Изменение штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП: пошаговая инструкция

Главная ошибка при правке штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП — люди лезут в уже утверждённый документ и переписывают в нём оклад «задним числом». В программе с включённой историей так делать нельзя: чтобы внести изменения в штатное расписание, создают отдельный документ Изменение штатного расписания на дату приказа. Старый документ трогать не надо.

Ниже — оба сценария: как изменить штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП с сохранением истории и без неё, как создать его с нуля и утвердить, добавить новую должность и штатную единицу, поменять оклад, переименовать и убрать позицию. Плюс где найти сам раздел, если пункта меню вообще не видно.

Где найти штатное расписание в 1С ЗУП и как включить раздел

Первая проблема новичка — раздела просто нет в меню. Это нормально: по умолчанию функция выключена.

Штатное расписание живёт в разделе Кадры → Штатное расписание. Если пункта нет:

1. Откройте Настройка → Кадровый учёт.
2. Найдите флажок Ведётся штатное расписание.
3. Установите его и запишите настройку.

После этого в разделе Кадры появятся команды Штатное расписание и, при включённой истории, Изменения штатного расписания.

Второе место, где расписание «прячется», — форма самой позиции. Открыть её можно не только из списка, но и из карточки сотрудника: в кадровом приказе поле Должность при включённом расписании превращается в выбор позиции.

Как настроить штатное расписание: с историей изменений или без

Прежде чем что-то менять, поймите, в каком режиме ведётся расписание. От этого зависит всё — какой документ создавать и можно ли править задним числом.

В Настройка → Кадровый учёт → ссылка Настройка штатного расписания есть флажок Ведётся история изменений штатного расписания.

Если планируете хоть иногда печатать Т-3 за прошлый период или отслеживать динамику окладов — включайте историю сразу, до ввода первых позиций. Переключить режим на живой базе потом больно.

В том же окне настройки живут ещё три полезных флажка:

• 📌 Использовать «вилку» разрядов и категорий — если в одной должности есть разряды (слесарь 3-го и 5-го разряда) и их надо разделить по позициям.
• 💰 Использовать вилку окладов и надбавок — тогда в позиции указывают не одно число, а диапазон «от» и «до». Удобно, когда у двух менеджеров на одной позиции разные оклады.
• 🧾 Автоматическая проверка соответствия кадровых документов штатному расписанию — программа не даст принять человека на оклад выше вилки. Жёсткая, но полезная страховка.

Подготовка: подразделения и должности

Позиция расписания — это связка «подразделение + должность». Пока справочники пустые, вводить расписание нечем.

Настройка подразделений

Кадры → Подразделения. Заполните иерархию так, как она реально выглядит в приказах: например, Администрация, Бухгалтерия, Склад, Отдел продаж.

• Подразделение может быть обособленным — тогда ставят флажок и указывают свою регистрацию в ФНС.
• Иерархию делайте не глубже 2–3 уровней, иначе отчёты по ШР становятся нечитаемыми.

Настройка должностей

Кадры → Должности. Название должности лучше писать точно так, как в трудовом договоре и приказе: расхождение потом всплывёт при проверке.

• Для должностей из списков на льготную пенсию заполните Код по ОКПДТР и данные для персучёта.
• Одна должность может использоваться в нескольких подразделениях — дублировать её не нужно.

Как создать штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП с нуля

Если расписания ещё нет, его надо создать, а уже потом менять.

1. Кадры → Штатное расписание.
2. При включённой истории — кнопка Утвердить штатное расписание. Без истории — сразу Добавить позицию в списке.
3. Кнопкой Добавить позицию заведите строки: подразделение, должность, количество единиц, график работы, вид тарифной ставки и её размер.
4. Проведите документ.

Что такое позиция штатного расписания

Каждая строка — позиция: связка «подразделение + должность» с числом ставок и размером (или вилкой) оплаты. Оклад задаётся один раз на позицию, а не на каждого сотрудника.

Поля позиции, которые заполняют чаще всего:

Как заполнить расписание быстрее

• 📋 Похожие позиции копируйте кнопкой Создать новый элемент копированием текущего (F9) — меняете подразделение и должность, остальное остаётся.
• 🔢 Если в отделе три одинаковые должности — это одна позиция с Количество ставок = 3, а не три строки.
• 📎 Надбавки, общие для всех (например, доплата за разъездной характер), проще задать в позиции, чем каждому сотруднику отдельно.

Как утвердить штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП

Утверждение — это и есть проведённый документ с позициями на дату. Пошагово:

1. Кадры → Штатное расписание → Утвердить штатное расписание.
2. В поле Дата поставьте день, с которого расписание действует (дата приказа руководителя).
3. Добавьте все позиции.
4. Провести и закрыть.
5. Распечатайте Т-3 и приложите к приказу об утверждении.

А как утвердить новое штатное расписание вместо старого? В 99 % случаев новое с нуля заводить не надо: достаточно провести Изменение штатного расписания на дату приказа. Полное переутверждение оправдано только при массовой реорганизации, когда меняется почти вся структура.

Как внести изменения в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП

Теперь главное — как в 1С изменить уже действующее расписание. Пошагово для режима с историей.

Ключевое отличие от «правки в лоб»: вы не редактируете утверждённое расписание, а создаёте документ-дельту. Один документ может содержать сразу несколько операций — например, закрыть две позиции, поднять оклад третьей и добавить новую должность.

Изменения без сохранения истории

Если история выключена, отдельного документа нет:

1. Откройте Кадры → Штатное расписание.
2. Найдите нужную строку-позицию.
3. Двойным щелчком откройте и поменяйте оклад, количество единиц или график.
4. Запишите.

Быстро, но за прошлый период Т-3 уже не построить — программа хранит только актуальное состояние.

Как посмотреть историю изменений по позиции

В списке Штатное расписание включите отбор по дате (Показать позиции на дату) — увидите срез на любой день. А в форме конкретной позиции есть гиперссылка История изменения позиции: там видно, каким документом и с какой даты менялись оклад, ставки и надбавки. Это первое место, куда идут, когда спорят «когда же подняли оклад».

Как добавить должность в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП

Частый запрос — как ввести новую должность или добавить штатную единицу. Порядок такой:

1. Убедитесь, что должность есть в справочнике Должности (Кадры → Должности). Нет — создайте.
2. С историей: Изменения штатного расписания → Создать → в документе кнопка Добавить позицию.
3. Без истории: прямо в списке Штатное расписание → Добавить позицию.
4. Заполните: подразделение, должность, Количество ставок (можно дробное — 0,5), вид и размер тарифной ставки.
5. Проведите.

Чтобы добавить ещё одну единицу к существующей должности, не создавайте вторую позицию — откройте имеющуюся и увеличьте Количество ставок. Например, было 2 — ставите 3.

Пример. В отделе продаж был 1 менеджер с окладом 60 000 ₽. С 1 октября берут ещё двух на тех же условиях. Правильно: документ Изменение штатного расписания от 01.10, Изменить позицию «Отдел продаж / Менеджер», Количество ставок = 3. ФОТ по позиции станет 180 000 ₽. Неправильно: создать вторую позицию «Менеджер» — в Т-3 появятся две одинаковые строки.

Как изменить оклад в штатном расписании

Отдельный частый случай — внести изменения при изменении оклада. Через тот же документ Изменение штатного расписания:

1. Создайте документ на дату, с которой действует новый оклад.
2. Изменить позицию → выберите строку с нужной должностью.
3. В тарифной ставке поставьте новый размер.
4. Проведите.

Изменение оклада в расписании само по себе не меняет оклад в трудовом договоре сотрудника. Расписание задаёт вилку по позиции, а конкретному человеку оклад назначается кадровым документом Изменение оплаты труда. Поменяли расписание — не забудьте провести изменение оплаты по сотрудникам этой позиции.

При массовом повышении удобнее так: сначала одним документом Изменение штатного расписания поднять оклады по всем позициям, затем документом Изменение оплаты труда (с подбором списком) провести сотрудников. Оба — на одну дату.

Переименование должности в 1С ЗУП 8.3

Аккуратный момент. Если просто переименовать элемент в справочнике Должности, новое название подтянется во все документы — включая прошлые, где стояло старое. История «поедет».

Правильно зависит от смысла:

• 🔤 Исправили опечатку — можно переименовать прямо в справочнике Должности.
• 🔄 Реально переименовали должность (по приказу) — заведите новую должность, закройте старую позицию и откройте новую документом Изменение штатного расписания. Тогда история сохранит, что до даты приказа была одна должность, после — другая.

И отдельно: переименование должности — изменение условия трудового договора (ТК РФ, ст. 57). Нужны согласие работника и допсоглашение, а не только правка в программе.

Как из штатного расписания убрать должность

Удалять позицию нельзя — она связана с историей и документами. Её закрывают:

1. Документ Изменение штатного расписания на дату исключения.
2. Кнопка Закрыть позицию → выберите строку.
3. Проведите.

Позиция перестанет отображаться в актуальном расписании, но останется в истории. Если по ней числился сотрудник — сначала переведите его на другую позицию или оформите увольнение, иначе получите «висящего» человека на закрытой позиции.

Что делать, если позицию завели по ошибке и по ней никогда никто не работал:

• 🗑 Позицию, созданную в текущем непроведённом документе, просто удалите из строк документа.
• 📅 Если документ уже проведён, но приказа не было — распроведите и удалите строку, пока данными не пользовались отчёты и кадровые приказы.
• ❗ Если по позиции есть хоть один кадровый документ — только закрытие, удаление приведёт к битым ссылкам.

Унифицированная форма Т-3 и печать

Печатная форма — та самая Т-3. Кнопка Печать → Форма Т-3 в списке штатного расписания или в документе.

• С историей форму можно построить на любую дату — программа соберёт состояние расписания на этот день.
• Форма Т-3 с 2013 года необязательна: организация вправе утвердить свой бланк (постановление Госкомстата № 1 применяется добровольно). Но большинство продолжает пользоваться привычной Т-3, и в 1С она встроена.
• Свой бланк подключают внешней печатной формой через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки — штатную Т-3 при этом не портят.

Отчёты по штатному расписанию и анализ

После правок проверьте результат отчётами (Кадры → Кадровые отчёты → блок по штатному расписанию):

• 📊 Штатное расписание (Т-3) — текущий срез на дату.
• 📈 Анализ штатного расписания — занятые и вакантные ставки по подразделениям.
• 👥 Штатная расстановка — кто фактически на какой позиции, с окладами.
• 📉 Соблюдение штатного расписания — расхождения план/факт по окладам и ставкам.
• 🧮 Штатные единицы организаций — сводка по количеству ставок.

Отчёт Соблюдение штатного расписания — лучший способ поймать ситуацию, когда оклад в расписании подняли, а по сотруднику Изменение оплаты труда провести забыли. Разница в колонках «по ШР» и «по сотруднику» сразу подсветится.

Что будет, если штатного расписания нет

Прямого штрафа «за отсутствие штатного расписания» в КоАП нет — документ не входит в обязательный минимум для всех. Но на практике без него неприятно:

• ❗ Инспекция труда считает расписание подтверждением условий оплаты. При споре с работником его спросят первым.
• ❗ Без расписания в ЗУП не работают вакансии, анализ занятости и контроль ФОТ.
• ❗ При проверках по льготному стажу расписание с кодами ОКПДТР помогает подтвердить должности.

Если организация решила расписание не вести, флажок Ведётся штатное расписание в ЗУП просто не включают — оклады тогда задаются каждому сотруднику кадровыми документами.

Как отключить или удалить штатное расписание

Снять флажок Ведётся штатное расписание программа даст не всегда: если по позициям уже приняты сотрудники, появится предупреждение.

Порядок, если отказ от расписания всё же нужен:

1. Убедитесь, что оклады всех сотрудников заданы кадровыми документами, а не только позицией.
2. Снимите флажок Ведётся штатное расписание в Настройка → Кадровый учёт.
3. Раздел скроется, документы Изменение штатного расписания останутся в базе как история.

Частые ошибки и как их избежать

Если не помогло

Когда изменения «не видны» или программа ведёт себя странно:

• ✅ Проверьте Дата документа — правки до этой даты не действуют. Постройте отчёт на день ПОСЛЕ даты изменения.
• ✅ Убедитесь, что документ Изменение штатного расписания проведён, а не просто записан.
• ✅ Сверьте режим: в базе с историей правка в списке Штатное расписание напрямую недоступна — это ожидаемо.
• ✅ Если позиция не подтягивается в кадровый приказ — проверьте, не закрыта ли она более ранней датой и совпадает ли подразделение.
• ✅ В списке позиций снимите отбор «действующие на дату» — закрытая позиция иначе не видна.
• ✅ После обновления релиза перепроведите документ, если суммы в отчётах разошлись.

Как часто можно менять штатное расписание в течение года

Ограничений по закону нет — менять можно хоть каждый месяц, сколько нужно бизнесу. Каждое изменение оформляется приказом руководителя, а в 1С — отдельным документом Изменение штатного расписания на дату этого приказа.

Важно одно: любое изменение оклада или должности сотрудника требует согласия работника и допсоглашения к трудовому договору (ТК РФ, ст. 57). Если работодатель меняет условия в одностороннем порядке по организационным причинам — работает порядок ст. 74 ТК РФ с уведомлением за два месяца. Само по себе изменение расписания в программе трудовые отношения не меняет.

Частые вопросы