Как начислить денежную компенсацию отпуска в 1С:ЗУП без увольнения и при увольнении

Частое заблуждение: сотрудник написал заявление — и работодатель обязан выплатить деньги вместо любого отпуска. Это не так. Компенсацию дополнительного отпуска в 1С 8.3 ЗУП можно начислить только на дни сверх обязательных 28, и только если работник не относится к «защищённым» категориям.

Ниже — как в 1С ЗУП провести компенсацию дополнительного отпуска в двух ситуациях: без увольнения (замена части ежегодного отпуска деньгами) и при увольнении. С документами, средним заработком и проводками.

Когда компенсацию можно заменить деньгами, а когда нельзя

Разделите два разных случая — от этого зависит и документ в программе, и сумма.

• 💼 Без увольнения. По ст. 126 ТК РФ деньгами заменяют только часть отпуска, превышающую 28 календарных дней. Основные 28 дней «выкупить» нельзя — их положено отгулять.
• 🚪 При увольнении. По ст. 127 ТК РФ компенсируют все неотгулянные дни: и основной, и дополнительный отпуск, без ограничения в 28 дней.

Компенсацию без увольнения нельзя выплачивать беременным, несовершеннолетним и занятым на вредных/опасных работах (за минимальные 7 дней доп. отпуска). Программа это не проверит — за законность отвечает кадровик.

Кому положен дополнительный отпуск

Дополнительные дни, которые потом можно компенсировать, возникают у нескольких категорий:

• 🏭 занятые на вредных и опасных работах (не менее 7 календарных дней);
• ⏰ работники с ненормированным рабочим днём (не менее 3 дней);
• 🌡 сотрудники Крайнего Севера и приравненных местностей;
• 📋 иные случаи по колдоговору или локальному акту.

В 1С:ЗУП эти дни должны быть заведены в карточке вида отпуска (Настройка — Виды отпусков) и в кадровых документах, иначе программе просто нечего компенсировать.

Как провести компенсацию дополнительного отпуска без увольнения в 1С:ЗУП

Сначала включите возможность в настройках, иначе документ не появится.

1. Откройте Настройка — Расчёт зарплаты — Настройка состава начислений и удержаний.
2. На вкладке Прочие начисления поставьте флаг «Компенсации отпусков».
3. Сохраните — в разделе Зарплата станет доступен документ «Компенсация отпуска».

Дальше начисляем:

1. Зарплата — Отпуска (или Компенсации отпусков) → Создать.
2. Выберите сотрудника и месяц начисления.
3. Укажите вид отпуска — тот самый дополнительный, и число компенсируемых дней (только сверх 28).
4. Проверьте, что программа подтянула средний заработок и рассчитала сумму.
5. Проведите документ. Выплату сделайте ведомостью с видом «Компенсация отпуска».

💡 Если в организации основной документ — «Отпуск», компенсацию можно оформить прямо в нём: на вкладке отпуска включается флаг замены части дней денежной компенсацией.

Компенсация основного отпуска — почему её обычно нет

Отдельно про основной отпуск: без увольнения выкупить его 28 дней запрещено. Поэтому в программе для работающего сотрудника доступна компенсация только «лишних» дней. Если пытаетесь компенсировать основной отпуск не увольняющемуся работнику — это ошибка ещё на уровне закона, а не 1С.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

Здесь отдельный документ не нужен — всё внутри увольнения.

1. Кадры — Увольнения → Создать, выберите сотрудника и дату.
2. На вкладке Компенсации отпуска программа сама покажет остаток неиспользованных дней (основной + дополнительный).
3. При отрицательном остатке (отгулял авансом) выберите удержание за излишне использованный отпуск.
4. Проверьте суммы на вкладке Начисления и удержания, проведите.

Программа берёт остатки из накопленных данных по отпускам. Если сотрудника заводили в середине года без ввода начальных остатков — дни посчитаются неверно.

Как в 1С:ЗУП рассчитывается средний заработок

Сумма компенсации = средний дневной заработок × число компенсируемых дней. Средний считается по Постановлению № 922:

• берётся заработок за 12 месяцев перед месяцем компенсации;
• делится на отработанное время (для отпускных — на среднемесячное число дней 29,3);
• премии и повышения окладов учитываются по особым правилам.

Проверить расчёт можно по кнопке «Показать подробности расчёта» (зелёный карандаш) прямо в документе — там видна база и исключаемые периоды.

Проводки и НДФЛ: что сформируется

Компенсация отпуска — это доход сотрудника. С неё удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы (в отличие от компенсации при увольнении по сокращению — но обычная компенсация отпуска взносами облагается всегда).

Счёт затрат (20, 26, 44) подставляется по способу отражения из настроек начисления. В бухгалтерию (1С:Бухгалтерия) суммы уходят синхронизацией — отдельных ручных проводок в ЗУП делать не нужно.

Типичные ошибки при оформлении компенсации отпуска

• ❌ Компенсируют основной отпуск работающему сотруднику. Можно только дни сверх 28 или всё при увольнении.
• ❌ Не включён флаг «Компенсации отпусков» — документа просто нет в меню, начинают искать «где оно».
• ❌ Нет остатков отпуска — при увольнении программа показывает 0 дней. Причина — не введены начальные остатки при переходе на 1С.
• ❌ Забыли про НДФЛ и взносы — пробуют провести «чистую» сумму на руки, база по взносам едет.
• ❌ Заменяют деньгами отпуск беременной или вредника — прямое нарушение ст. 126 ТК РФ.

⚠️ Перед массовым начислением сделайте резервную копию базы и проверьте расчёт на одном сотруднике. Пересчёт задним числом по уже выплаченным суммам — самое неприятное.

Отчёты для проверки

После проведения сверьтесь:

• Налоги и взносы — Отчёты — Анализ НДФЛ — попала ли компенсация в облагаемую базу;
• Зарплата — Отчёты — Расчётный листок сотрудника — видна строка компенсации;
• Кадры — Отчёты — Остатки отпусков — корректно ли уменьшились дни.

Частые вопросы