Как выплатить материальную помощь родственникам умершего сотрудника в 1С 8.3 ЗУП

Матпомощь родственникам умершего сотрудника в 1С 8.3 ЗУП оформляют не через начисление зарплаты, а через прочие доходы физического лица — получатель уже не работник. Выплата единовременная и полностью освобождена от НДФЛ и страховых взносов без лимита, если это член семьи (супруг, родитель, ребёнок).

Ниже — как всё провести в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (ЗУП 3.1): какой вид дохода настроить, какие документы собрать, какие проводки и как это попадёт (точнее — не попадёт) в отчётность.

Кто получает выплату и в каком размере

Право на матпомощь в связи со смертью работника имеют члены его семьи. По статье 2 Семейного кодекса это:

• 👨‍👩‍👧 супруг (супруга);
• 👵 родители (в т. ч. усыновители);
• 🧒 дети (в т. ч. усыновлённые).

Другие родственники (братья, сёстры, бабушки) под льготу по НДФЛ и взносам формально не подпадают — им выплата возможна, но налоговый статус будет другим.

Размер работодатель определяет сам — трудовым или коллективным договором, локальным актом либо разовым решением руководителя. Жёсткой нормы в законе нет.

Ориентировочно на практике сумма составляет от 10 000 до 50 000 ₽, но это именно ориентир — потолок вы устанавливаете сами.

Важно: льгота действует только для единовременной выплаты. Если разбить одну и ту же помощь на два-три транша по одному основанию, налоговики могут признать её не единовременной и доначислить НДФЛ.

НДФЛ и взносы: почему выплата не облагается

Два основания для полного освобождения:

• НДФЛ — пункт 8 статьи 217 НК РФ. Единовременная матпомощь членам семьи умершего работника не облагается в полном объёме, лимит 4 000 ₽ здесь не применяется.
• Страховые взносы — выплата родственнику, который не состоит в трудовых отношениях с организацией, вообще не является объектом обложения (ст. 420 НК РФ). Плюс прямая норма — подпункт 3 пункта 1 статьи 422 НК РФ.

Сравните с обычной матпомощью, чтобы не запутаться в настройке:

Документы для оформления

Собрать нужно немного, но без этих бумаг выплату не обосновать:

Заявление пишет получатель от своего имени. В приказе укажите основание («в связи со смертью работника»), сумму и получателя — это защитит льготу при проверке.

Настройка вида прочего дохода в 1С ЗУП 3.1

Получатель — не сотрудник, поэтому обычное «Разовое начисление» не подойдёт. Работаем через механизм прочих доходов физлиц.

1. Откройте раздел Выплаты → Виды прочих доходов физлиц.
2. Создайте новый вид, назовите понятно — например, Материальная помощь родственнику умершего.
3. В настройке налогообложения снимите обложение: доход не облагается НДФЛ и не облагается страховыми взносами.
4. Категорию дохода для взносов оставьте как «не является объектом обложения».
5. Запишите и закройте.

Также убедитесь, что получатель заведён в справочнике Физические лица (не «Сотрудники»). Если родственник раньше нигде не фигурировал, добавьте новую карточку физлица с паспортом и ИНН.

Как оформить материальную помощь родственнику умершего сотрудника — по шагам

Основной документ — Прочие доходы.

1. Раздел Выплаты → Прочие доходы → кнопка Создать.
2. Укажите месяц регистрации и организацию.
3. Выберите созданный вид дохода Материальная помощь родственнику умершего.
4. В табличной части добавьте физлицо-получателя и сумму.
5. Проверьте, что колонки НДФЛ и взносов пустые (0) — это подтверждает верную настройку вида дохода.
6. Проведите документ.

Дальше — выплата. Сформируйте Ведомость (в банк или в кассу) с характером выплаты Прочие доходы, подберите документ прочих доходов и проведите. Получатель получит деньги без удержаний.

Проводки и выплата

В самой ЗУП проводок нет — они формируются в 1С:Бухгалтерии после синхронизации либо по документу отражения зарплаты в учёте. Родственник учитывается на счёте 76.10 (расчёты с физлицами), а не на 70.

Матпомощь идёт в прочие расходы (счёт 91.02) и не уменьшает налог на прибыль — это непроизводственная выплата (п. 23 ст. 270 НК РФ). НДФЛ не удерживаем, значит проводки Дт 76.10 Кт 68.01 здесь нет.

Связь с увольнением умершего сотрудника

Матпомощь родственникам обычно идёт «в пакете» с закрытием расчётов по самому работнику. Порядок такой:

1. Увольнение. Документ Увольнение в ЗУП, основание — пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ (обстоятельства, не зависящие от воли сторон). Дата увольнения = дата смерти из свидетельства.
2. ЕФС-1, подраздел 1.1. Кадровое мероприятие «увольнение» подаётся в СФР на следующий рабочий день после издания приказа, причина — смерть работника.
3. Невыплаченная зарплата и компенсация отпуска. Начисляются умершему, но выдаются членам семьи или иждивенцу (ст. 141 ТК РФ) в течение недели со дня подачи ими документов.

Отражение в отчётности

Раз выплата полностью необлагаемая — в «зарплатных» отчётах она почти не видна:

• 6-НДФЛ — матпомощь по пункту 8 статьи 217 НК РФ не отражается (доход не входит в облагаемую базу и не поименован в перечне для показа).
• РСВ — выплата родственнику-нероднику по трудовому договору не является объектом обложения, поэтому в расчёт по взносам не включается.
• ЕФС-1 (по получателю) — не подаётся: родственник не работник, застрахованным по нему организация не является.

Не облагаемая зарплата умершего, выданная семье, в 6-НДФЛ также не показывается.

Типичные ошибки

• ❌ Оформляют через «Разовое начисление» на сотрудника. Умерший работник уволен, получатель — другое физлицо. Нужен документ Прочие доходы.
• ❌ Ставят код дохода НДФЛ 2760 и вычет 503. Это для обычной матпомощи 4 000 ₽. Для родственника умершего доход не облагается целиком — код и вычет не нужны.
• ❌ Удерживают НДФЛ с зарплаты умершего. С начисленных, но не полученных сумм налог не удерживается.
• ❌ Не собрали свидетельство о смерти и документ о родстве. Без них льготу снимут при проверке.
• ❌ Делят помощь на несколько платежей. Теряется признак единовременности — риск доначисления НДФЛ.