Изменение штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП: пошаговая инструкция

Главная ошибка при правке штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП — люди лезут в уже утверждённый документ и переписывают в нём оклад «задним числом». В программе с включённой историей так делать нельзя: чтобы внести изменения в штатное расписание, создают отдельный документ Изменение штатного расписания на дату приказа. Старый документ трогать не надо.

Разберём оба сценария — как изменить штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП с сохранением истории и без неё, как добавить новую должность и штатную единицу, поменять оклад, переименовать позицию и утвердить новое расписание вместо старого. Плюс где его найти, если пункт меню вообще не видно.

💡 Версии интерфейса. Пути ниже даны для ЗУП 3.1 в актуальных релизах. В более старых сборках названия отдельных полей могли отличаться, но логика везде одна.

Где найти штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП

Первая проблема новичка — раздела просто нет в меню. Это нормально: по умолчанию функция выключена.

Штатное расписание живёт в разделе Кадры → Штатное расписание. Если пункта нет:

1. Откройте Настройка → Кадровый учёт.
2. Найдите флажок Ведётся штатное расписание.
3. Установите его и запишите настройку.

После этого в разделе Кадры появятся команды Штатное расписание и, при включённой истории, Изменения штатного расписания.

⚠️ Если флажок стоит, а меню всё равно пустое — проверьте права пользователя. У профиля «Кадровик» доступ есть, у ограниченных профилей раздел могут скрыть.

Настройка: с историей изменений или без

Прежде чем что-то менять, поймите, в каком режиме ведётся расписание. От этого зависит ВСЁ — какой документ создавать и можно ли править задним числом.

В Настройка → Кадровый учёт → ссылка Настройка штатного расписания есть флажок Ведётся история изменений штатного расписания.

Если планируете хоть иногда печатать Т-3 за прошлый период или отслеживать динамику окладов — включайте историю сразу, до ввода первых позиций. Переключить режим на живой базе потом больно.

Как ввести штатное расписание первый раз

Если расписания ещё нет, его надо создать, а уже потом менять.

1. Кадры → Штатное расписание → кнопка Утвердить штатное расписание (при истории) или прямое добавление позиций (без истории).
2. Кнопкой Добавить позицию заведите строки: подразделение, должность, количество единиц, график, вид тарифной ставки и её размер.
3. Проведите документ.

Каждая строка — это позиция штатного расписания: связка «подразделение + должность» с числом ставок и вилкой оклада. Один и тот же оклад для одинаковых должностей задаётся один раз на позицию, а не на каждого сотрудника.

💡 Справочники Подразделения и Должности заполните заранее. Добавлять их можно и на лету из формы позиции, но чище — подготовить список отдельно.

Как внести изменения в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП

Теперь главное — как в 1С изменить уже действующее расписание. Пошагово для режима с историей.

Ключевое отличие от «правки в лоб»: вы не редактируете утверждённое расписание, а создаёте документ-дельту. Поэтому на вопрос «как утвердить новое штатное расписание вместо старого» ответ обычно — не заводить новое с нуля, а провести изменение. Полная переутверждённая версия нужна редко (например, при массовой реорганизации).

Изменения без сохранения истории

Если история выключена, отдельного документа нет:

1. Откройте Кадры → Штатное расписание.
2. Найдите нужную строку-позицию.
3. Двойным щелчком откройте и поменяйте оклад, количество единиц или график.
4. Запишите.

Быстро, но за прошлый период Т-3 уже не построить — программа хранит только актуальное состояние.

Как добавить должность в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП

Частый запрос — как ввести новую должность или добавить штатную единицу. Порядок такой:

1. Убедитесь, что должность есть в справочнике Должности (Кадры → Должности). Нет — создайте.
2. С историей: Изменения штатного расписания → Создать → в документе кнопка Добавить позицию.
3. Без истории: прямо в списке Штатное расписание → Добавить позицию.
4. Заполните: подразделение, должность, Количество ставок (можно дробное — 0,5), вид и размер тарифной ставки.
5. Проведите.

Чтобы добавить ещё одну единицу к существующей должности, не создавайте вторую позицию — откройте имеющуюся и увеличьте Количество ставок. Например, было 2 — ставите 3.

💡 Дробные ставки. 0,5 или 0,25 в поле количества — норма для совместителей. Программа корректно посчитает ФОТ по позиции.

Как изменить оклад в штатном расписании

Отдельный частый случай — внести изменения при изменении оклада. Через тот же документ Изменение штатного расписания:

1. Создайте документ на дату, с которой действует новый оклад.
2. Изменить позицию → выберите строку с нужной должностью.
3. В тарифной ставке поставьте новый размер.
4. Проведите.

Изменение оклада в расписании само по себе не меняет оклад в трудовом договоре сотрудника. Расписание задаёт вилку по позиции, а конкретному человеку оклад назначается кадровым документом Изменение оплаты труда. Поменяли расписание — не забудьте провести изменение оплаты по сотрудникам этой позиции.

Переименование должности в 1С ЗУП 8.3

Аккуратный момент. Если просто переименовать элемент в справочнике Должности, новое название подтянется во все документы — включая прошлые, где стояло старое. История «поедет».

Правильно зависит от смысла:

• 🔤 Исправили опечатку — можно переименовать прямо в справочнике Должности.
• 🔄 Реально переименовали должность (по приказу) — заведите новую должность, закройте старую позицию и откройте новую документом Изменение штатного расписания. Тогда история сохранит, что до даты приказа была одна должность, после — другая.

⚠️ Переименование должности в справочнике задним числом искажает ранее сформированные приказы и Т-3. Для юридически значимого переименования используйте изменение ШР, а не правку справочника.

Как убрать или закрыть должность

Удалять позицию нельзя — она связана с историей и документами. Её закрывают:

1. Документ Изменение штатного расписания на дату исключения.
2. Кнопка Закрыть позицию → выберите строку.
3. Проведите.

Позиция перестанет отображаться в актуальном расписании, но останется в истории. Если по ней числился сотрудник — сначала переведите его на другую позицию или оформите увольнение, иначе получите вакансию с «висящим» человеком.

Унифицированная форма Т-3 и печать

Печатная форма — та самая Т-3. Кнопка Печать → Форма Т-3 в списке штатного расписания или в документе.

• С историей форму можно построить на любую дату — программа соберёт состояние расписания на этот день.
• Форма Т-3 с 2013 года необязательна: организация вправе утвердить свой бланк. Но большинство продолжает пользоваться привычной Т-3, и в 1С она встроена.

Отчёты для проверки штатного расписания

После правок проверьте результат отчётами (Кадры → Кадровые отчёты или Отчёты по штатному расписанию):

• 📊 Штатное расписание (Т-3) — текущий срез.
• 📈 Анализ штатного расписания — занятые и вакантные ставки.
• 👥 Штатная расстановка — кто на какой позиции фактически.
• 📉 Соблюдение штатного расписания — расхождения план/факт по окладам.

Отчёт Соблюдение штатного расписания — лучший способ поймать ситуацию, когда оклад в расписании подняли, а по сотруднику Изменение оплаты труда провести забыли.

Частые ошибки и как их избежать

Если не помогло

Когда изменения «не видны» или программа ведёт себя странно:

• ✅ Проверьте Дата документа — правки до этой даты не действуют. Постройте отчёт на день ПОСЛЕ даты изменения.
• ✅ Убедитесь, что документ Изменение штатного расписания проведён, а не просто записан.
• ✅ Сверьте режим: в базе с историей правка в списке Штатное расписание напрямую может быть недоступна — это ожидаемо.
• ✅ Если позиция не подтягивается в кадровый приказ — проверьте, не закрыта ли она более ранней датой.
• ✅ После обновления релиза перепроведите документ, если суммы в отчётах разошлись.

Как часто можно менять штатное расписание

Ограничений по закону нет — менять можно хоть каждый месяц, сколько нужно бизнесу. Каждое изменение оформляется приказом руководителя, а в 1С — отдельным документом Изменение штатного расписания на дату этого приказа.

Важно лишь одно: любое изменение оклада или должности сотрудника требует согласия работника и оформления допсоглашения к трудовому договору (ТК РФ, ст. 57). Само по себе изменение расписания в программе трудовые отношения не меняет.

Частые вопросы