходное пособие сверх лимита попали в доходы.

Уволенному год или три назад справку тоже выдают: срок хранения данных у работодателя — 5 лет (по зарплатным документам и дольше), отказывать нет оснований. В 1С просто выберите нужный год в шапке документа.

Как выдать справку сотруднику: варианты и сроки

По ст. 62 ТК РФ выдать документы, связанные с работой, нужно в течение 3 рабочих дней с даты письменного заявления. Справка о доходах — как раз такой документ.

Каналы выдачи:

• 📄 Бумага — распечатали, подписали, отдали. Печать организации не обязательна: с 2016 года ООО и АО вправе работать без печати. Есть — ставьте, банку спокойнее.
• 📧 PDF по ЭП — кнопка сохранения в файл, подпись квалифицированной электронной подписью. Такой файл банки принимают, если умеют проверять подпись.
• 📱 1С:Кабинет сотрудника — работник заказывает справку в мобильном приложении, бухгалтер подтверждает, документ приходит ему автоматически. Экономит те самые 3 дня.

Как посмотреть данные для налоговой (приложение к 6-НДФЛ)

Отдельную 2-НДФЛ в ИФНС не сдают с 2021 года. Годовые сведения по каждому физлицу входят в 6-НДФЛ как Приложение № 1.

1. Отчётность, справки → 1С-Отчётность → Создать → 6-НДФЛ.
2. Период — год.
3. Приложение № 1 формируется вместе с отчётом; там те же справки, но в машиночитаемом виде для ФНС.

То есть для налоговой отдельно ничего «делать» не надо — сдаёте годовой 6-НДФЛ, и справки по сотрудникам уходят внутри него. Если после сдачи нашли ошибку в сведениях по одному человеку, подаётся корректировка только по нему — в 1С это отдельная строка приложения с номером корректировки.

Типичные ошибки и как их лечить

Отчёты для самопроверки

Прежде чем отдавать справку, сверьте цифры отчётами:

• 🔎 Анализ НДФЛ по месяцам — видно исчислено / удержано / перечислено по каждому сотруднику.
• 📊 Справка о доходах в свободной форме (в ЗУП) — детализация начислений, когда банк просит «свою» форму.
• ⚖️ Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — построчная расшифровка, если суммы не сходятся.
• 🧾 Сводная справка 2-НДФЛ — все работники в одной таблице, удобно перед сдачей 6-НДФЛ.

Если в этих отчётах порядок — печатная 2-НДФЛ будет корректной.

Если ошибку нашли в уже выданной справке

Уточнённых справок для работника не существует: сделайте новую, корректную, с текущей датой и отдайте взамен. Заберите прежний экземпляр, если он ещё у вас. А вот если ошибочные данные ушли в приложение № 1 к 6-НДФЛ, тут нужна именно корректировка отчёта в ИФНС.

Частые вопросы