Как отразить отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет в 1С:Бухгалтерии 8.3

Само пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет с 2021 года считает и платит СФР напрямую сотруднице. Работодателю в бухгалтерии 1С 8.3 нужно отразить не выплату, а три вещи: оформить приказ, передать в фонд сведения для назначения пособия и убрать сотрудницу из расчёта зарплаты.

То есть проводки по начислению пособия у вас, скорее всего, не появятся вовсе — и это нормально. Разберём весь порядок по шагам: что взять с работника, где нажимать в программе, что уйдёт в отчётность и на чём чаще всего спотыкаются.

Кто платит пособие, а что делает бухгалтер

Отпуск по уходу оформляет работодатель, а деньги перечисляет Социальный фонд России. Схема «прямых выплат» действует во всех регионах, поэтому старый механизм «начислили — зачли в счёт взносов» больше не применяется.

Роли распределяются так:

• 👩‍👦 Сотрудница — пишет заявление на отпуск и на пособие, приносит документы.
• 🏢 Работодатель — издаёт приказ, передаёт сведения в СФР, останавливает начисление зарплаты.
• 🏦 СФР — назначает и выплачивает пособие на карту «Мир» или счёт.

💡 Пособие может получать не только мать. Отпуск и выплату вправе оформить отец, бабушка, дед или другой родственник, который фактически ухаживает за ребёнком.

Что взять с сотрудницы: подготовка данных и документов

До ввода чего-либо в 1С соберите пакет документов — на нём держится и приказ, и сведения в фонд.

Справка о неполучении пособия вторым родителем — самый частый «недостающий» документ. Без неё фонд вернёт сведения, и назначение затянется.

Как оформить отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет в 1С 8.3

Сразу главное: в типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 (ред. 3.0) отдельного документа «Отпуск по уходу за ребёнком» нет. Здесь зарплатный блок упрощённый, поэтому задача сводится к кадровому оформлению вне программы и корректному расчёту зарплаты внутри неё.

Порядок действий:

1. Издайте приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребёнком (форму можно взять произвольную или Т-6). Дата начала — со дня, указанного в заявлении.
2. Через оператора ЭДО или сервис отчётности передайте в СФР сведения для назначения пособия (реестр/сведения по запросу фонда через СЭДО).
3. В 1С в разделе Зарплата и кадры исключите сотрудницу из документа «Начисление зарплаты» — за время отпуска зарплата не начисляется.

⚠️ Если вы ведёте зарплату в 1С:ЗУП, а не в Бухгалтерии, там всё иначе: есть документ Отпуск по уходу за ребёнком (раздел Зарплата → Отпуска). Он сам ставит период отсутствия и корректирует расчёт. В Бухгалтерии такого автомата нет.

Практический приём для Бухгалтерии: при заполнении Начисления зарплаты за месяц удалите строку сотрудницы вручную или поставьте ей нулевую отработку. Тогда программа не начислит оклад и не задвоит пособие, которого у вас и так нет.

Как начислить пособие и на какую сумму рассчитывать

Начислять пособие работодателю не нужно — расчёт делает фонд. Но знать порядок полезно, чтобы свериться с суммой в личном кабинете сотрудницы.

Размер — 40% среднего заработка за два календарных года до года начала отпуска. Есть «вилка»:

Числа примерные: минимум и максимум ежегодно индексируются, поэтому сверяйтесь с актуальным значением на дату начала отпуска.

💡 Если у сотрудницы двое и более детей до 1,5 лет, пособия суммируются, но не более 100% среднего заработка.

Проводки: что формируется в бухгалтерском учёте

Раз пособие платит СФР, проводки по его начислению (Дт 69 Кт 70) в учёте работодателя не формируются. Это ключевое отличие от схемы до 2021 года — не ищите их, их не должно быть.

Проводки появятся только в двух случаях: если работодатель по своей инициативе доплачивает до среднего заработка, либо если сотрудница работает на неполном времени и получает зарплату.

Сама доплата от работодателя облагается НДФЛ и взносами в общем порядке — это уже не государственное пособие, а выплата в рамках трудовых отношений.

Работа на неполном времени во время отпуска

Сотрудница вправе выйти на неполный рабочий день (или работать на дому) и при этом сохранить пособие. Это популярный сценарий, и его тоже нужно отразить.

Что делаете в 1С:

• 📝 Оформляете приказ о работе на условиях неполного рабочего времени.
• ⏱ В Начислении зарплаты ставите фактически отработанное время — программа считает оклад пропорционально.
• ✅ Пособие при этом идёт мимо вас, его продолжает платить СФР.

⚠️ Полный рабочий день с сохранением пособия невозможен. Если сотрудница выходит на полную ставку, право на пособие теряется — фонд нужно уведомить, иначе возникнет переплата, которую взыщут.

Отражение в отчётности и обмен с СФР

По самому пособию отчитывается фонд, а не вы. Поэтому в привычных отчётах работодателя оно не «светится»:

• РСВ — пособие не показываете, вы его не начисляли.
• 6-НДФЛ — тоже нет: государственное пособие по уходу НДФЛ не облагается.
• Персонифицированные сведения / ЕФС-1 — подаёте в общем порядке; за период отпуска у сотрудницы будут нулевые начисления, если она не работает.

Взаимодействие с СФР идёт через СЭДО: фонд присылает запрос на сведения, вы отвечаете реестром через оператора. В 1С это делается из блока отчётности 1С-Отчётность (при подключённом сервисе).

Частые ошибки и как их избежать

Собрали то, на чём спотыкаются чаще всего.

• ❌ Ищут проводку по пособию. Её нет — платит фонд. Есть только доплата или зарплата за неполное время.
• ❌ Забывают убрать сотрудницу из «Начисления зарплаты». Программа начислит оклад за полный месяц — получите лишнюю сумму, взносы и НДФЛ.
• ❌ Ставят полный рабочий день с пособием. Пособие теряется, возникает переплата.
• ❌ Тянут со сведениями в СФР. Пока фонд не получил данные, сотрудница не получает деньги.
• ❌ Путают 1С:Бухгалтерию и ЗУП. Ждут в Бухгалтерии документ «Отпуск по уходу», которого там нет.

Частые вопросы