Обороткабаза знаний по 1С 8.3

Как выгрузить список сотрудников из 1С ЗУП 8.3 в Excel

· 6 мин

Содержание

Выгрузить список сотрудников из 1С ЗУП проще всего в Excel — либо через готовый отчёт «Списки сотрудников», либо прямым сохранением справочника. Оба способа встроены в программу, обработки писать не нужно.

Ниже — как получить таблицу с ФИО, должностями, окладами, датами приёма и любыми другими данными. Разберём настройку колонок, отбор по подразделению и типовые ошибки при сохранении файла.

Пути в меню приведены для 1С:ЗУП 3.1. В базовой и КОРП версиях они совпадают; отличается только состав доступных полей.

Каким способом выгрузить: короткое сравнение

Три рабочих варианта. Выбор зависит от того, нужен ли вам гибкий состав колонок или достаточно «как есть».

СпособЧто даётКогда брать
Отчёт «Списки сотрудников»Настраиваемые колонки, отборы, группировкиНужна таблица с окладами, стажем, подразделениями
Экспорт справочника «Сотрудники»Быстро, то что видно на экранеНужны только ФИО и должность
Универсальный отчётЛюбое поле из базы, включая расчётныеНестандартные данные, которых нет в готовых отчётах

Дальше — каждый способ по шагам.

Способ 1. Отчёт «Списки сотрудников»

Это основной инструмент. Раздел Кадры → Кадровые отчёты → Списки сотрудников.

Пошаговый помощник
Открыть отчёт
Раздел Кадры → Кадровые отчёты → «Списки сотрудников». Отчёт откроется с колонками по умолчанию: ФИО, подразделение, должность.

По умолчанию отчёт показывает только работающих на текущую дату. Чтобы получить и уволенных, снимите отбор по статусу или задайте нужный период.

Если в списке нет части людей — почти всегда виноват отбор по организации или по дате. Проверьте настройки перед тем, как решить, что данные пропали.

Способ 2. Прямой экспорт из справочника «Сотрудники»

Когда нужны просто ФИО и должности, отчёт не обязателен. Справочник выгружается напрямую.

  1. Откройте Кадры → Сотрудники.
  2. Настройте видимые колонки: правой кнопкой по шапке таблицы → «Настроить список» → «Выбранные поля».
  3. Выделите строки: Ctrl+A — все, либо мышью с зажатым Ctrl — выборочно.
  4. Правой кнопкой → «Вывести список».
  5. В окне отметьте нужные колонки и формат вывода — «Табличный документ».
  6. В открывшейся таблице: меню → «Сохранить как» → .xlsx.

Способ быстрый, но колонок доступно меньше, чем в отчёте — только то, что вынесено в форму списка справочника.

Настройка состава полей и колонок перед выгрузкой

Самая частая задача — добавить в таблицу поля, которых нет по умолчанию: оклад, СНИЛС, номер и дату приказа, адрес, телефон.

В отчёте «Списки сотрудников» это делается на вкладке «Поля и сортировки»:

  • ➕ Кнопка «Добавить» открывает дерево доступных полей.
  • 📁 Поля сгруппированы: реквизиты сотрудника, физлица, текущей кадровой позиции.
  • 🔤 Данные физлица (пол, дата рождения, паспорт, адрес) лежат в ветке «Физическое лицо».
  • 💰 Оклад и тарифная ставка — в ветке текущего планового начисления.

Сортировку задавайте там же: по алфавиту, по подразделению, по табельному номеру. Группировка по подразделению превращает плоский список в структуру с итогами.

Настроенный вариант отчёта сохраните: «Настройки» → «Сохранить вариант отчёта». В следующий раз выгрузка займёт два клика.

Выгрузка сотрудников в другую базу или сервис

Речь не о файле для человека, а о переносе данных в программу — например, в 1С:Бухгалтерию, в сервис «Кабинет сотрудника » или во внешнюю систему.

  • В 1С:Бухгалтерию — через синхронизацию данных, а не через Excel. Сотрудники и начисления переносятся документом обмена, вручную забивать не нужно.
  • В «Кабинет сотрудника» — выгрузка сотрудников идёт из самого сервиса ЗУП, чтобы система создала личные кабинеты. Файл при этом формируется автоматически.
  • Во внешнюю систему — через формат .mxl или выгрузку в XML/CSV универсальной обработкой.

Для разовой человекочитаемой таблицы всё это избыточно — хватит способа 1 или 2.

Большие базы: скорость и производительность

На нескольких тысячах сотрудников выгрузка может подтормаживать. Что помогает:

  • Сначала задавайте отбор, потом формируйте — не тяните всю базу, если нужен один филиал.
  • Убирайте расчётные поля (стаж, суммы за период), если они не нужны — они считаются на лету и тормозят отчёт.
  • Формируйте в клиент-серверном режиме, а не в файловом, если база большая.
  • Для регулярной массовой выгрузки настройте сохранённый вариант отчёта с фиксированным набором полей.

Типичные ошибки при выгрузке

Диагностика: выберите симптом

Видео по теме

Видео с YouTube — канал «1С ПРОГРАММИСТ ЭКСПЕРТ». Стороннее видео для наглядности; порядок действий в вашей версии 1С может отличаться.

Частые вопросы

Как выгрузить список сотрудников из 1С ЗУП в Excel?
Откройте Кадры → Кадровые отчёты → «Списки сотрудников», сформируйте, затем меню → «Сохранить как» → формат .xlsx. Либо в справочнике «Сотрудники» выделите строки и нажмите «Вывести список».
Как добавить в выгрузку оклад и дату приёма?
В отчёте «Списки сотрудников» на вкладке «Поля и сортировки» нажмите «Добавить» и отметьте нужные реквизиты. Оклад лежит в плановых начислениях, дата приёма — в текущей кадровой позиции.
Почему выгрузились не все сотрудники?
Обычно мешает отбор по организации, подразделению или период отчёта. Проверьте «Настройки» → «Отборы» и уберите лишние условия.
Можно ли выгрузить уволенных сотрудников?
Да. Снимите отбор «только работающие» или задайте период, включающий даты увольнения. Уволенные попадут в список.
Как выгрузить список с адресами и телефонами?
Добавьте поля из ветки «Физическое лицо» (адрес, телефон, эл. почта) на вкладке «Поля и сортировки». Эти данные хранятся в карточке физлица, а не сотрудника.
Нужна ли обработка или конфигуратор для выгрузки?
Нет. И отчёт, и «Вывести список» — штатные возможности. Конфигуратор и внешние обработки нужны только для нестандартных выгрузок во внешние системы.