Материальная помощь родственнику умершего сотрудника в 1С ЗУП 8.3: начисление и выплата

Материальная помощь родственнику умершего сотрудника в 1С ЗУП 8.3 проводится не зарплатным начислением, а документом «Прочие доходы»: получатель организации уже не работник. Единовременная выплата члену семьи полностью свободна от НДФЛ и страховых взносов, без лимита 4 000 ₽.

Разберём весь путь в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 — от флажка в настройках и вида прочего дохода до ведомости, проводок и проверки в 6-НДФЛ и РСВ. Плюс сценарии, где льгота не работает .

Кто получает выплату и в каком размере

Право на матпомощь в связи со смертью работника имеют члены его семьи. По статье 2 Семейного кодекса это:

• 👨‍👩‍👧 супруг (супруга);
• 👵 родители, в том числе усыновители;
• 🧒 дети, в том числе усыновлённые.

Братья, сёстры, бабушки, племянники членами семьи для целей НДФЛ не считаются. Выплатить им можно, но налоговый режим будет другим — об этом ниже в разделе про сценарии.

Размер работодатель устанавливает сам: коллективным договором, положением об оплате труда или разовым решением директора. Норматива в законе нет.

Ориентировочно на практике платят от 10 000 до 50 000 ₽, у крупных компаний бывает привязка к окладу умершего (один-два оклада). Это ориентир, а не правило — потолок ваш.

Льгота действует только для единовременной выплаты. Разбили одну и ту же помощь по одному приказу на два-три транша — инспекция может снять признак единовременности и доначислить НДФЛ.

НДФЛ и взносы: почему выплата не облагается

Два независимых основания для полного освобождения:

• НДФЛ — пункт 8 статьи 217 НК РФ. Единовременная матпомощь членам семьи умершего работника не облагается целиком; лимит 4 000 ₽ из пункта 28 здесь не применяется.
• Взносы — родственник не состоит с организацией в трудовых или гражданско-правовых отношениях, значит выплата вообще не образует объекта обложения (ст. 420 НК РФ). Есть и прямая норма — подпункт 3 пункта 1 статьи 422 НК РФ.

Таблица, чтобы не запутаться при выборе настройки вида дохода:

Считаем на числах. Матпомощь вдове — 40 000 ₽: НДФЛ 0, взносы 0, на карту уходит ровно 40 000 ₽. Та же сумма брату умершего: НДФЛ 40 000 × 13 % = 5 200 ₽, к выплате 34 800 ₽, взносов по-прежнему нет.

Что собрать перед вводом документов

Комплект небольшой, но без него выплату не обосновать:

Заявление пишет получатель от своего имени, а не родственники «коллективно». В приказе обязательно укажите основание («в связи со смертью работника»), сумму и ФИО получателя — именно приказ инспектор смотрит первым.

Проверьте ещё две вещи в программе:

1. В разделе Настройка → Расчёт зарплаты включён флажок регистрации прочих доходов физических лиц. Без него ни справочник видов прочих доходов, ни документ Прочие доходы в интерфейсе не появятся.
2. Получатель заведён в справочнике Физические лица (не в Сотрудники). Родственник нигде раньше не фигурировал — создайте карточку физлица с паспортными данными и ИНН.

Настройка вида прочего дохода в 1С ЗУП 3.1

Обычное «Разовое начисление» не годится: оно привязано к сотруднику и тянет за собой НДФЛ, взносы и счёт 70. Нужен отдельный вид прочего дохода.

1. Откройте Выплаты → См. также → Виды прочих доходов физических лиц.
2. Нажмите Создать и назовите вид однозначно — например, Материальная помощь родственнику умершего.
3. Налогообложение НДФЛ: доход не облагается, код дохода не указываем.
4. Страховые взносы: категория — не является объектом обложения страховыми взносами.
5. Укажите способ отражения в бухгалтерском учёте (прочие расходы, счёт 91.02) — иначе при синхронизации с бухгалтерией проводка не сформируется и документ «повиснет».
6. Запишите и закройте.

В актуальных релизах ЗУП 3.1 механизм прочих доходов работает именно так; если справочник выглядит иначе или полей меньше — обновите конфигурацию до актуального релиза, настройки налогообложения в старых версиях были беднее.

Как начислить материальную помощь родственнику умершего сотрудника — по шагам

Начисление делает документ Прочие доходы.

1. Раздел Выплаты → Прочие доходы → Создать.
2. Укажите месяц регистрации (месяц, в котором признаёте расход) и организацию.
3. Выберите созданный вид дохода Материальная помощь родственнику умершего.
4. В табличной части кнопкой Подбор добавьте физлицо-получателя и сумму.
5. Проверьте колонки НДФЛ и взносов — должны быть нули. Появилась сумма налога, значит вид дохода настроен неверно, вернитесь к предыдущему разделу.
6. При необходимости заполните способ выплаты (через банк, через кассу).
7. Проведите документ.

Выплата мат помощи родственникам умершего сотрудника в 1С ЗУП

Начисление и выплата — два разных документа, одного «Прочие доходы» недостаточно.

1. Откройте Выплаты → Ведомость в банк (или Ведомость в кассу, Ведомость через раздатчика).
2. В поле Выплачивать выберите Прочие доходы. Это ключевой момент: при значении «Зарплата» получатель-физлицо в подбор не попадёт.
3. Укажите вид прочего дохода и нажмите Заполнить — программа подберёт непогашенные суммы по документу начисления.
4. Проверьте сумму: удержанный НДФЛ должен быть нулевым.
5. Проведите ведомость, выгрузите реестр в банк или напечатайте расходный кассовый ордер .

Несколько родственников по одному приказу проводятся одной ведомостью — каждый отдельной строкой со своей суммой.

Проводки и отражение в бухучёте

В ЗУП проводок нет — они формируются в 1С:Бухгалтерии после синхронизации либо документом отражения зарплаты в учёте. Расчёты с родственником ведутся на счёте 76.10 (расчёты с прочими физлицами), а не на 70.

Матпомощь идёт в прочие расходы и не уменьшает налог на прибыль: выплата непроизводственная (п. 23 и п. 49 ст. 270 НК РФ). Проводки Дт 76.10 Кт 68.01 здесь нет — НДФЛ не удерживаем. В налоговом учёте по прибыли расход отражается как постоянная разница.

Связь с увольнением умершего сотрудника

Матпомощь почти всегда идёт «в пакете» с закрытием расчётов по самому работнику. Порядок такой:

1. Увольнение. Документ Увольнение, основание — пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ (обстоятельства, не зависящие от воли сторон). Дата увольнения = дата смерти из свидетельства, а не дата приказа.
2. ЕФС-1, подраздел 1.1. Кадровое мероприятие «увольнение» подаётся в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Причина — смерть работника.
3. Незакрытые расчёты. Зарплата за отработанные дни и компенсация за неиспользованный отпуск начисляются умершему, а выдаются членам семьи или иждивенцу (ст. 141 ТК РФ).

Взносы с зарплаты, начисленной за период работы, остаются: они относятся к трудовым отношениям и рассчитываются в общем порядке.

Особые сценарии, где всё идёт не по учебнику

Основные развилки, которые встречаются на практике:

• Получатель не член семьи (брат, сестра, бабушка, гражданский супруг). Освобождение по пункту 8 статьи 217 НК РФ не работает, лимит 4 000 ₽ тоже — он только для работников и бывших работников-пенсионеров. Значит нужен вид прочего дохода с обложением НДФЛ (код 2760 без вычета) и удержанием налога в ведомости.
• Родство подтвердить нечем. Гражданский брак, разные фамилии, документы утрачены — безопаснее оформить выплату как облагаемую НДФЛ и не спорить с инспекцией.
• Несколько получателей. Один приказ, один документ Прочие доходы с несколькими строками. Признак единовременности не теряется: каждый получает свою выплату один раз.
• Помощь бывшему сотруднику или семье умершего пенсионера-бывшего работника. Пункт 8 статьи 217 НК РФ говорит именно о работниках; для семьи бывшего работника льгота спорна, позиция инспекций различается — решение принимайте с оглядкой на риск.
• Заявление принесли через полгода. Срока давности нет, помощь можно выплатить и позже. Месяц регистрации в документе ставьте тот, в котором подписан приказ.
• Деньги выдали наличными. Ведомость в кассу + расходный ордер на физлицо; лимит расчётов наличными для выплат физлицам не действует.

Отчёты для проверки в ЗУП

Выплата необлагаемая, поэтому в привычных зарплатных отчётах она почти не видна. Проверять нужно так:

• Выплаты → журнал ведомостей — сумма по документу закрыта, остатка нет.
• Универсальный отчёт по регистру прочих доходов физлиц — сумма начислена на нужное физлицо, месяц регистрации верный.
• Задолженность по зарплате — по получателю ничего не «зависло» после проведения ведомости.
• Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — по получателю пусто; появилась строка, значит вид дохода настроен с обложением.
• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 76.10 в бухгалтерии — сальдо нулевое, обороты совпадают с приказом.

Отражение в 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1

• 6-НДФЛ — матпомощь по пункту 8 статьи 217 НК РФ не отражается: она не входит в облагаемую базу и не поименована в перечне частично освобождаемых доходов.
• РСВ — выплата физлицу вне трудовых отношений объектом обложения не является, в расчёт не включается (ни в базу, ни в необлагаемые суммы).
• ЕФС-1 по получателю — не подаётся: родственник не работник и не застрахованное лицо по этой выплате.
• Зарплата умершего, выданная семье, в 6-НДФЛ также не показывается — она освобождена пунктом 18 статьи 217 НК РФ.

А вот если получатель членом семьи не является и НДФЛ удержан, выплата попадает и в 6-НДФЛ, и в справку о доходах физлица — с кодом 2760.

Когда матпомощь оформлять не нужно

Три ситуации, где документ Прочие доходы лишний:

• 🚫 Вы платите не помощь, а зарплату и компенсацию отпуска умершего — это не матпомощь, а закрытие долга по статье 141 ТК РФ через перенос с 70 на 76.10.
• 🚫 Умер член семьи работающего сотрудника — начисление делается самому сотруднику обычным разовым начислением.
• 🚫 Помощь выплачивает не работодатель, а профсоюз или страховая — у организации никакого дохода к регистрации не возникает.

Типичные ошибки

• ❌ Оформляют через «Разовое начисление» на сотрудника. Работник уволен датой смерти, получатель — другое физлицо. Нужны Прочие доходы.
• ❌ Забыли флажок прочих доходов в настройках расчёта зарплаты и ищут документ в меню. Его там просто нет, пока настройка выключена.
• ❌ Ставят код дохода 2760 и вычет 503. Это для обычной матпомощи в пределах 4 000 ₽. Члену семьи умершего доход не облагается целиком — код и вычет не нужны.
• ❌ Заводят получателя как сотрудника. Появляется лишний трудовой договор, а физлицо попадает в ЕФС-1 и РСВ.
• ❌ В ведомости оставляют характер выплаты «Зарплата» — получатель не подбирается, и бухгалтер решает, что документ начисления «не сработал».
• ❌ Удерживают НДФЛ с зарплаты умершего. С начисленных, но не полученных сумм налог не удерживается.
• ❌ Не задали способ отражения в бухучёте — проводки после синхронизации не формируются, счёт 91.02 остаётся пустым.
• ❌ Делят помощь на несколько платежей по одному основанию — теряется единовременность, риск доначисления НДФЛ.