Как оформить отпуск по беременности и родам в 1С ЗУП 8.3

Первая ошибка, с которой сталкиваются кадровики: они пытаются оформить отпуск по беременности и родам в 1С ЗУП через документ «Отпуск». Это неверно. Декретный — не ежегодный оплачиваемый отпуск, и в программе он проводится совсем другим документом.

Чтобы правильно провести отпуск по беременности и родам в 1С 8.3 ЗУП, работают с документом «Больничный лист» с особой причиной нетрудоспособности. Он закрывает сразу три задачи: освобождает сотрудницу от работы, рассчитывает пособие и позволяет распечатать приказ по форме Т-6 — отдельный кадровый документ создавать не нужно.

Ниже — весь путь: подготовка данных, шаги в программе, где искать приказ, что формируется в учёте, числовой пример и разбор мест, где спотыкаются чаще всего.

Что такое декретный отпуск и чем он отличается в 1С

В обиходе «декрет» объединяет два разных отпуска. В ЗУП это два разных документа, и путать их нельзя:

Эта статья — про первый, тот самый «декретный больничный». Пособие по нему платит СФР, а не работодатель.

Стандартная продолжительность освобождения от работы:

• 📅 140 дней — обычные роды (70 до + 70 после);
• 📅 156 дней — осложнённые роды;
• 📅 194 дня — многоплодная беременность;
• 📅 70 дней — при усыновлении ребёнка до 3 месяцев (со дня рождения).

Даты и число дней берутся из электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) — вручную их считать не нужно.

Подготовка: что должно быть в базе

Прежде чем создавать документ, проверьте исходные данные. Пропустите этот шаг — пособие посчитается неверно или программа вообще откажется его начислять.

Как оформить отпуск по беременности и родам в 1С ЗУП — пошаговая инструкция

Порядок действий в 1С:ЗУП 3 (ред. 3). В 1С:ЗГУ шаги те же, названия разделов совпадают.

Шаг 1. Открываем документ «Больничный лист»

Перейдите в раздел Зарплата → Больничные листы (или Кадры → Все кадровые документы → Больничный лист). Нажмите «Создать», выберите сотрудницу и месяц начисления.

Если сотрудница работает в нескольких подразделениях или у неё несколько мест работы в одной организации, проверьте, что подобрано нужное рабочее место, — от этого зависит табель.

Шаг 2. Загружаем ЭЛН и ставим причину «05»

Введите номер электронного листка в поле Номер ЛН и нажмите «Получить данные из СФР». Программа подтянет период, причину и сведения о медорганизации.

Ключевое поле — «Причина нетрудоспособности». Для декрета должно стоять значение:

(05) Отпуск по беременности и родам

Если причина стоит «01» (заболевание) — пособие посчитается по правилам обычного больничного, будет занижено, а печатной формы приказа Т-6 в документе не появится. Это ошибка номер один.

Шаг 3. Проверяем период и средний заработок

На вкладке «Главное» сверьте даты освобождения от работы с ЭЛН: 140, 156 или 194 дня.

Дальше — вкладка «Оплата», карандаш у среднего заработка. Проверьте:

• 🔹 в расчёт попали оба предшествующих календарных года;
• 🔹 нет «лишних» нулевых месяцев из-за неверно введённого приёма;
• 🔹 доход от прежнего работодателя внесён (вручную в колонках расчётных лет);
• 🔹 при необходимости отмечена замена лет расчётного периода.

Шаг 4. Смотрим сумму пособия

Вкладка «Начислено (подробно)» показывает итоговую сумму и разбивку по дням. Пособие считается за все календарные дни отпуска, включая выходные и праздники.

Работает система прямых выплат: работодатель пособие не перечисляет, это делает СФР. В ЗУП сумма нужна для сверки — чтобы понимать, сколько фонд должен назначить, и заметить расхождение.

Шаг 5. Проводим документ

Нажмите «Провести и закрыть». После проведения сотрудница считается в отпуске по БиР: дни закрываются в табеле кодом Р (в некоторых настройках — БР), а начисление зарплаты за этот период больше не выполняется.

Шаг 6. Отправляем сведения в СФР через СЭДО

Фонд сам получает ЭЛН от медорганизации и присылает вам запрос сведений. Ответ формируется в 1С-Отчётность → Электронный документооборот с СФР: проверьте данные о страховом стаже, заработке и способе выплаты и отправьте.

Как создать приказ на отпуск по беременности и родам в 1С 8.3 — и где его найти

Самый частый вопрос по теме: где в 1С 8.3 сделать приказ на отпуск по беременности и родам, если отдельного документа «Приказ» в списке нет. Ответ: приказ печатается прямо из больничного листа.

1. Откройте проведённый документ «Больничный лист» с причиной 05.
2. Кнопка «Печать» в шапке документа.
3. Выберите «Приказ на отпуск (Т-6)».
4. Проверьте текст: вид отпуска — «отпуск по беременности и родам», период и число календарных дней.
5. Распечатайте, подпишите у руководителя и ознакомьте сотрудницу под подпись.

Если нужно создать приказ на отпуск по беременности и родам в 1С заранее, до расчёта пособия, — документ можно записать без проведения (кнопка «Записать») и распечатать Т-6, а сумму уточнить позже.

Номер приказа подставляется из настроек нумерации кадровых документов. Если в организации своя нумерация приказов по личному составу, задайте номер вручную в поле Номер — печатная форма возьмёт его оттуда.

Что формируется в учёте после проведения

Полезно знать, что именно меняет документ, — тогда проще искать расхождения:

• 🗓 Табель. Дни отпуска по БиР закрываются кодом неявки, начисление по основному виду не производится.
• 👤 Кадровая история. Сотрудница остаётся в штате, ставка сохраняется. Ставка не освобождается — на её место берут работника по срочному договору «на период отпуска по БиР».
• 💰 Начисление пособия. Показывается справочно: при прямых выплатах расходов у работодателя нет, поэтому бухгалтерских проводок по пособию не формируется.
• 📑 Сведения для СФР. Появляется задача в ЭДО с фондом — ответ на запрос сведений.
• 🧾 НДФЛ и взносы. Пособие по БиР не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами, в отчётность по взносам как выплата не попадает.

Если в вашей базе пособие всё же начисляется за счёт работодателя и садится на счёт затрат — это старая схема зачётного принципа, её надо отключить в настройках учётной политики.

Пример расчёта: сколько выйдет пособие

Возьмём сотрудницу с обычным декретом на 140 дней.

Ориентировочные границы: минимум считается от МРОТ и составляет порядка 110–125 тыс. руб. за 140 дней, максимум (при доходах на уровне предельных баз) — порядка 0,8–1,0 млн руб. Обе цифры растут ежегодно вместе с МРОТ и предельной базой по взносам, поэтому проверяйте актуальные значения в релизе ЗУП.

Прикинуть порядок суммы можно калькулятором — для БиР процент оплаты всегда 100 %:

Особенности по сценариям

Не каждый декрет укладывается в стандартную схему.

• 🔁 Продление на 16 дней (осложнённые роды). Оформляется отдельным документом «Больничный лист» с признаком продолжения ЛН на дополнительный период. Приказ Т-6 печатается на эти дни отдельно.
• 👶 Ранние роды. Число дней пересчитывается по новому ЭЛН: правьте период в документе, а не создавайте второй больничный.
• 💼 Внешний совместитель. Если сотрудница работает у вас меньше двух лет, а раньше трудилась в других организациях, пособие назначается либо по одному месту работы с учётом всех доходов, либо по каждому — зависит от того, где она выбрала получать. Данные фонд получит из ваших сведений по СЭДО.
• 📉 Нет дохода за два года. Пособие считается от МРОТ. Проверьте районный коэффициент и полноту занятости: при неполной ставке минимум считается пропорционально.
• 🔄 Замена лет расчёта. Если в расчётных годах был предыдущий декрет или отпуск по уходу, сотрудница вправе заменить годы заявлением. Часто это заметно увеличивает сумму — в ЗУП замена задаётся в форме расчёта среднего.
• ⏳ Выход в декрет позже. Сотрудница работала часть дней, указанных в ЭЛН. Начало отпуска ставьте фактическое, а рабочие дни оставьте в табеле — иначе пособие и зарплата наложатся.
• 🚪 Увольнение во время декрета. По инициативе работодателя нельзя (кроме ликвидации). По собственному желанию — можно, пособие при этом уже назначено фондом и продолжает выплачиваться.

Что поменялось в оформлении декрета

Порядок несколько раз перекраивали, и старые инструкции из интернета сбивают с толку:

• 📌 Бумажных листков по БиР практически не осталось — работают с ЭЛН по номеру.
• 📌 Пособие назначается проактивно: заявление сотрудницы на пособие не требуется, фонд сам инициирует запрос сведений после получения ЭЛН от клиники.
• 📌 Зачётный принцип (работодатель платит, фонд возмещает) не применяется — только прямые выплаты.
• 📌 Отчёт «Сведения о застрахованном лице» подаётся не при приёме «на всякий случай», а по запросу и при изменении реквизитов для выплаты.

Форма запроса и состав полей в ответе меняются вместе с релизами ЗУП. Если в ЭДО с СФР приходит ошибка формата, первым делом обновите конфигурацию до актуального релиза — новые форматы приходят именно с обновлением, а не настройкой.

Корректировка и изменение больничного

СФР вернул расхождение или сотрудница принесла уточнённый ЭЛН:

1. Откройте проведённый документ «Больничный лист».
2. Исправьте номер ЭЛН или период, повторно нажмите «Получить данные из СФР».
3. Пересчитайте средний заработок (карандаш на вкладке «Оплата»).
4. Перепроведите документ.
5. Заново сформируйте и отправьте сведения в фонд через СЭДО.

Если пособие уже выплачено, а сумма изменилась, фонд делает доплату сам после получения исправленных сведений. Никаких сторно и «перерасчётов» в ЗУП руками делать не нужно.

Частые ошибки и как их избежать

Как оформить приказ на отпуск по беременности и родам в 1С 8.3 Бухгалтерия

В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт упрощённый, полноценного расчёта пособий по БиР там нет. Варианта два:

• 🏢 Вести зарплату в ЗУП. Кадровые документы, больничные и приказ Т-6 — в ЗУП, в Бухгалтерию переносятся только сводные проводки по зарплате. Типовой сценарий, если сотрудников больше нескольких человек.
• 📝 Остаться в Бухгалтерии. Приказ Т-6 оформляют по внешнему шаблону (или через документ «Отпуск» в упрощённом кадровом блоке, поправив текст), пособие в программе не начисляют — его платит фонд. Ответ на запрос СФР отправляют из 1С-Отчётности, она есть и в Бухгалтерии.

Отчёты для проверки

После оформления сверьтесь, что всё встало корректно:

• 📊 Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ начислений — пособие видно по сотруднице отдельной строкой.
• 🗓 Кадры → Кадровые отчёты → Табель учёта рабочего времени (Т-13) — дни декрета закрыты кодом неявки.
• 📄 Печатная форма ЭЛН в самом документе — сверка периода, дней и причины.
• 🧾 1С-Отчётность → ЭДО с СФР — статус «Принято фондом» по ответу на запрос сведений.
• 👥 Кадры → Отчёты → Списочная численность — сотрудница остаётся в штате, ставка занята.

Частые вопросы