Как оформить отпуск по беременности и родам в 1С ЗУП 8.3

Первая ошибка, с которой сталкиваются кадровики: они пытаются оформить отпуск по беременности и родам в 1С ЗУП через документ «Отпуск». Это неверно. Декретный — не ежегодный оплачиваемый отпуск, и в программе он проводится совсем другим документом.

Чтобы правильно оформить отпуск по беременности и родам в 1С 8.3 ЗУП, работают с документом «Больничный лист» с особой причиной нетрудоспособности. Он же закрывает сразу три задачи: освобождает сотрудницу от работы, рассчитывает пособие и позволяет распечатать приказ по форме Т-6.

Разберём весь путь — от подготовки данных до передачи сведений в СФР через СЭДО, с числовым примером и списком мест, где чаще всего ошибаются.

Что такое декретный отпуск и чем он отличается в 1С

В обиходе «декрет» объединяет два разных отпуска. Не путайте их — в ЗУП это два разных документа:

Эта статья — про первый, тот самый «декретный больничный». Он оплачивается пособием за счёт СФР, а не работодателя.

Стандартная продолжительность освобождения от работы:

• 📅 140 дней — обычные роды (70 до + 70 после);
• 📅 156 дней — осложнённые роды;
• 📅 194 дня — многоплодная беременность.

Даты и число дней берутся из электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) — вручную их считать не нужно.

Подготовка: что должно быть в базе

Прежде чем создавать документ, проверьте исходные данные. Если пропустить этот шаг, пособие посчитается неверно или программа откажется его начислять.

💡 Пособие по беременности и родам платится в размере 100 % среднего заработка независимо от стажа (в отличие от обычного больничного). Стаж влияет только на само право на пособие.

Как оформить отпуск по беременности и родам в 1С ЗУП — пошагово

Ниже — порядок действий в 1С:ЗУП 3 (ред. 3). В 1С:ЗГУ шаги те же.

Шаг 1. Открываем документ «Больничный лист»

Перейдите в раздел Зарплата → Больничные листы (или Кадры → Все кадровые документы → Больничный лист). Нажмите «Создать» и выберите сотрудницу и месяц начисления.

Шаг 2. Загружаем ЭЛН и ставим причину «05»

Введите номер электронного листка в поле Номер ЛН и нажмите «Получить данные из СФР». Программа подтянет период и причину автоматически.

Ключевое поле — «Причина нетрудоспособности». Для декрета должно стоять значение:

(05) Отпуск по беременности и родам

Если причина стоит «01» (заболевание) — пособие посчитается по правилам обычного больничного и будет занижено. Это самая частая ошибка.

Шаг 3. Проверяем период и средний заработок

На вкладке «Главное» сверьте даты освобождения от работы — они должны совпадать с ЭЛН (например, 140 дней).

Перейдите на вкладку «Оплата» и нажмите на карандаш у среднего заработка. Проверьте, что в расчёт попали оба предшествующих года и что нет «лишних» месяцев с нулём. При необходимости укажите замену лет по заявлению.

Шаг 4. Смотрим сумму пособия

На вкладке «Начислено (подробно)» видна итоговая сумма. С 2021 года действуют прямые выплаты: работодатель начисление не выплачивает — его перечисляет СФР. В ЗУП пособие показывается справочно, чтобы вы могли проверить расчёт фонда.

Шаг 5. Печатаем приказ Т-6

Кнопка «Печать» в шапке документа → «Приказ на отпуск (Т-6)». Это и есть ответ на вопрос, где найти и как создать приказ на отпуск по беременности и родам в 1С 8.3 ЗУП — отдельный документ создавать не нужно, приказ печатается прямо из больничного.

⚠️ Если пункт «Приказ (Т-6)» не появляется в меню печати — проверьте, что причина стоит «05». Для причины «01» этой печатной формы нет.

Шаг 6. Отправляем сведения в СФР через СЭДО

После проведения документа сформируйте и отправьте в фонд реестр / ответ на запрос сведений через 1С-Отчётность → Электронный документооборот с СФР. Фонд запрашивает недостающие данные, вы их подтверждаете — и СФР назначает выплату напрямую сотруднице.

Прикинуть сумму пособия

Пособие по БиР = средний дневной заработок × число календарных дней отпуска. Средний дневной считается за 2 предыдущих года, делённых на 730 (731) дней.

Ориентировочные пределы: при доходе на уровне предельной базы максимальное пособие за 140 дней составляет примерно 790–800 тыс. руб., минимальное (от МРОТ) — около 100 тыс. руб. Точные значения меняются ежегодно.

Быстро оценить порядок суммы можно калькулятором ниже — он считает по логике больничного (для БиР процент оплаты всегда 100 %):

Особенности по сценариям

Не все декреты укладываются в стандартную схему. Частые нестандартные случаи:

• 🔁 Продление на 16 дней (осложнённые роды). Оформляется отдельным документом «Больничный лист» — «Продолжение ЛН» на дополнительный период.
• 👶 Ранние роды. Число дней пересчитывается — берите фактические даты из нового ЭЛН.
• 💼 Внешний совместитель. Если у вас сотрудница работает менее 2 лет и трудилась у других — пособие платится по всем местам или по одному (в зависимости от справок). Уточните в заявлении.
• 📉 Мало заработка / нет дохода за 2 года. Пособие считается от МРОТ. Проверьте, что в базе указан районный коэффициент, если он положен.
• 🔄 Замена лет расчёта. Если в расчётных годах был другой декрет, сотрудница вправе заменить годы заявлением — это часто увеличивает пособие.

Корректировка и изменение больничного

Если СФР вернул данные с расхождением или сотрудница принесла уточнённый ЭЛН:

1. Откройте проведённый документ «Больничный лист».
2. Исправьте номер ЭЛН или период, повторно нажмите «Получить данные из СФР».
3. Пересчитайте средний заработок (карандаш на вкладке «Оплата»).
4. Перепроведите документ и заново отправьте сведения в фонд через СЭДО.

💡 Не удаляйте старый больничный, если по нему уже ушёл реестр в СФР. Правьте существующий документ — иначе фонд получит дубль.

Частые ошибки и как их избежать

Как оформить приказ в 1С Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии полноценного расчёта пособий по БиР нет — она не ведёт кадровый учёт в том же объёме, что ЗУП. Если вопрос о том, как создать приказ на отпуск по беременности и родам в 1С 8.3 Бухгалтерия, вариантов два:

• 🏢 Вести расчёт зарплаты и пособий в ЗУП, а в Бухгалтерию переносить только сводные проводки (типовой сценарий для организаций с сотрудниками).
• 📝 В маленькой фирме на «Бухгалтерии» приказ Т-6 оформляют вне программы (шаблон Word), а пособие отражают вручную — но передачу сведений в СФР всё равно делают через СЭДО.

Отчёты для проверки

После оформления сверьтесь, что всё встало корректно:

• 📊 Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ начислений — видно пособие по сотруднице.
• 📄 Печатная форма ЭЛН в самом документе — сверка периода и дней.
• 🧾 Статус обмена в 1С-Отчётность → ЭДО с СФР — сведения приняты фондом.

Частые вопросы