Как в 1С 8.3 Бухгалтерия оформить отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет

Чтобы отразить в 1С 8.3 Бухгалтерия отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет, оформите одноимённый кадровый документ в разделе Зарплата и кадры и передайте сведения в СФР. Само пособие с момента перехода на прямые выплаты начисляет и платит фонд, а не работодатель, поэтому проводок по выплате пособия в базе не будет.

Разберём весь путь: какие данные подготовить, как провести отпуск в программе, что уходит в СФР, какие проводки появятся при неполном рабочем дне и как всё это ложится в отчётность.

Кто платит пособие: работодатель или СФР

С переходом на прямые выплаты пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет платит СФР напрямую сотруднику на карту или счёт.

Роль работодателя изменилась:

• 🧾 принять заявление и документы от сотрудника;
• 📨 в течение 3 рабочих дней передать в фонд сведения для назначения выплаты;
• 🗂 оформить отпуск в учётной программе, чтобы прекратить начисление зарплаты.

Размер пособия для справки: 40% среднего заработка за 2 предыдущих года, но не ниже установленного минимума и не выше максимума, который считается от предельной базы по взносам.

Что подготовить перед оформлением

Прежде чем заводить документ, соберите данные — иначе программа не рассчитает средний заработок и не сформирует корректные сведения.

Проверьте, что в карточке сотрудника (Зарплата и кадры → Сотрудники) заполнены СНИЛС и дата приёма. Без СНИЛС сведения в СФР не уйдут.

Как оформить отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет в 1С 8.3

Порядок в 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия 3.0 такой:

1. Откройте Зарплата и кадры → Кадры → раздел с кадровыми документами и создайте документ «Отпуск по уходу за ребёнком» (в актуальных релизах он вынесен отдельно; в более старых оформляется через кадровый перевод с прекращением начислений).
2. Выберите организацию и сотрудника.
3. Укажите дату начала отпуска — это день, следующий за окончанием больничного по беременности и родам, или дата из заявления.
4. Заполните сведения о ребёнке: ФИО, дату рождения, каким по счёту он является (влияет на минимальный размер пособия).
5. Отметьте плановую дату окончания — день, когда ребёнку исполнится 1,5 года (или 3 года, если отпуск оформляется на весь период).
6. Проведите документ.

После проведения программа снимет сотрудника с планового начисления зарплаты: в Начислении зарплаты он больше автоматически не появится.

Передача сведений в СФР

Пособие назначает фонд, поэтому ключевой шаг — вовремя отправить документы.

• В разделе Отчёты → 1С-Отчётность → Уведомления, сообщения создайте сведения для назначения и выплаты пособия по электронному реестру.
• Программа подтянет заработок, стаж и данные ребёнка из проведённого отпуска.
• Проверьте банковские реквизиты сотрудника и отправьте реестр в СФР.

Отдельно фонд может запросить сведения о страховом стаже и подтверждение права на выплату. По входящему запросу от СФР сформируйте ответ в том же разделе.

Проводки и что сформируется в учёте

Если сотрудник в отпуске по уходу и не работает — начислений от работодателя нет, значит нет и проводок. Пособие идёт мимо вашего учёта, напрямую от СФР.

Проводки появляются только когда сотрудник во время отпуска работает неполный день и получает за это зарплату:

Само пособие в этих проводках не участвует — с него НДФЛ и взносы не удерживаются, оно необлагаемое.

Работа в режиме неполного времени

С сохранением пособия сотрудник вправе выйти на неполный рабочий день или трудиться на дому. Пособие при этом продолжает платить СФР, а работодатель начисляет зарплату за фактически отработанное время.

Как отразить в 1С 8.3:

• в документе отпуска по уходу укажите режим неполного времени (или оформите приказ о неполном рабочем дне);
• в Начислении зарплаты сотрудник снова появится — с оплатой пропорционально отработанным часам;
• на эту зарплату начисляются взносы и удерживается НДФЛ как обычно.

Отражение в отчётности

Отпуск по уходу и сопутствующие выплаты попадают в несколько форм:

Пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет НДФЛ не облагается, поэтому в 6-НДФЛ его не показывают.

Типичные ошибки и как их избежать

• ❌ Начисляют пособие вручную проводкой Дт 69 Кт 70. Так делали до прямых выплат. Сейчас это задваивает выплату — платит и фонд, и работодатель.
• ❌ Забывают снять с планового начисления зарплаты. Сотрудник продолжает «получать» оклад в Начислении зарплаты, хотя фактически в отпуске.
• ❌ Пропускают 3-дневный срок передачи сведений в СФР. Пособие сотруднику назначат с задержкой, претензии — к бухгалтеру.
• ❌ Не заполнен СНИЛС или реквизиты сотрудника. Реестр не отправляется или уходит с ошибкой.
• ❌ Неверная дата начала отпуска — наложение на больничный по БиР и неверный средний заработок.

Если не помогло

Частые сбои и что с ними делать:

• В программе нет документа «Отпуск по уходу за ребёнком». Обновите конфигурацию до актуального релиза — документ появляется в разделе Зарплата и кадры. В базовых и старых версиях отпуск оформляют кадровым приказом с прекращением начислений.
• Реестр в СФР не формируется, ошибка Не заполнены обязательные реквизиты. Проверьте СНИЛС, дату рождения ребёнка и банковские реквизиты в карточке сотрудника.
• СФР прислал отказ или запрос уточнений. Ответьте на входящее сообщение в 1С-Отчётность, приложив недостающие данные о стаже или заработке.
• Сотрудник снова в списке на начисление зарплаты, хотя в отпуске. Перепроведите документ отпуска и проверьте, что дата начала не в будущем периоде.