Карточка сотрудника в 1С 8.3 ЗУП: как заполнить и распечатать

Карточка сотрудника в 1С 8.3 ЗУП — это справочник Сотрудники, где хранятся ФИО, документы, стаж, назначения и вся кадровая история человека. Чтобы распечатать личную карточку по форме Т-2, откройте карточку сотрудника и нажмите Печать → Личная карточка (Т-2).

Кадровик заводит нового работника, а потом не может понять: почему в печатной Т-2 пусто в разделе про образование, а СНИЛС не подтягивается. Причина почти всегда одна — данные лежат не в самой карточке сотрудника, а в связанном элементе. Разберём, где что заполняется и как получить корректную печать.

Что такое карточка сотрудника и чем она отличается от карточки физлица

В ЗУП 3.1 на каждого работника есть две связанные сущности:

• 👤 Физическое лицо — сам человек: паспорт, СНИЛС, ИНН, адрес, образование, состав семьи. Один физлицо — одна запись, даже если человек работает в двух организациях.
• 📇 Сотрудник — трудовые отношения физлица с конкретной организацией: должность, оклад, вид занятости. У одного физлица может быть несколько записей «Сотрудник».

💡 Персональные данные (паспорт, образование, дети) правятся в карточке физического лица. В карточке сотрудника — только то, что связано с работой.

Понимание этой связки снимает 80% вопросов «почему в Т-2 не заполнилось поле».

Где находится карточка сотрудника в 1С 8.3 ЗУП

Открыть справочник можно двумя путями:

1. Раздел Кадры → Сотрудники — основной список по организациям.
2. Раздел Кадры → Физические лица — если нужны персональные данные конкретного человека.

Двойной клик по строке открывает карточку. Сверху — навигация по ссылкам: Личные данные, Трудовая деятельность, Страхование, Налог на доходы и другие.

Как заполнить карточку сотрудника

Минимальный набор, без которого печатные формы и отчётность будут неполными:

Пройдёмся по неочевидным местам.

Паспорт, СНИЛС, ИНН

Ссылка Личные данные внутри карточки физлица. СНИЛС проверяется по контрольному числу — если 1С подсвечивает номер красным, значит контрольная сумма не сходится, перепроверьте цифры.

Образование и стаж

Стаж вводится через ссылку Трудовая деятельность → он нужен не только для Т-2, но и для расчёта больничных. Образование заполняется в карточке физлица, блок «Образование».

Приём на работу

Пока не проведён документ Приём на работу, у сотрудника нет должности и подразделения — и раздел III формы Т-2 останется пустым.

Как распечатать личную карточку сотрудника в 1С 8.3 ЗУП (форма Т-2)

Основной запрос, ради которого сюда и приходят. Порядок:

⚠️ Если пункта Личная карточка (Т-2) нет в списке печати — сотрудник не принят на работу документом Приём на работу либо не заполнены обязательные поля физлица. Форма появляется только при наличии трудовых отношений.

Массовая печать карточек Т-2

Из списка Сотрудники выделите несколько строк с зажатым Ctrl, затем Печать → Личная карточка (Т-2). Получите пакет форм за один проход — удобно при подготовке к проверке или архивированию.

Что попадает в разделы формы Т-2

Чтобы понимать, откуда 1С берёт данные:

Типичные ошибки

• ❌ Правят данные в карточке сотрудника, а не физлица. Паспорт и образование — только в физлице.
• ❌ Забыли провести приём на работу. Без него нет формы Т-2 и должности.
• ❌ Не заполнен воинский учёт — раздел II печатается пустым, хотя данные обязательны для военнообязанных.
• ❌ Дубль физлица. Если по ошибке завели второе физлицо на того же человека, история «размажется» по двум карточкам. Проверяйте по ИНН/СНИЛС перед созданием.

Если Т-2 не формируется или заполняется неполно

Что проверить по порядку:

1. Проведён ли документ Приём на работу.
2. Заполнены ли Личные данные в карточке физлица.
3. Нет ли дубля физического лица (Кадры → Физические лица, поиск по ФИО).
4. Актуальна ли версия конфигурации — печатные формы обновляются вместе с релизами ЗУП 3.1.

💡 Форма № Т-2 утверждена ещё Госкомстатом, а с вступлением в силу 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными. Организация вправе применять Т-2, доработанную форму или собственный бланк учёта персональных данных — закрепив выбор в учётной политике.

Частые вопросы