Как начислить компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника в 1С ЗУП 3.1

Компенсация за использование личного автомобиля в 1С 8.3 ЗУП настраивается отдельным видом начисления, которое не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах суммы по соглашению с работником. Программа не считает эту выплату частью зарплаты — она проходит мимо расчёта налогов и попадает в бухучёт на счёт 73.

Ниже — как оформить документы, задать нормы, создать начисление в ЗУП ред. 3.1, разобрать расчёт в пределах и сверх норм, увидеть проводки и отдельно возместить бензин.

Когда положена компенсация и что требует закон

Основание — статья 188 ТК РФ. Если работник использует личное авто в служебных целях с согласия работодателя, ему положены два платежа:

• 🚗 компенсация за износ (амортизацию) автомобиля;
• ⛽ возмещение расходов, связанных с эксплуатацией — бензин, ремонт, мойка.

Размер стороны определяют письменным соглашением. Без документов выплату признать компенсацией нельзя — налоговая переквалифицирует её в зарплату со всеми взносами.

⚠️ Устной договорённости недостаточно. Нужны соглашение (или допсоглашение к трудовому договору), приказ и документы, подтверждающие, что авто — личное.

Что подготовить перед настройкой

Соберите пакет документов до того, как заводить начисление в программе. От него зависит, освободит ли инспекция выплату от налогов.

Если авто оформлено на супруга и находится в совместной собственности — Минфин обычно не возражает против льготы. А вот управление по доверенности инспекторы иногда трактуют строже: авто не «личное», и от взносов освобождать отказываются. Держите этот риск в уме.

Нормы, НДФЛ и страховые взносы: где проходят границы

Важный момент, который путают чаще всего: у компенсации две разные нормы, и они не совпадают.

Компенсация за износ автомобиля в пределах норм

Нормы для налога на прибыль заданы Постановлением Правительства № 92. Это месячный максимум, который разрешено списать в расходы:

• 🔹 легковой автомобиль с двигателем до 2000 куб. см включительно — 1200 руб./мес;
• 🔹 легковой автомобиль свыше 2000 куб. см — 1500 руб./мес;
• 🔹 мотоцикл — 600 руб./мес.

В эти суммы, по позиции Минфина, уже входит и износ, и ГСМ, и ремонт. Отдельно списать бензин сверх нормы для прибыли не получится.

Компенсация за износ автомобиля сверх норм

Стороны вправе договориться о любой сумме — хоть 8000 руб./мес. От НДФЛ и взносов освобождается вся эта сумма (при полном пакете документов).

А вот для налога на прибыль всё, что выше 1200 или 1500 руб., в расходы не идёт. Разница между фактической выплатой и нормой — это расход за счёт чистой прибыли.

Настройка компенсации в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3

В ЗУП 3.1 компенсация оформляется как отдельный вид начисления. Готового шаблона в типовой конфигурации нет — создаём вручную.

1. Откройте Настройка → Начисления и нажмите Создать.
2. Наименование — например, «Компенсация за использование личного автомобиля».
3. На вкладке Основное задайте назначение начисления «Прочие начисления и выплаты».
4. Способ выполнения — «Ежемесячно», результат — «Фиксированной суммой» (или произвольная формула).
5. Вкладка Налоги, взносы, бухучёт:
   • НДФЛ — переключатель «не облагается»;
   • страховые взносы, вид дохода — «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами»;
   • налог на прибыль, вид расхода — здесь отражаем норму (учитывается в расходах в пределах Постановления № 92).
6. Настройте отражение в бухучёте — счёт затрат (26, 44, 20) в корреспонденции с 73.

💡 Если платите сверх нормы, удобно завести два начисления: одно на сумму нормы (уменьшает прибыль), второе — на превышение (не уменьшает). Тогда в отчётности всё разложится корректно без ручных правок.

Назначьте начисление сотруднику через Кадры → Приёмы, переводы, увольнения или документом Изменение оплаты труда — сумму программа подхватит в очередном «Начислении зарплаты и взносов».

Пример расчёта компенсации по норме и сверх нормы

Менеджер Соколов ездит на личном авто с двигателем 1,6 л. По соглашению компания платит 5000 руб./мес.

Работник получает на руки все 5000 руб. Компания в расходы по прибыли берёт только 1200 руб. — остальные 3800 руб. платит из чистой прибыли.

Если бы двигатель был 2,4 л, норма выросла бы до 1500 руб., а «сверхнормативная» часть уменьшилась до 3500 руб.

Проводки по компенсации

Компенсация не идёт через счёт 70 — это не оплата труда. Расчёты ведём через счёт 73.03 «Расчёты по прочим операциям».

Проводки формирует «Отражение зарплаты в бухучёте» после синхронизации ЗУП с 1С:Бухгалтерией — при условии, что в виде начисления вы указали правильный способ отражения.

Возмещение расходов на бензин (ГСМ)

Тут развилка зависит от того, в какой программе вы ведёте расчёты.

Если расчёты ведутся в 1С:ЗУП 3.1

ЗУП — программа про зарплату, документов на ГСМ (чеков, авансовых отчётов) в ней нет. Поэтому возмещение бензина оформляют одним из двух способов:

• включают ориентировочную сумму ГСМ прямо в фиксированную компенсацию за износ;
• либо заводят отдельное начисление «Возмещение ГСМ» с суммой по факту чеков за месяц.

Если расчёты ведутся в 1С:Бухгалтерия

Здесь возмещение бензина удобнее проводить через авансовый отчёт: работник прикладывает чеки, бухгалтер списывает ГСМ на затраты. Компенсацию за износ при этом всё равно рассчитывают отдельно и платят через счёт 73.

⚠️ Не задваивайте: если бензин уже «зашит» в норму Постановления № 92, отдельно списать его в расходы по прибыли нельзя.

Типичные ошибки

• ❌ Начисление облагают НДФЛ и взносами. Забыли на вкладке «Налоги, взносы, бухучёт» поставить «не облагается» — программа удержит налог. Проверьте настройку вида начисления.
• ❌ Всю сумму относят на расходы по прибыли. Списывают 5000 руб. вместо нормы 1200 руб. — занижают налог на прибыль. Превышение должно идти на 91.02.
• ❌ Нет путевых листов. Без подтверждения служебного характера поездок инспекция снимает и льготу по взносам, и расходы.
• ❌ Компенсация за дни отсутствия. За отпуск, больничный, командировку авто не используется — компенсацию за эти дни начислять нельзя, её считают пропорционально отработанным дням.
• ❌ Выплату проводят через счёт 70. Компенсация — не зарплата, её место на счёте 73.

Частые вопросы