Как уволить сотрудника в 1С ЗУП 3.1 и закрыть расчёт без долгов

Уволить человека в программе — это не одна кнопка. Увольнение сотрудника в 1С 8.3 ЗУП — это связка из документа расчёта, приказа, отчёта в СФР и пачки справок; пошаговая инструкция ниже собрана так, чтобы ни одно звено не выпало. Пропустите одно — получите либо недоплату работнику, либо штраф фонда за просроченный ЕФС-1.

Разбираем полный порядок для ЗУП 3.1: где создать документ , что на каких вкладках заполнять, как сделать приказ, как посчитать компенсацию с цифрами, как всё откатить, если приказ отозвали. Отдельно — вариант для тех, у кого зарплата считается в Бухгалтерии 8.3.

Порядок увольнения сотрудника в 1С ЗУП 8.3: шесть шагов и сроки

Чтобы не держать всё в голове, вот карта процесса. Сроки — по ТК и закону о персучёте, их нарушение стоит дороже всего.

Первые три шага живут в одном документе. Четвёртый — отдельная обязанность, и именно на нём спотыкаются чаще всего.

Что проверить до того, как провести увольнение в 1С 8.3 ЗУП

Пять минут проверки экономят час на исправлениях и перепроведениях.

• ✅ Остаток отпуска — Кадры → Отчёты → Остатки отпусков. Отгулял вперёд — будет удержание, а не компенсация.
• ✅ Незакрытые начисления — премии, доплаты, больничные, отпуска «задним числом», которые ещё не оформлены документами.
• ✅ Долги по подотчёту и займам — документ увольнения их не видит, удерживают отдельным документом.
• ✅ График работы — заполнен ли до последнего дня. Кривой график = кривой средний заработок.
• ✅ Кадровая история — все переводы, изменения оклада и ставки внесены. Иначе средний посчитается по устаревшим данным.
• ✅ Вид занятости — основное место или совместительство, полная ставка или часть.

Как уволить сотрудника в 1С ЗУП 3.1: пошаговая инструкция по документу

В «Зарплате и управлении персоналом» кадровое событие и расчёт живут в одном месте — это и удобно, и рискованно: ошибка на одной вкладке портит весь расчёт.

Шаг 1. Где создать документ «Увольнение»

Два пути, ведут в одно:

• Кадры → Увольнения → Создать — кадровый вход;
• Зарплата → Все начисления → Создать → Увольнение — расчётный вход.

Выберите сотрудника — организация, подразделение и должность подтянутся сами.

Шаг 2. Кадровые реквизиты: дата, статья ТК, основание

1. Дата увольнения — последний рабочий день. Не путайте с датой документа: документ можно создать заранее, а увольнение датировать будущим числом.
2. Статья ТК — выбирается из списка. По инициативе работника — п. 3 ч. 1 ст. 77, по соглашению сторон — п. 1 ч. 1 ст. 77, сокращение — п. 2 ч. 1 ст. 81, истечение срока договора — п. 2 ч. 1 ст. 77.
3. Основание — заявление, соглашение, уведомление. Этот текст уйдёт в приказ, поэтому формулируйте сразу как в документе-основании.

Шаг 3. Вкладка «Условия увольнения»

Здесь программа показывает остаток отпуска на дату увольнения и сама выбирает, что делать.

Шаг 4. Вкладка «Компенсации отпуска» и выходное пособие

Здесь виден сам расчёт: дни × средний дневной заработок. Средний берётся за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения.

Если увольнение по сокращению, ликвидации или отказу от перевода — на этой же вкладке включается выходное пособие. Ставите флажок, указываете период или число дней, 1С считает по среднему.

По кнопке с расчётом среднего можно раскрыть базу: какие месяцы взяты, какие суммы включены, что исключено. Если цифра кажется странной — смотрите именно туда, а не в итог.

Шаг 5. Вкладка «Начисления и удержания»

На этой вкладке собирается финальная сумма:

• оклад и доплаты за отработанные дни месяца увольнения;
• компенсация за неиспользованный отпуск;
• выходное пособие (если есть);
• удержание за отпуск, отгулянный авансом;
• НДФЛ.

Сюда же добавляют разовую премию к расчёту или разовое удержание — отдельными строками, без создания лишних документов.

Шаг 6. Вкладки «Дополнительно» и «Справки при увольнении»

• Дополнительно — ответственные лица для печатных форм (руководитель, кадровик), уточнения по основанию.
• Справки при увольнении — блок, из которого печатается комплект документов работнику: СТД-Р, справка о доходах, выписки. Данные подтягиваются из учёта, но их стоит просмотреть до печати.

Шаг 7. Проводим документ

Нажмите Провести и закрыть. После этого сотрудник в списке Кадры → Сотрудники получает статус уволенного, а сумма расчёта становится доступной для ведомости.

Если 1С при проведении ругается на незакрытый период или отсутствие графика — не «давите» повторным проведением, а закройте причину: иначе документ проведётся с нулевыми или неполными суммами.

Приказ об увольнении в 1С: как сделать и что проверить перед печатью

Отдельного документа «Приказ» в ЗУП нет — приказ печатается из проведённого документа Увольнение. Кнопка Печать даёт:

• 📄 Т-8 — приказ о расторжении трудового договора с одним работником;
• 📄 Т-8а — приказ на нескольких (из документа Увольнение списком);
• 📄 Записка-расчёт Т-61 — расчёт среднего заработка и итоговых сумм;
• 📄 расчётный листок за месяц увольнения.

Перед печатью проверьте три поля, которые чаще всего выходят пустыми или неверными:

1. Основание — если не заполнили на вкладке «Дополнительно», в приказе будет прочерк.
2. Статья ТК — печатается дословно из справочника; опечатка в формулировке = переделка приказа.
3. Подписанты — руководитель и кадровик берутся из ответственных лиц организации, а не из документа.

Если работник отказывается подписывать приказ — 1С тут не помощник: составляйте акт на бумаге, в программе ничего менять не нужно.

Расчёт при увольнении в 1С: компенсация, удержания, пример с числами

Разберём окончательный расчёт на конкретных суммах.

Дано: менеджер увольняется 15 июля. Оклад 60 000 ₽, в июле 23 рабочих дня, отработано 11. Средний дневной заработок — 2 046 ₽. Неотгулянных дней отпуска — 9.

• Зарплата за июль: 60 000 / 23 × 11 = 28 696 ₽
• Компенсация отпуска: 9 × 2 046 = 18 414 ₽
• Итого начислено: 47 110 ₽
• НДФЛ 13%: −6 124 ₽
• К выплате: 40 986 ₽

Прикиньте сумму компенсации по своим данным до того, как откроете документ, — так проще заметить, если 1С посчитает иначе:

Удержание за отпуск, отгулянный авансом

Обратная ситуация: работник взял отпуск «наперёд», а уходит раньше, чем отработал эти дни. 1С считает удержание автоматически.

Пример: отгуляно 14 дней сверх заработанных, средний — 1 800 ₽. Долг — 14 × 1 800 = 25 200 ₽. К выплате начислено 30 000 ₽, НДФЛ 3 900 ₽, база для удержания — 26 100 ₽. Удержать разрешено не больше 26 100 × 20% = 5 220 ₽.

Выходное пособие

Начисляется при сокращении, ликвидации, отказе от перевода. В пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного для районов Крайнего Севера) НДФЛ и взносами не облагается. Сверх лимита — облагается полностью.

Пособие по соглашению сторон программа не начислит сама: добавляйте отдельной строкой начисления с нужным видом расчёта.

Проводки: что формируется по увольнению

Сам ЗУП проводок не делает — он считает начисления и удержания. Проводки появляются в бухгалтерской базе после синхронизации (или сразу в Бухгалтерии 8.3, если расчёт ведётся там).

Ведомость на выплату: как провести окончательный расчёт в 1С ЗУП

Начислить мало — надо выплатить, причём в день увольнения (ст. 140 ТК РФ).

1. Выплаты → Ведомости в банк (или Ведомости в кассу).
2. Создайте ведомость, в поле Выплачивать выберите Расчёт при увольнении.
3. Нажмите Заполнить или подберите сотрудника вручную — сумма подтянется из документа увольнения.
4. Проведите, сформируйте реестр или платёжное поручение.

Если в ведомости сумма не подтянулась — почти всегда причина в одном из трёх: документ увольнения не проведён, выбран не тот вид выплаты, или в ведомости стоит месяц, отличный от месяца увольнения.

Отчёт ЕФС-1 в СФР: подраздел 1.1 после приказа

О нём забывают чаще всего. По увольнению сдают ЕФС-1, подраздел 1.1 — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

1. Кадры → Электронные трудовые книжки (или Отчётность → 1С-Отчётность → Создать → ЕФС-1).
2. Раздел 1, подраздел 1.1, мероприятие «Увольнение».
3. Проверьте код причины и статью ТК — должны совпадать с приказом.
4. Отправьте через 1С-Отчётность или выгрузите файл для оператора.

Отдельно, по итогам месяца, по уволенному попадают сведения в подраздел 1.2 (стаж, если год закрывается) и в раздел 2 по взносам «на травматизм» — эти формы сдаются в обычные сроки, авралить не нужно.

Справки и документы при увольнении: СТД-Р, о доходах, комплект

В последний рабочий день работнику выдают пакет. В 1С печатается почти всё:

• 📄 СТД-Р — сведения о трудовой деятельности, для тех, кто отказался от бумажной трудовой. Печатается из документа увольнения или Кадры → Печать → СТД-Р.
• 📄 Справка о доходах и суммах налога (бывшая 2-НДФЛ) — за текущий год.
• 📄 Выписка из ЕФС-1 (подразделы 1.2 и 3) — сведения о стаже и взносах на накопительную часть.
• 📄 Выписка из ДСВ-3 — если платились дополнительные взносы.
• 📄 Расчётный листок за месяц увольнения.

Всё это собирается одной кнопкой на вкладке «Справки при увольнении» — есть комплект документов для выдачи сотруднику. Бумажную трудовую книжку (если она ведётся) выдают под запись в книге учёта движения трудовых книжек, программа этот факт не фиксирует.

Увольнение списком: когда уходят несколько человек

При сокращении или закрытии подразделения удобнее один документ на всех — Увольнение списком (Кадры → Увольнения → Создать → Увольнение списком).

• заполняете общую дату и статью ТК, подбираете сотрудников;
• расчёт считается по каждому отдельно, но виден в одной таблице;
• печатается Т-8а — приказ на группу;
• записка-расчёт Т-61 печатается по каждому работнику.

Особые сценарии увольнения в 1С ЗУП

Типовой случай разобрали. Дальше — ситуации, которые в статьях топа часто пропускают.

Увольнение по соглашению сторон

Статья — п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Отличие в деньгах: в соглашении обычно прописано выходное пособие. В 1С его добавляют отдельным начислением в документе увольнения. Сверх трёхкратного среднего пособие облагается НДФЛ и взносами.

Увольнение совместителя

Оформляется тем же документом. Нюанс — выбрать нужное место работы (внутреннее совместительство идёт отдельной позицией сотрудника). Компенсация отпуска считается по этой ставке отдельно от основного места.

Увольнение по срочному договору и за прогул

Срочный договор — п. 2 ч. 1 ст. 77, дата увольнения равна дате окончания срока из кадрового документа приёма. Прогул — п. 6 ч. 1 ст. 81, дата увольнения — последний рабочий день, а не день прогула. В обоих случаях расчёт и компенсация отпуска считаются как обычно.

Увольнение в связи со смертью работника

Статья — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, дата увольнения равна дате смерти по свидетельству. Расчёт (зарплата и компенсация) НДФЛ и взносами не облагается и выдаётся членам семьи. При выборе этой статьи 1С сама освобождает суммы от налога — проверьте это по расчётному листку.

Иностранные работники: уведомление МВД

При расторжении договора с иностранцем нужно уведомить МВД в течение 3 рабочих дней. Типовой печатной формы уведомления в ЗУП обычно нет — заполняйте по действующему приказу МВД вручную. Это отдельная обязанность, ЕФС-1 её не заменяет.

Декретница и работник на больничном

Увольнять сотрудника в отпуске по уходу за ребёнком по инициативе работодателя нельзя, по своему заявлению — можно. Если человек на больничном и уходит по собственному, увольнение оформляется датой из заявления, а больничный по нему оплачивается и после увольнения (в течение 30 дней — в размере 60% среднего).

Как отменить увольнение в 1С ЗУП

Работник передумал, приказ отозвали, ошиблись в дате — увольнение откатывается. Порядок зависит от того, ушли ли уже сведения в СФР.

Сведения в СФР не отправлены

1. Откройте документ в Кадры → Увольнения.
2. Отмените проведение — если ведомость ещё не создана, этого достаточно.
3. Если ведомость есть — сначала распроведите её, потом документ увольнения.
4. Проверьте, что сотрудник снова числится работающим в Кадры → Сотрудники.

Сведения в СФР отправлены

1. Распроведите (или пометьте на удаление) документ увольнения.
2. Создайте новый ЕФС-1, подраздел 1.1, и подайте мероприятие с признаком отмены.
3. Дождитесь положительного протокола, только потом вносите новое кадровое событие.

Перерасчёт после увольнения

Бывает, что после увольнения всплывает годовая премия за отработанный период или доначисление по среднему. Восстанавливать сотрудника для этого не нужно.

• начисление оформляется документом с видом расчёта «доход после увольнения» (разовое начисление по уволенному);
• НДФЛ считается на дату выплаты, взносы — в месяце начисления;
• по такой выплате подаётся уточнение в отчётность за соответствующий период;
• выплата делается отдельной ведомостью, не «прицепом» к общей зарплате.

Если, наоборот, уволенному переплатили — сумму либо возвращает сам работник, либо она списывается; сторнировать расчёт задним числом без документального основания не стоит.

Как уволить сотрудника в 1С 8.3 Бухгалтерия, если ЗУП нет

Небольшому штату отдельная зарплатная программа не нужна — расчёт ведут прямо в «1С:Бухгалтерии предприятия». Логика та же, интерфейс беднее.

1. Включите расчёт: Администрирование → Настройки зарплаты → Расчёт зарплаты ведётся в этой программе.
2. Откройте Зарплата и кадры → Увольнения.
3. Создайте документ, выберите сотрудника, дату и статью ТК.
4. Проверьте компенсацию отпуска и итог.
5. Проведите — проводки сформируются сразу, приказ Т-8 доступен по кнопке Печать.

Типичные ошибки при увольнении в 1С

• ❌ Забыли ЕФС-1 — сдали в конце месяца вместо следующего рабочего дня. Штраф 500 ₽ за человека.
• ❌ Не проверили остаток отпуска — компенсация посчитана по устаревшим данным, работнику недоплатили.
• ❌ Удержали больше 20% за отгулянный авансом отпуск — нарушение ст. 138 ТК.
• ❌ Выплатили не в день увольнения — компенсация по ст. 236 ТК за каждый день просрочки.
• ❌ Обложили НДФЛ выходное пособие в пределах лимита — лишний налог с работника и ошибка в 6-НДФЛ.
• ❌ Статья в приказе и в ЕФС-1 не совпали — отказ фонда, переделка формы.
• ❌ Не выдали СТД-Р тем, кто на электронной трудовой книжке.
• ❌ Удалили документ увольнения вместо исправления — история и средний заработок «поехали».

Отчёты для самопроверки перед закрытием месяца

Частые вопросы