Начисление суточных по командировке в 1С ЗУП 3.1: пошагово

Суточные в 1С ЗУП чаще всего ищут не там. Их привыкли начислять документом «Командировка» — а он суточные не считает вовсе, он рассчитывает только средний заработок за дни поездки. Сами суточные — это компенсация, и в зарплатную программу попадает лишь та их часть, что превышает норму.

Разберём, как в 1С ЗУП начислить суточные по командировке правильно: где настроить вид начисления, чем отличаются суточные в пределах и сверх нормы, когда возникают НДФЛ и взносы и какие проводки сформируются. Инструкция под 1С ЗУП 8.3 (редакция 3.1).

В пределах или сверх нормы: что вообще идёт в 1С ЗУП

Ключевой момент, из-за которого путаются: суточные в пределах нормы в ЗУП не отражают.

Необлагаемый лимит фиксирован в НК РФ:

• 🇷🇺 700 ₽ за каждый день командировки по России;
• 🌍 2500 ₽ за каждый день загранкомандировки.

Пока суточные не превышают лимит, они не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. В этом случае вся сумма проходит по авансовому отчёту в 1С Бухгалтерии, а в ЗУП делать ничего не нужно.

Начислять суточные через 1С ЗУП нужно только тогда, когда их размер по вашему локальному акту превышает норму 700 / 2500 ₽. Именно сверхнормативная часть — облагаемый доход, и её ЗУП должен «увидеть», чтобы посчитать НДФЛ и взносы.

💡 Размер суточных компания устанавливает сама — приказом или положением о командировках. Хоть 1000 ₽ по РФ, хоть 3000 ₽. Ограничения НК РФ — это не запрет платить больше, а лишь граница, после которой начинается налог.

Шаг 1. Настройка вида начисления «Суточные сверх нормы»

По умолчанию в базе такого начисления может не быть — его создают один раз.

Откройте Настройка → Начисления → Создать и заполните карточку:

1. Наименование — «Суточные сверх нормы».
2. Назначение начисления — «Прочие начисления и выплаты».
3. Начисление выполняется — «По отдельному документу» (вводить будете «Разовым начислением»).
4. Вкладка «Налоги, взносы, бухучёт»:
   • НДФЛ — «облагается», код дохода 2015 (суточные сверх нормы);
   • страховые взносы — «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами»;
   • вид дохода по ст. 422 НК РФ — учитывается как облагаемый.
5. Средний заработок — не включать: суточные в расчёт среднего не входят.

⚠️ Частая ошибка — выбрать код НДФЛ 4800 «иные доходы». Для сверхнормативных суточных с 2024 года действует отдельный код 2015. При коде 4800 доход попадёт в отчётность не той строкой.

Шаг 2. Как в 1С начислить суточные сверх нормы

Настройка готова — теперь сама сумма.

Считаем облагаемую часть по одному сотруднику:

• суточные по приказу: 1000 ₽/день;
• командировка по РФ: 5 дней;
• норма: 700 ₽ × 5 = 3500 ₽ (не облагается);
• фактически: 1000 ₽ × 5 = 5000 ₽;
• сверх нормы: 5000 − 3500 = 1500 ₽ — вот эту сумму и вводим в ЗУП.

Проверить свой расчёт можно калькулятором — он сразу покажет необлагаемую часть, НДФЛ и взносы:

Дальше вводим документ:

1. Откройте Зарплата → Разовые начисления → Создать.
2. Выберите месяц, в котором утверждён авансовый отчёт.
3. Вид начисления — «Суточные сверх нормы».
4. Укажите сотрудника и сумму сверхнормативной части (в примере — 1500 ₽).
5. Проведите документ.

После проведения ЗУП сам рассчитает НДФЛ по ставке 13% (1500 × 13% = 195 ₽) и страховые взносы. Удержанный налог попадёт в ближайшую ведомость на выплату зарплаты.

💡 Суточные внутри нормы в этот документ не вносите. Иначе программа обложит налогом всю сумму, а не только превышение.

Шаг 3. Документ «Командировка»: для чего он на самом деле

Документ Кадры → Командировки (или Зарплата → Командировки) решает другую задачу — оплату дней поездки по среднему заработку.

Он нужен, чтобы:

• за дни командировки начислить средний заработок вместо оклада;
• корректно отразить отсутствие сотрудника в табеле;
• сохранить стаж и данные для дальнейших расчётов.

Суточные этот документ не трогает. Поэтому связка обычно такая: «Командировка» закрывает средний заработок, «Разовое начисление» — сверхнормативные суточные, а сами деньги на суточные сотрудник получает по авансовому отчёту в бухгалтерии.

Проводки: что сформируется по суточным

Проводки по начислению самих суточных возникают в 1С Бухгалтерии на основании авансового отчёта. В ЗУП формируется только отражение зарплатных налогов со сверхнормативной части.

Счёт затрат (20, 26, 44) зависит от того, к какому подразделению и виду деятельности относится сотрудник. Настраивается он в способах отражения зарплаты в учёте.

Суточные в пределах нормы: короткий путь без ЗУП

Если платите строго по 700 / 2500 ₽ — забудьте про ЗУП по этой операции.

Порядок такой:

1. Сотрудник сдаёт авансовый отчёт с приложенными документами.
2. Бухгалтер проводит «Авансовый отчёт» в 1С Бухгалтерии.
3. Суточные списываются на затраты проводкой Дт 20/26/44 Кт 71.
4. НДФЛ и взносов нет — доход необлагаемый.

Никаких видов начислений и разовых документов в зарплатной программе создавать не надо.

Типичные ошибки и как их избежать

• ❌ Ждут суточные от документа «Командировка». Он их не считает — только средний заработок. Сверхнормативную часть вводят отдельно.
• ❌ Начисляют в ЗУП всю сумму суточных. В программу идёт только превышение над нормой, а не 1000 ₽ целиком.
• ❌ Ставят код НДФЛ 4800 вместо 2015. Из-за этого доход встаёт не той строкой в 6-НДФЛ.
• ❌ Забывают про взносы. Сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами так же, как и НДФЛ.
• ❌ Путают дату дохода. Датой получения сверхнормативных суточных считается последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт, — от неё зависит период отражения в отчётности.

Как проверить результат

После проведения документов сверьте суммы отчётами:

• «Расчётный листок» сотрудника — в нём должна появиться строка «Суточные сверх нормы» и удержанный НДФЛ.
• «Анализ НДФЛ» — проверьте, что доход прошёл по коду 2015.
• «Проверка расчёта взносов» — убедитесь, что сверхнормативная часть попала в облагаемую базу.

Если строки нет — чаще всего документ «Разовое начисление» не проведён или введён не в том месяце.

Частые вопросы