Материальная помощь родственникам умершего сотрудника: начисление в 1С ЗУП 8.3

Материальная помощь родственнику умершего сотрудника в 1С ЗУП 8.3 не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами — и это главное, что нужно учесть при настройке. Чтобы выплатить её корректно, в ЗУП 3.1 заводят отдельный вид начисления с признаком «не облагается», иначе программа удержит налог и посчитает взносы.

Ниже — как начислить мат помощь в связи со смертью, какие документы собрать с родственника, какие проводки сформируются и чем эта выплата отличается от зарплаты умершего работника.

Почему выплата не облагается налогами

Помощь получает не сотрудник, а член его семьи. Это меняет всё налогообложение.

• 🧾 НДФЛ — не удерживается полностью. По п. 8 ст. 217 НК РФ единовременная материальная помощь членам семьи умершего работника освобождена от налога без лимита в 4 000 ₽. Обычный «потолок» матпомощи здесь не действует.
• 💼 Страховые взносы — не начисляются. Родственник не состоит с организацией в трудовых отношениях и не является застрахованным лицом. Объекта обложения нет вовсе (ст. 420, 422 НК РФ).
• 📉 Налог на прибыль — не уменьшает. Матпомощь не относится к расходам на оплату труда, в базу по прибыли не попадает.

⚠️ Освобождение действует, только если помощь единовременная. Если выплатить её двумя-тремя приказами по одному событию, вторую и последующие суммы налоговая может признать облагаемыми НДФЛ.

Под «членами семьи» понимают супруга, родителей и детей (в том числе усыновлённых). Помощь брату, сестре, бабушке льготируется сложнее — тут возможны споры, поэтому родство лучше подтвердить документами.

Какие документы собрать перед начислением

Основание для выплаты — не устная просьба, а пакет документов. Без него бухгалтерия не проведёт начисление, а льгота по НДФЛ окажется под вопросом при проверке.

Размер помощи организация определяет сама — законом он не установлен. Ориентир по практике: от 10 000–50 000 ₽ разовой выплаты, но встречаются и суммы по коллективному договору, привязанные к нескольким окладам. Конкретную цифру фиксируют в приказе.

Настройка вида начисления в 1С ЗУП 3.1

Готового начисления «помощь родственнику» в типовой конфигурации нет: встроенная «Материальная помощь» рассчитана на самого работника и облагается с лимитом 4 000 ₽. Поэтому создаём свой вид.

1. Откройте Настройка → Начисления → Создать.
2. Наименование — например, «Материальная помощь родственникам умершего сотрудника».
3. Назначение начисления — «Прочие начисления и выплаты».
4. Начисление выполняется — «По отдельному документу», вид документа — «Разовое начисление».
5. На вкладке «Налоги, взносы, бухучёт»:
   • НДФЛ — переключатель «не облагается»;
   • Страховые взносы, вид дохода — «Доходы, целиком не являющиеся объектом обложения страховыми взносами»;
   • Налог на прибыль — «не включается в расходы по оплате труда».
6. Запишите и закройте.

💡 Если в базе включена синхронизация с «Бухгалтерией», на вкладке бухучёта задайте способ отражения со счётом прочих расходов — иначе проводка уедет на счёт по умолчанию.

Как начислить и выплатить помощь: пошагово

Тонкость в том, что в ЗУП любое начисление привязывается к физлицу из справочника сотрудников. Родственника как отдельного «работника» заводить не нужно — начисление оформляют на карточку умершего сотрудника, а получателем в платёжке указывают родственника.

Если помощь выдают наличными через кассу, вместо банковской ведомости используйте Ведомость в кассу, а выплату проводите расходным кассовым ордером в «Бухгалтерии».

Проводки: что сформируется в учёте

Поскольку получатель — не работник, расчёты ведут не через счёт 70, а через 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами». Сама помощь — прочий расход, не уменьшающий прибыль.

Так как выплата не облагается взносами и НДФЛ, дополнительных проводок по налогам нет. В отчётности 6-НДФЛ и РСВ такая помощь, как правило, не отражается — она не является ни доходом застрахованного лица, ни облагаемым доходом.

Чем это отличается от зарплаты умершего сотрудника

Две ситуации часто путают, а учитываются они по-разному.

Зарплату, начисленную работнику, но не выданную из-за смерти, выдают членам семьи или иждивенцам в течение недели после обращения. В ЗУП её сначала начисляют документом «Начисление зарплаты и взносов» на самого сотрудника, затем закрывают увольнением по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (обстоятельства, не зависящие от воли сторон) и переводят родственнику. Взносы на такую зарплату всё же начисляются в общем порядке — здесь льготы уже нет, в отличие от матпомощи.

Типичные ошибки

• ❌ Заводят помощь встроенным начислением «Материальная помощь». Оно облагает суммы свыше 4 000 ₽ — родственник получит меньше. Нужен отдельный вид с признаком «не облагается».
• ❌ Дробят выплату на несколько приказов. Теряется признак единовременности, и НДФЛ доначислят.
• ❌ Проводят через счёт 70. Родственник — не работник, корректный счёт расчётов 76.
• ❌ Не собирают документы о родстве. При проверке льготу по НДФЛ снимут, налог удержат из средств организации.
• ❌ Путают с зарплатой умершего и не начисляют взносы там, где они нужны.

Частые вопросы