Где найти карточку индивидуального учёта в 1С ЗУП 8.3

Карточка индивидуального учёта сумм начисленных выплат и иных вознаграждений — это регистр по каждому сотруднику, где помесячно собраны его выплаты, необлагаемые суммы, база и начисленные страховые взносы. В 1С ЗУП 8.3 она называется «Карточка учёта страховых взносов» и лежит в разделе Налоги и взносы. Ниже — где именно её найти, как сформировать пачкой на всех и что делать, если цифры не сходятся.

Вести такую карточку обязывает пункт 4 статьи 431 НК РФ. Её же чаще всего запрашивает СФР и налоговая при проверке. Вручную ничего заполнять не нужно — программа собирает карточку из уже проведённых документов.

Где в 1С ЗУП найти карточку индивидуального учёта сумм начисленных выплат

Отчёт спрятан не на виду, поэтому его и ищут. Путь такой:

1. Откройте раздел Налоги и взносы.
2. Найдите блок Отчёты по налогам и взносам (или ссылку Отчёты).
3. Выберите Карточка учёта страховых взносов.
4. Задайте период — обычно с начала года по нужный месяц.
5. Укажите организацию и сотрудника (или сформируйте сразу по всем).
6. Нажмите Сформировать.

Если пункта не видно, значит он не выведен в список избранных отчётов. Нажмите Все отчёты (или значок настройки) и снимите фильтр — карточка появится в общем перечне отчётов по взносам.

Второй способ добраться до неё за два клика: Главное → поле поиска в командном интерфейсе → начните набирать карточка учёта — полнотекстовый поиск по интерфейсу выдаст отчёт напрямую.

Что показывает карточка учёта сумм начисленных выплат и иных вознаграждений

Карточка построена помесячно и нарастающим итогом с начала года. По каждому сотруднику вы увидите:

• 👤 ФИО, СНИЛС, статус застрахованного лица;
• 💰 суммы выплат и иных вознаграждений по месяцам;
• 🚫 суммы, не подлежащие обложению (необлагаемые выплаты);
• 📊 базу для начисления взносов в пределах и сверх предельной величины;
• ➗ начисленные взносы по единому тарифу (ОПС + ОМС + ВНиМ);
• 🩺 взносы на травматизм (НС и ПЗ), если ведёте их в ЗУП.

Каждая цифра — это свёртка проведённых документов. Поэтому карточка всегда «вторична»: сначала начисления, потом карточка.

Разбор на числах

Сотруднику за месяц начислили оклад 80 000 ₽ и материальную помощь 5 000 ₽. Матпомощь не облагается взносами в пределах 4 000 ₽ за год.

Как только годовая база сотрудника перевалит единую предельную величину, программа сама переносит превышение в отдельную строку и считает его по пониженной ставке 15,1 %. Порог индексируется ежегодно и подтягивается из настроек программы — проверять его вручную не нужно, но убедитесь, что конфигурация обновлена.

Настройки перед формированием: что проверить

Пустая или неполная карточка — почти всегда следствие незакрытых настроек, а не ошибки отчёта.

Тариф взносов задаётся в Настройка → Организации → вкладка Учётная политика и другие настройки → Учётная политика. Для субъектов МСП там выбирается пониженный тариф — программа сама делит базу на часть в пределах порога, привязанного к МРОТ, и часть сверх него. В карточке это видно как две строки базы с разными ставками.

Как сформировать карточки индивидуального учёта на всех сотрудников

Часто нужна не одна карточка, а пачка — например, по требованию СФР на весь штат.

• В форме отчёта оставьте поле «Сотрудник» пустым — построится по всем.
• Через Настройки → Структура можно сгруппировать по подразделениям.
• Кнопка Печать формирует комплект карточек на всех разом.
• Для выгрузки жмите Сохранить → формат PDF или Excel (xlsx).

Так один отчёт закрывает и запрос на одного человека, и на всю организацию.

Сохраните свой вариант отчёта

Если карточки приходится делать регулярно, не настраивайте их каждый раз заново:

1. Выставьте период, отбор по организации и структуру группировки.
2. Ещё → Сохранить вариант отчёта.
3. Дайте понятное имя — например, Карточки по всем, с начала года.

Вариант появится в списке отчёта, и в следующий раз хватит одного клика. Там же настраивается видимость варианта: только для себя или для всех пользователей.

Карточка учёта страховых взносов в 1С 8.3: где найти в Бухгалтерии

Если зарплата ведётся не в ЗУП, а в 1С:Бухгалтерии 8.3, карточка там тоже есть, но путь другой:

• раздел Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Карточка учёта страховых взносов.

Логика та же: период, организация, сотрудник, Сформировать. Разница только в расположении меню.

В базовой версии ЗУП набор отчётов тот же, но тонкая настройка структуры урезана. Для ответа на требование этого достаточно — форма карточки не регламентирована жёстко.

Особенности по сценариям

Один и тот же отчёт ведёт себя по-разному в зависимости от того, кому и что вы платите.

• 📄 Договоры ГПХ. Выплаты по подряду и услугам попадают в базу по ОПС, ОМС и ВНиМ, а взносы на травматизм по ним не начисляются. В карточке такой сотрудник будет с заполненными строками единого тарифа и пустой строкой НС и ПЗ.
• 🌍 Иностранцы. Всё решает статус застрахованного лица в карточке сотрудника. Неверный статус — и человек либо выпадет из карточки, либо попадёт с некорректной базой.
• 🏢 Несколько организаций в одной базе. Отбор по организации обязателен, иначе карточка соберёт лишнее. Для обособленных подразделений на самостоятельном учёте отбирайте ещё и по подразделению.
• 🔁 Перевод между организациями внутри группы. У сотрудника будет две карточки — база не суммируется, каждый плательщик считает предельную величину отдельно.
• 💼 Пониженные и дополнительные тарифы. Вредные условия труда (доптарифы по спискам) выводятся отдельными строками. Если строк нет, а по штатному расписанию они должны быть — проверьте, заведены ли результаты СОУТ и класс условий труда в позиции штатного расписания.

Чем карточка не является

Полезно отделить её от соседних регистров, иначе на требование уходит не тот документ:

• это не регистр налогового учёта по НДФЛ — для НДФЛ в ЗУП отдельный отчёт Регистр налогового учёта по НДФЛ;
• это не РСВ и не персонифицированные сведения — те сдаются в налоговую, а карточка только хранится у вас и предъявляется по запросу;
• это не расчётный листок — в листке нет ни базы по взносам, ни необлагаемых сумм.

Типичные ошибки и как их разобрать

Здесь собраны реальные ситуации, из-за которых карточка «не та».

Перед массовым перепроведением документов сделайте резервную копию базы. Перепроведение задним числом меняет уже сданные суммы.

Как сверить карточку с отчётностью

Карточка индивидуального учёта — это основа для РСВ и персонифицированных сведений. Быстрая самопроверка:

1. Сумма выплат по всем карточкам за квартал = строка выплат в РСВ.
2. База по карточкам = база в разделе 1 РСВ.
3. Начисленные взносы по карточкам = исчислено в РСВ.
4. Выплаты по конкретному человеку = сумма в персонифицированных сведениях за месяц.

Расхождение почти всегда означает непроведённый или проведённый задним числом документ. Ищите его перепроведением за спорный месяц.

Для сверки по всей организации удобнее не карточки, а отчёты Анализ взносов в фонды и Налоги и взносы (кратко): они дают свод, а карточка — детализацию по одному человеку. Схема рабочая такая: расхождение находим в своде, причину — в карточке.

Сколько хранить карточки и в каком виде

Распечатывать карточки «на всякий случай» каждый месяц не нужно — достаточно, чтобы они формировались из базы по запросу.

• Данные для расчёта взносов подпадают под общий срок хранения документов налогового учёта — не менее шести лет с момента окончания года.
• Сведения персонифицированного учёта хранятся значительно дольше, поэтому важнее сохранять сами архивы базы, а не бумагу.
• На требование СФР или ИФНС достаточно выгрузки в PDF с подписью руководителя, если требование не оговаривает иной формат.

Практический вывод: настройте регулярное резервное копирование базы. Тогда карточку за любой прошлый год вы соберёте за минуту, даже если бумажного комплекта нет.

Если не помогло

Карточка по-прежнему не строится или строится с нулями — двигайтесь по шагам:

• перепроведите Начисление зарплаты и взносов за проблемный месяц;
• проверьте, что в Учётной политике выбран корректный вид тарифа;
• выполните Все функции → Стандарт → перепроведение документов за период;
• сбросьте настройки отчёта: Ещё → Стандартные настройки — иногда мешает сохранённый ранее отбор;
• если база разъехалась после обновления — обновите конфигурацию до актуального релиза, в свежих релизах пересчёт взносов дорабатывался.

Обновление до актуального релиза часто снимает проблему с расчётом взносов задним числом — номер релиза смотрите в О программе.

Частые вопросы