Закрытие позиции штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП: пошагово
Содержание
Чтобы закрыть позицию в штатном расписании в 1С 8.3 ЗУП, создайте документ Изменение штатного расписания, найдите нужную строку и нажмите кнопку Закрыть позицию. Позиция перестанет учитываться с даты документа, но останется в истории — так правильнее, чем удалять её физически.
Ниже — как убрать должность из штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП в двух вариантах (с ведением истории и без), какими документами это оформить, что проверить в отчётах и где чаще всего спотыкаются. Разберём и пограничные случаи: незакрытые позиции с сотрудниками, реорганизацию подразделений, полное отключение штатного расписания.
«Закрыть позицию» и «удалить должность» — не одно и то же. Позиция — это конкретная строка (должность + подразделение + оклад + число ставок). Должность — элемент справочника. Обычно нужно именно закрыть позицию, а не трогать справочник.
Что значит «закрыть позицию» и когда это нужно
Позиция штатного расписания — это строка с набором параметров: подразделение, должность, количество ставок, оклад и надбавки. Закрытие позиции означает, что с определённой даты эта строка больше не действует: по ней нельзя принять сотрудника, она выпадает из планового ФОТ и из унифицированной формы Т-3.
Типичные ситуации, когда позицию закрывают:
- 🧾 должность выводится из штата (сокращение, оптимизация);
- 🏢 расформировали подразделение — закрываются все его позиции;
- 🔄 позицию заменяют новой с другими параметрами (проще закрыть старую и завести свежую);
- 👤 сотрудник уволился, и на его место никого не планируют.
Закрывать позицию, по которой ещё числится действующий сотрудник, нельзя. Сначала оформите перевод или увольнение, иначе программа выдаст предупреждение о несоответствии.
Где найти и посмотреть штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП
Раздел Кадры → Штатное расписание. Если пункта не видно — включите ведение штатного расписания в настройках (об этом ниже).
Открывшийся список — это текущее штатное расписание на выбранную дату. Здесь видно:
- действующие позиции с окладами и числом ставок;
- занятые и свободные ставки;
- кнопку
Изменить текущее штатное расписание— через неё и создаются документы изменений.
Чтобы посмотреть, как расписание выглядело на прошлую дату, поменяйте дату в поле над списком (при включённой истории). Без истории список всегда показывает актуальное состояние.
Два способа: с ведением истории и без
От настройки истории зависит вся механика закрытия. Сравним:
| Параметр | С ведением истории | Без истории |
|---|---|---|
| Как закрыть | документ Изменение штатного расписания → Закрыть позицию | правка прямо в списке, позиция помечается на удаление / снимается флаг |
| Дата закрытия | фиксируется, видна в истории | не хранится |
| Форма Т-3 на прошлую дату | восстанавливается | недоступна |
| Аудиторский след | полный | отсутствует |
| Когда подходит | всем, кто ведёт кадры всерьёз | микробизнес, где история не нужна |
Если история отключена, закрытая позиция исчезает без следа. Восстановить, как было на конкретную дату, не получится. Для большинства компаний история должна быть включена.
Проверить настройку: Настройка → Кадровый учёт → флажок Ведётся история изменений штатного расписания.
История НЕ ведётся Откройте штатное расписание, выделите позицию и снимите её через правку списка (пометка на удаление свободной позиции). Дата закрытия нигде не сохранится — при необходимости зафиксируйте её приказом вне программы.
Штатное расписание вообще не включено Позиций как объектов нет. Должности храните в справочнике «Должности», а плановый ФОТ задаётся прямо в кадровых документах сотрудника.
Как закрыть позицию с ведением истории — пошагово
Шаг 2. Запустите изменение Нажмите «Изменить текущее штатное расписание». Программа создаст документ «Изменение штатного расписания» с текущей датой — при необходимости поправьте дату вступления в силу.
Шаг 3. Найдите позицию и нажмите «Закрыть позицию» В табличной части выделите строку, которую выводите из штата, и нажмите кнопку «Закрыть позицию». Строка помечается как закрываемая с даты документа.
Шаг 4. Проверьте, что позиция свободна Если по позиции числится сотрудник, программа предупредит. Сначала оформите перевод или увольнение, затем вернитесь к закрытию.
Шаг 5. Проведите документ Нажмите «Провести и закрыть». С указанной даты позиция перестаёт действовать и исчезает из активного списка.
Шаг 6. Сформируйте приказ и Т-3 При необходимости распечатайте приказ об изменении штатного расписания и обновлённую форму Т-3 из документа.
После проведения позиция не удаляется — она остаётся в базе со статусом «закрыта». Это и есть корректный способ убрать должность из штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП, не теряя историю.
Как убрать должность из штатного расписания без истории
Если история не ведётся, отдельного документа нет. Порядок такой:
- Откройте
Кадры→Штатное расписание. - Выделите позицию с ненужной должностью.
- Убедитесь, что ставки свободны (сотрудников нет).
- Удалите строку через правку списка или пометьте на удаление, затем удалите помеченные объекты (
Администрирование→Обслуживание→Удаление помеченных объектов).
Удалять можно только позицию без движений. Если по ней проходили начисления или числился сотрудник, программа не даст удалить — и это правильно. В таком случае позицию не удаляют, а просто перестают использовать.
Разница принципиальная: с историей вы закрываете позицию (она остаётся), без истории — фактически удаляете строку. Для отчётности первый вариант надёжнее.
Как закрыть должность вместе с подразделением
Когда расформировывают целое подразделение, закрывать позиции по одной долго. Порядок:
- 🏢 сначала закройте (или пометьте недействующим) само подразделение в справочнике
Подразделения; - 📋 затем документом
Изменение штатного расписаниязакройте все позиции этого подразделения на одну дату; - 👥 сотрудников подразделения заранее переведите или уволите.
Само подразделение из справочника не удаляют, если по нему были начисления и кадровые документы — его помечают как недействующее. Иначе полетит история и отчётность за прошлые периоды.
Что проверить после закрытия: отчёты по штатному расписанию
После проведения документа сверьтесь с отчётами. Раздел Кадры → Кадровые отчёты:
- 📊 Штатное расписание (форма Т-3) — закрытая позиция не должна попадать в актуальную Т-3;
- 📈 Анализ штатного расписания — показывает занятые/свободные ставки и отклонения;
- 🧾 Штатная расстановка — кто на какой позиции числится сейчас;
- 📉 Соблюдение штатного расписания — ловит расхождения между планом и фактом.
Если после закрытия в форме Т-3 позиция всё ещё видна — скорее всего, дата документа позже даты формирования отчёта, либо документ не проведён. Проверьте обе даты.
Смежные операции: изменить оклад и сформировать расписание
Иногда «закрыть позицию» на деле означает «изменить условия». Тогда позицию не закрывают, а правят.
Как изменить оклад в штатном расписании 1С ЗУП. С историей — новым документом Изменение штатного расписания: выделяете позицию, задаёте новый оклад с даты. Старое значение сохранится в истории. Без истории — правите оклад прямо в позиции, прежнее значение затирается.
Как сформировать штатное расписание с нуля. Первый раз оно заводится документом Утверждение штатного расписания: добавляете позиции (подразделение, должность, ставки, оклад) и проводите. Дальше все правки идут через Изменение штатного расписания.
Как настроить и отключить штатное расписание
Включение и выключение — в Настройка → Кадровый учёт:
- флажок Ведётся штатное расписание — включает механизм и раздел меню;
- флажок Ведётся история изменений — включает документы и хранение версий;
- Использовать разряды и категории, вилку окладов, надбавки — дополнительные параметры позиций.
Чтобы отключить штатное расписание полностью, снимите флажок Ведётся штатное расписание. Позиции перестанут использоваться, плановый ФОТ будет задаваться прямо в кадровых документах. Перед отключением убедитесь, что отчёты за прошлые периоды уже сформированы и сохранены — после снятия флажка часть данных станет недоступна.
Правовая сторона: что можно и как часто менять
Штатное расписание — внутренний документ работодателя. Унифицированная форма Т-3 с 2013 года необязательна: можно менять бланк и вести свою форму, но большинство продолжает использовать Т-3, и в 1С она встроена.
Менять расписание можно сколько угодно раз в течение года — законом частота не ограничена. Каждое изменение оформляется приказом руководителя.
Если закрытие позиции связано с сокращением штата, помимо документа в 1С нужно соблюсти процедуру ТК РФ: уведомить работника не менее чем за 2 месяца (ст. 180), предложить вакансии, оформить приказ. Закрытие позиции в программе — это только учётная часть, не замена кадровой процедуры.
Типичные ошибки при закрытии позиции
Закрыл позицию, а она осталась в форме Т-3 Дата документа «Изменение штатного расписания» позже даты формирования Т-3, либо документ не проведён. Сверьте даты и перепроведите.
Позиция закрыта не с той даты Откройте документ изменения и поправьте дату вступления в силу, затем перепроведите. Дата закрытия берётся из документа, а не из даты создания.
Хочу удалить позицию, но программа не даёт По позиции были движения (начисления, кадровые документы). Удалить нельзя — только закрыть. Это защита истории, так и должно быть.
Закрыл позицию, но плановый ФОТ не изменился Отчёт сформирован на дату раньше закрытия. Задайте в отчёте дату после даты документа.
Частые вопросы
Что будет, если закрыть позицию с работающим сотрудником? Программа не даст этого сделать и выдаст предупреждение. Сначала оформляют перевод сотрудника на другую позицию или увольнение, и только потом закрывают строку.
Можно ли вернуть закрытую позицию?
Да, при ведении истории. Создайте новый документ Изменение штатного расписания и откройте позицию заново с нужной даты. Без истории восстановить точное прежнее состояние не получится.
Как часто можно менять штатное расписание в течение года? Ограничений по частоте нет. Менять можно в любой момент и сколько угодно раз, каждое изменение оформляется приказом руководителя.
Обязательно ли использовать форму Т-3? Нет. С 2013 года унифицированные формы необязательны, работодатель вправе применять свой бланк. Но Т-3 удобна, привычна проверяющим и уже встроена в 1С:ЗУП.
Что будет, если штатного расписания нет вообще? Прямого штрафа за отсутствие штатного расписания нет, но при проверках и в спорах по сокращению его отсутствие осложняет позицию работодателя. Для компаний с наёмными работниками его лучше вести.
Источники
- ТК РФ, ст. 74 — изменение условий трудового договора
- ТК РФ, ст. 180 — гарантии при сокращении штата
- Постановление Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 — форма Т-3