Как списать задолженность уволенного сотрудника по зарплате в 1С ЗУП 8.3

Сотрудник уволился, а в расчётном листке за ним висит долг: неотработанный аванс, лишние отпускные, ошибочная выплата. Удержать уже не с чего — человек не работает. Сумма продолжает болтаться в базе и мозолит глаза в каждом отчёте.

Разберём, как в ЗУП списать задолженность уволенного сотрудника по зарплате в 1С 8.3 — какие есть варианты, что настроить, какие получатся проводки и как убрать долг работника на конец месяца из расчётного листа. Отдельно — про списание задолженности по зарплате прошлых лет, когда прошло больше трёх лет.

💡 Речь именно о долге работника перед организацией (отрицательное сальдо по счёту 70, «долг за работником»). Если, наоборот, организация должна сотруднику — это депонент, там другой механизм.

Откуда берётся долг за работником

Прежде чем списывать, поймите природу суммы — от этого зависит и способ, и налоговые последствия.

Типичные причины отрицательного сальдо по сотруднику:

• 💸 Неотработанный аванс. Выплатили за первую половину месяца, а человек ушёл на больничный или уволился — отрабатывать нечего.
• 🏖 Отпуск авансом. Отгулял 28 дней, отработал полгода, уволился. Часть отпускных не отработана.
• 🧮 Ошибка расчётчика. Задвоили выплату, начислили лишнее, неверно провели ведомость.
• 📉 Перерасчёт задним числом. Сторнировали начисление после того, как деньги уже ушли.

Способ списания напрямую зависит от причины: где-то можно и нужно взыскать, где-то — только простить и списать за счёт организации.

Можно ли вообще удержать, а не списывать

Списание — крайний вариант. Сначала проверьте, нет ли законного способа вернуть деньги.

⚠️ Удержать при окончательном расчёте можно не более 20% причитающейся к выплате суммы (по некоторым основаниям — до 50%). Всё, что превысило лимит, добровольно работник может вернуть в кассу или на счёт, а если отказался — остаётся списывать.

Какой у вас случай

Варианты списания долга в 1С ЗУП 3.1

В ЗУП нет отдельной кнопки «списать долг». Задача решается через начисление, которое закрывает отрицательное сальдо. Механик две.

Вариант 1. «Техническое» начисление без дохода. Подходит, когда долг списывается по сроку давности или нужно просто убрать долг работника на конец месяца из расчётного листа, а облагаемого дохода не возникает. Начисление настраивается как доход, не облагаемый НДФЛ и взносами, и обнуляет сальдо.

Вариант 2. Начисление с признанием дохода (прощение долга). Когда организация прощает долг живому доходу физлица. Тогда сумма — доход, облагаемый НДФЛ. Взносами прощённый долг не облагается (это не выплата за труд).

Ниже — полный проход по варианту с настройкой начисления. Он универсален: включаете или выключаете обложение НДФЛ под свою ситуацию.

Пошаговая инструкция: как списать долг работника по зарплате в 1С ЗУП 3.0

Порядок один и для 3.0, и для 3.1 — интерфейс совпадает. Пройдём по шагам.

Шаг 1. Настройка начисления для списания долга

Настройка → Начисления → Создать.

• Наименование: например, «Списание задолженности сотрудника».
• Назначение начисления: «Прочие начисления и выплаты».
• Начисление выполняется: «По отдельному документу» (удобно — не цепляется к каждому месяцу).
• Формула: Сумма — показатель, который вводится при начислении. Так вы забьёте ровно размер долга.

Галку «Начисление является базой для расчёта» не трогаем — это разовая техническая сумма.

Шаг 2. Регистрация списания суммы долга

Проводим само списание.

1. Зарплата → Разовые начисления (или Начисление зарплаты и взносов за нужный месяц).
2. Добавляем сотрудника, выбираем созданное начисление.
3. В поле Сумма вводим величину долга — ровно ту, что видна в расчётном листе как «Долг за работником».
4. Проводим.

После проведения сальдо по сотруднику становится нулевым. Сумму берите точно из расчётного листка, а не «на глаз» — иначе вместо нуля получите новый долг или переплату.

Шаг 3. Настройка начисления для отражения долга в учёте НДФЛ

Этот шаг нужен только если долг прощаете (вариант с доходом).

На вкладке Налоги, взносы, бухучёт начисления:

• НДФЛ: «Облагается», код дохода — 2720 (подарки) или 4800 (иные доходы), в зависимости от квалификации операции.
• Страховые взносы: «Доходы, целиком не являющиеся объектом обложения страховыми взносами». Прощённый долг взносами не облагается.
• Вид дохода для учёта по ст. 137 ТК РФ — «Прочие доходы».

Для списания по истечении срока давности НДФЛ ставим «Не облагается» — дохода у физлица нет.

Шаг 4. Регистрация списанного долга в учёте НДФЛ

Раз удержать налог не с кого (сотрудник уволен, выплат больше нет), действуем так:

1. Начисление с признанием дохода уже сформировало запись в регистрах НДФЛ (шаг 2 + настройка шага 3).
2. Проверяем Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам → «Анализ НДФЛ» — доход появился, налог исчислен, удержан = 0.
3. По итогам года это попадёт в 6-НДФЛ с признаком невозможности удержания, и по физлицу подаются сведения (бывшая справка 2-НДФЛ с признаком «2»).

💡 Сообщить о невозможности удержать НДФЛ нужно не позднее 25 февраля года, следующего за годом выплаты дохода. Дальше налог платит уже сам бывший работник по уведомлению из инспекции.

Шаг 5. Отражение списания долга в 1С:Бухгалтерии

ЗУП считает зарплату, а проводки живут в бухгалтерской базе. После списания:

• Синхронизируете данные (Зарплата → обмен с бухгалтерской программой) либо формируете Отражение зарплаты в бухучёте.
• В 1С:Бухгалтерии документом Операция при необходимости досписываете сумму на счёт прочих расходов.

Проводки при списании задолженности по зарплате

Сами проводки формируются в бухгалтерской базе. Ориентир — ниже.

⚠️ Прощённый долг в налоге на прибыль в расходах не учитывается — это не обоснованные затраты. В бухучёте проводка Дт 91.02 есть, а вот налогооблагаемую прибыль она не уменьшает. Возникнет постоянная разница.

Как списать задолженность по зарплате прошлых лет в 1С 8.3 ЗУП

Отдельная частая ситуация — долг висит годами. Логика:

1. Считаем срок. Общий срок исковой давности — 3 года (ст. 196 ГК РФ) с даты, когда долг должен был быть погашен.
2. Если 3 года прошло — взыскать через суд уже нельзя. Долг признаётся безнадёжным и списывается.
3. Дохода у физлица не возникает — организация утратила право требования, экономической выгоды у работника нет, НДФЛ не удерживаем.
4. В ЗУП убираем сумму тем же «техническим» начислением без обложения НДФЛ (вариант 1), чтобы обнулить сальдо и убрать долг из расчётного листа.
5. В бухучёте — Дт 91.02 Кт 70 и на забаланс счёт 007 на 5 лет (на случай, если работник объявится и вернёт).

💡 Срок давности прерывается, если работник признал долг — например, письменно попросил рассрочку или частично погасил. Тогда отсчёт трёх лет начинается заново.

Как убрать долг работника на конец месяца из расчётного листа

Иногда «долг за работником» в расчётном листе — не реальная задолженность, а хвост от незакрытой операции. Проверьте по порядку.

• 🔍 Незачтённый аванс. Аванс выплачен, а окончательная ведомость не проведена или проведена на меньшую сумму.
• 🔁 Несторнированное начисление. Отменили начисление после выплаты — вылез долг.
• 📅 Межрасчётная выплата. Отпускные/больничный выплачены авансом, начисление ещё не отражено в основном расчёте.
• 🧾 Ведомость без основания. Выплатили по ведомости больше, чем начислено.

Если это учётная ошибка — не списывайте деньги. Найдите документ-первопричину, поправьте и перепроведите. Реальная задолженность списывается только когда деньги действительно ушли и вернуть их нельзя.

Типичные ошибки при списании

Что чаще всего ломает результат:

• ❌ Списали, не разобравшись в природе долга. Простили сумму, которую можно было удержать при увольнении. Потеряли деньги организации.
• ❌ Забыли про НДФЛ при прощении. Прощённый долг — доход. Нет сведений о невозможности удержания — риск штрафа.
• ❌ Начислили НДФЛ на долг по сроку давности. Тут дохода нет, налог удерживать не нужно. Лишнее начисление придётся сторнировать.
• ❌ Сумма начисления не совпала с долгом. Ввели округлённо — сальдо не обнулилось, в листке остался «хвост».
• ❌ Не передали проводки в бухгалтерию. В ЗУП сальдо ноль, а в бухбазе долг живёт дальше.
• ❌ Списали взносы. На прощённый долг страховые взносы не начисляются — это не оплата труда.

Если не помогло: долг не уходит из расчётного листа

Провели начисление, а сумма всё равно висит. Диагностика:

Частые вопросы