Справка 2-НДФЛ в 1С 8.3: где найти и как сформировать

Сотрудник берёт ипотеку, и банк просит «ту самую 2-НДФЛ за полгода». Или увольняющийся кладовщик стоит у стола бухгалтера и ждёт справку на руки. Ситуация рядовая, а вот где в 1С сделать справку 2-НДФЛ — вспоминают не сразу: пункт меню называется иначе, чем сам документ.

Разберём, как в 1С 8.3 сформировать справку 2-НДФЛ для сотрудника — и в ЗУП, и в Бухгалтерии. Покажу, где найти справку о доходах в 1С 8.3 ЗУП, как её распечатать, выгрузить и не наступить на частые грабли с суммами.

💡 С 2021 года формы «2-НДФЛ» как отдельного отчёта в налоговую больше нет — данные ушли в приложение к 6-НДФЛ. Но справку для работника по-прежнему все называют «2-НДФЛ». Официально она — «Справка о доходах и суммах налога физического лица». В 1С ищите именно её.

Две разные «2-НДФЛ»: не перепутайте

Прежде чем нажимать кнопки, определитесь, какая справка нужна. Это два разных документа с разными местами в программе.

Дальше речь в основном про справку для сотрудника — её просят чаще всего. Отдельно покажу, где смотреть данные для налоговой.

Справка о доходах в 1С 8.3 ЗУП: где найти

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) документ лежит в разделе отчётности по НДФЛ.

1. Раздел Отчётность, справки.
2. Пункт 2-НДФЛ для сотрудников (именно так называется команда).
3. Кнопка Создать.

📌 Второй путь — из карточки сотрудника: Кадры → открыть сотрудника → Оформить документ → Справка о доходах. Удобно, когда справка нужна одному человеку.

Есть и третий вход — через 1С:Кабинет сотрудника: работник заказывает справку сам, бухгалтер только подтверждает. Про него ниже.

Как сформировать справку 2-НДФЛ в 1С ЗУП: пошагово

⚠️ Если справка нужна за текущий, ещё не закрытый год — «Перечислено» может быть меньше «Удержано» просто потому, что срок уплаты налога ещё не наступил. Это нормально, но банк иногда придирается. Формируйте по последний полностью выплаченный месяц.

2-НДФЛ в 1С 8.3 Бухгалтерия: как сделать для сотрудника

Если зарплата ведётся в «1С:Бухгалтерии предприятия 8.3», путь короче.

1. Раздел Зарплата и кадры.
2. Блок «НДФЛ» → 2-НДФЛ для сотрудников.
3. Создать → выбрать сотрудника и год → Заполнить → Провести.
4. Печать — кнопкой Справка о доходах (2-НДФЛ).

Логика та же, что в ЗУП. Разница лишь в расположении меню: в Бухгалтерии всё зарплатное собрано в разделе Зарплата и кадры.

💡 В Бухгалтерии справка корректна только если начисления и выплаты проведены документами Начисление зарплаты и Ведомость.... Если зарплату «занесли» вручную бухсправкой мимо регистров НДФЛ — справка выйдет пустой или неполной.

Что попадёт в справку: доходы, вычеты, налог

Печатная форма собирается из четырёх блоков. Понимая их, легче ловить ошибки.

• 💰 Доходы по месяцам — с кодами (2000 — оклад, 2012 — отпускные, 2013 — компенсация отпуска и т.д.).
• 📉 Вычеты — стандартные (на детей), имущественные, социальные, если заявлены.
• 🧮 Налоговая база — доходы минус вычеты.
• 🏦 Суммы налога — исчислено / удержано / перечислено.

Коды доходов и вычетов 1С проставляет автоматически по виду начисления. Если у начисления не задан код — доход в справку не попадёт. Проверяется в Настройка → Начисления → реквизит Код дохода.

Как выдать справку сотруднику: варианты

По ст. 62 ТК РФ выдать документы, связанные с работой, нужно в течение 3 рабочих дней с даты письменного заявления. Справка о доходах — как раз такой документ.

Каналы выдачи:

• 📄 Бумага — распечатали, подписали, отдали.
• 📧 PDF по ЭП — кнопка сохранения в файл, подпись электронной подписью.
• 📱 1С:Кабинет сотрудника — работник заказывает справку в мобильном приложении, бухгалтер подтверждает, документ приходит ему автоматически. Экономит те самые 3 дня.

Как посмотреть данные для налоговой (приложение к 6-НДФЛ)

Отдельную 2-НДФЛ в ИФНС не сдают с 2021 года. Годовые сведения по каждому физлицу входят в 6-НДФЛ как Приложение № 1.

1. Отчётность, справки → 1С-Отчётность → Создать → 6-НДФЛ.
2. Период — год.
3. Приложение № 1 формируется вместе с отчётом; там те же справки, но в машиночитаемом виде для ФНС.

То есть для налоговой отдельно ничего «делать» не надо — сдаёте годовой 6-НДФЛ, и справки по сотрудникам уходят внутри него.

Типичные ошибки и как их лечить

Отчёты для самопроверки

Прежде чем отдавать справку, сверьте цифры отчётами:

• 🔎 Анализ НДФЛ по месяцам — видно исчислено / удержано / перечислено по каждому сотруднику.
• 📊 Справка о доходах в свободной форме (в ЗУП) — детализация начислений.
• ⚖️ Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — построчная расшифровка, если суммы не сходятся.

Если в этих отчётах порядок — печатная 2-НДФЛ будет корректной.

Частые вопросы