Как начислить и выплатить аванс в 1С 8.3 Бухгалтерия

Частая путаница: многие бухгалтеры до сих пор думают, что с аванса налог не берут, а сам аванс — это «половина оклада». Оба утверждения устарели. С 2023 года НДФЛ удерживают при каждой выплате, а размер программа считает не от оклада целиком, а за реально отработанные дни первой половины месяца.

Разберём начисление аванса в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам: где настроить способ расчёта, как начислить аванс пошагово, как создать ведомость на аванс и провести выплату через банк или кассу, какие проводки формируются. Всё на примере с числами.

Что такое аванс и почему в 1С он считается по-разному

Аванс — это зарплата за первую половину месяца. Юридически он не «предоплата», а часть оплаты труда, поэтому платить его обязательно (ст. 136 ТК РФ), не реже чем каждые полмесяца.

В 1С аванс задают одним из трёх способов:

• 💰 Фиксированной суммой — например, 20 000 ₽ каждому.
• 📊 Процентом от тарифа — обычно 40–50 % от оклада.
• 🗓️ Расчётом за первую половину месяца — программа считает по табелю фактически отработанные дни.

Третий вариант — самый корректный. Если сотрудник в первой половине месяца болел или был в отпуске, фиксированный аванс легко переплатить, а потом ловить минус в расчётном листке.

Размер и сроки выплаты аванса: что требует закон

Точную сумму ТК РФ не называет, но два ограничения жёсткие.

1. Срок. Между авансом и зарплатой — не больше 15 дней. Типовая схема: аванс 25-го числа, зарплата 10-го числа следующего месяца.
2. Размер. Аванс должен соответствовать отработанному времени. Для полной занятости сумма за первую половину месяца не может быть ниже МРОТ, пересчитанного на эти дни (ст. 133 ТК РФ).

Конкретные даты закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка или трудовом договоре — и те же числа потом вбивают в настройки 1С.

Настройка авансов сотрудникам в 1С 8.3 Бухгалтерия

Прежде чем начислять, программу нужно подготовить. Настройка делается один раз и действует на всех сотрудников — при необходимости её переопределяют индивидуально.

Шаг 1. Включаем расчёт зарплаты

Откройте Администрирование → Параметры учёта → Настройка зарплаты. Убедитесь, что стоит переключатель «Расчёт и выплата зарплаты ведётся в этой программе». Иначе документов начисления в меню просто не будет.

Шаг 2. Настраиваем даты выплат аванса и зарплаты

Даты задаются там же — в разделе Настройка зарплаты → Порядок учёта зарплаты (или в карточке организации). Укажите:

• день выплаты аванса — например, 25 число текущего месяца;
• день выплаты зарплаты — например, 10 число следующего месяца.

Эти значения программа подставляет в документы по умолчанию и по ним же контролирует сроки уведомлений по НДФЛ.

Шаг 3. Выбираем способ расчёта аванса

В той же настройке выбираете способ по умолчанию: фиксированная сумма, процент от тарифа или расчёт за первую половину месяца. Как только выбран третий вариант, в журнале начислений появляется документ «Начисление за первую половину месяца».

Где изменить размер аванса конкретному сотруднику

Размер у отдельного человека меняется в карточке: Зарплата и кадры → Сотрудники → нужный сотрудник → Выплаты и учёт затрат (или через документ «Приём на работу» / «Кадровый перевод», поле «Аванс»).

Там же переопределяют способ для одного человека — например, всем процент, а директору фиксированную сумму.

Как начислить аванс в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

Дальше всё зависит от выбранного способа.

• Аванс фиксированный или процентом — отдельный документ начисления не нужен, сумма подтянется прямо в ведомость на выплату.
• Аванс за фактически отработанное время — сначала делаем начисление, потом ведомость.

Расчёт аванса за фактически отработанное время

1. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Начисление за первую половину месяца.
2. Выберите месяц и укажите дату расчёта — обычно до даты выплаты (например, 24-е при авансе 25-го).
3. Нажмите «Заполнить» — программа подтянет сотрудников и рассчитает сумму по отработанным дням.
4. Проверьте колонки: отработанные дни, начислено, НДФЛ, к выплате.
5. При необходимости поправьте дни вручную — например, если больничный лист принесли позже.
6. Проведите документ.

Прикинуть суммы к выдаче и удержанный НДФЛ можно заранее — вот калькулятор:

Пример расчёта с числами

Оклад 60 000 ₽, в месяце 21 рабочий день, в первой половине — 11 дней. Сотрудник отработал все 11.

Если бы способ был «процент 50 %», аванс к выплате составил бы 60 000 × 50 % − НДФЛ = 30 000 − 3 900 = 26 100 ₽ — независимо от того, сколько человек реально отработал.

А теперь тот же сотрудник на больничном с 1 по 12 число: отработано 0 дней первой половины. Расчёт за фактическое время даст аванс 0 ₽, а фиксированная сумма 20 000 ₽ ушла бы переплатой.

Удержание НДФЛ с аванса: что изменилось

С 2023 года дата фактического получения дохода — день выплаты (ст. 223 НК РФ). Значит, НДФЛ удерживается и с аванса, и с зарплаты за вторую половину месяца.

В 1С это происходит автоматически: при заполнении ведомости программа сама считает налог и уменьшает сумму к выдаче. Отдельно ничего включать не нужно — но проверьте, что в ведомости заполнена колонка НДФЛ.

Удержанный с аванса налог попадает в уведомление по ЕНП за соответствующий период и в разделы 6-НДФЛ по дате выплаты, а не по концу месяца.

Как создать ведомость на аванс в 1С

Начисление — это ещё не выплата. Деньги списываются отдельным документом, и начинается он с ведомости.

Шаг 1. Создаём ведомость на выплату

Путь: Зарплата и кадры → Ведомости в банк или Ведомости в кассу (в части релизов — единый журнал Все ведомости на выплату зарплаты) → «Создать».

Заполните шапку:

• Месяц — тот, за который платите аванс (не месяц выплаты, если он другой);
• Выплачивать — обязательно значение «Аванс», а не «Зарплата за месяц»;
• Организация и подразделение, если платите частями;
• Зарплатный проект — для выплаты через банк.

Шаг 2. Заполняем суммы

Нажмите «Заполнить». Логика такая:

• при расчёте за первую половину месяца суммы берутся из проведённого документа начисления;
• при фиксированной сумме или проценте программа подставляет значение из карточки сотрудника;
• строку можно удалить, если конкретному человеку аванс не платится.

Проверьте итог по колонкам «К выплате» и «НДФЛ» — ведомость должна сойтись с расчётным листком.

Шаг 3. Формируем платёж

• 🏦 Через банк — из ведомости кнопкой «Оплатить ведомость» создаётся «Списание с расчётного счёта», а для банка выгружается зарплатный реестр (файл или прямой обмен).
• 💵 Через кассу — создаётся «Выдача наличных» (РКО) на всю ведомость или платёжная ведомость на нескольких человек.

Печатные формы ведомости

Из документа доступны Т-53 (платёжная ведомость), реестр перечисляемых сумм и расчётные листки. Т-53 подписывают при выдаче наличными — это подтверждение факта выплаты аванса.

Проводки при начислении и выплате аванса

При фиксированном авансе или проценте проводки Дт 26 Кт 70 в момент выплаты не будет — затраты попадут в учёт только при расчёте зарплаты за месяц. Но НДФЛ (Дт 70 Кт 68.01) удержится уже с аванса.

Страховые взносы с аванса не начисляются: база считается по итогам календарного месяца.

Когда аванс начислять НЕ нужно

Пропустить выплату по заявлению сотрудника нельзя. Но есть ситуации, когда сумма выходит нулевой или близкой к нулю:

• всю первую половину месяца сотрудник был на больничном или в отпуске — при расчёте за фактическое время аванс = 0;
• принят на работу после 15 числа;
• находится в отпуске за свой счёт;
• уволился до даты выплаты аванса — расчёт закрывают документом увольнения, отдельный аванс не нужен.

В таких случаях документ проводят с нулём или сотрудник просто не попадает в ведомость. Это нормально.

Типичные ошибки при начислении аванса

• ❌ Фиксированная сумма у болевших сотрудников. По итогам месяца выходит переплата и отрицательная зарплата. Решение — способ «за первую половину месяца».
• ❌ Разрыв больше 15 дней между авансом и зарплатой. Нарушение ст. 136 ТК РФ. Проверьте настройку дат выплат.
• ❌ Забыли, что НДФЛ теперь с аванса. Сотрудник получает «полную» сумму, а в конце месяца налог удвоенно бьёт по второй выплате.
• ❌ В ведомости выбран вид выплаты «Зарплата за месяц» вместо «Аванс». Программа пытается закрыть все начисления месяца, суммы не сходятся.
• ❌ Ведомость заполнена до начисления. Суммы и НДФЛ не подтягиваются — соблюдайте порядок дат документов.
• ❌ Ведомость проведена, но платёж не создан. По счёту 70 остаётся долг, а деньги фактически ушли — задолженность «зависает».
• ❌ Аванс ниже МРОТ за отработанное время при полной занятости — повод для претензий трудовой инспекции.

Как проверить, что аванс начислен правильно

Четыре быстрых сверки:

1. Расчётный листок (Зарплата и кадры → Отчёты → Расчётный листок) — видно начисление, НДФЛ и сумму к выплате.
2. Анализ зарплаты по сотрудникам — сводно по всем, удобно ловить нулевые и завышенные суммы.
3. ОСВ по счёту 70 — сальдо и обороты по расчётам с персоналом: после выплаты аванса долг перед сотрудником должен уменьшиться.
4. Отчёт «Задолженность по зарплате» — покажет, если ведомость проведена, а платёж не сформирован.

Частые вопросы