Начисление зарплаты в 1С:ЗУП 8.3: пошаговая инструкция для начинающих

Начисление зарплаты в 1С 8.3 ЗУП делается одним документом «Начисление зарплаты и взносов» в конце месяца: программа сама посчитает оклад, НДФЛ, удержания и страховые взносы по данным о сотрудниках и отработанном времени. Дальше вы проверяете суммы, платите деньги, печатаете расчётные листки и передаёте проводки в бухгалтерию.

Ниже — расчёт зарплаты в 1С 8.3 ЗУП пошагово для начинающих: что настроить заранее, откуда берутся цифры, как заполнить и проверить документ, как выплатить и отразить в учёте. Разбираем на редакции 3.1 — актуальной для 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3.

Как устроен расчёт зарплаты в 1С:ЗУП 8.3

В ЗУП зарплата не считается «одной кнопкой из ничего». Программа собирает результат из трёх потоков данных: кадры (кто работает, с каким окладом и графиком), время (сколько отработано и какие были отклонения) и настройки (виды начислений, тарифы взносов, вычеты).

Месячный цикл всегда один и тот же. Запомните его — и дальше любая ситуация раскладывается по шагам.

Что нужно подготовить перед начислением

Зарплата не возьмётся из воздуха. Прежде чем нажимать «Заполнить», в базе должны быть внесены исходные данные. Если пропустить этот шаг, документ либо не заполнится, либо посчитает неверно.

Минимальный чек-лист готовности базы:

• ✅ Организация заведена — реквизиты, система налогообложения, тарифы взносов (Настройка → Организации).
• ✅ Сотрудник принят на работу — есть документ Приём на работу с окладом и графиком.
• ✅ Указан график работы — пятидневка, сменный, сутки через трое и т. п.
• ✅ Заполнен производственный календарь на текущий год (Настройка → Производственные календари).
• ✅ Введены отклонения за месяц — больничные, отпуска, командировки, прогулы, если были.
• ✅ Настроены вычеты по НДФЛ — если у сотрудника есть дети или другое право на вычет.

Первоначальная настройка программы для расчёта зарплаты

Новая база спрашивает про учёт один раз — и потом всё считает по этим правилам. Смотреть в Настройка → Расчёт зарплаты и Настройка → Кадровый учёт.

Что реально влияет на результат:

1. Ведётся ли учёт по нескольким организациям — включает выбор организации в каждом документе.
2. Учёт зарплаты по подразделениям — от этого зависит, на какой счёт затрат уйдут расходы.
3. Порядок пересчёта начислений прошлых периодов — разрешить автоматический перерасчёт или делать вручную.
4. Настройка аванса по умолчанию — фиксированной суммой, процентом или расчётом за первую половину месяца.
5. Способы отражения зарплаты в бухучёте — связка «вид начисления → счёт затрат» (Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте).

Отдельно проверьте учётную политику организации: тариф страховых взносов, признак субъекта МСП, класс профессионального риска для взносов на травматизм. Ошибка здесь тянет за собой неверные взносы по всем сотрудникам сразу.

Настройка начислений и удержаний: показатели расчёта зарплаты

За то, из чего складывается зарплата, отвечают виды начислений и виды удержаний. В типовой ЗУП базовый набор уже есть: «Оплата по окладу», «Оплата по часовому тарифу», «Премия», «Оплата отпуска».

Где искать: Настройка → Начисления и Настройка → Удержания.

Что здесь важно новичку:

• Каждое начисление привязано к показателям — окладу, тарифной ставке, проценту премии. Показатели вводятся в кадровых документах.
• У начисления есть способ выполнения: ежемесячно, в отдельном документе или разово.
• Настройки налогообложения (облагается НДФЛ, взносами) и бухучёта (на какой счёт отнести) заданы в самом виде начисления.
• Формула видна прямо в карточке начисления — например, Оклад × ДоляНеполногоРабочегоВремени × ВремяВДнях / НормаДней.

Если стандартных начислений хватает — ничего трогать не нужно. Донастройка требуется, когда появляется своя надбавка, доплата за вредность или нестандартная премия.

Где в 1С ЗУП настроить доплату

Доплата — это отдельный вид начисления. Создаётся через Настройка → Начисления → Создать. Указываете формулу (например, процент от оклада или фиксированную сумму), назначение и порядок обложения налогом. После этого доплата появится в документе начисления автоматически или её добавляют вручную по кнопке Начислить.

Виды удержаний: что вычитается кроме налога

Удержания заводятся один раз и действуют постоянно, пока не отменены. Чаще всего встречаются:

• 💸 алименты и удержания по исполнительным листам (Зарплата → Алименты и другие удержания);
• 📦 невозвращённый подотчёт;
• 🏦 платежи по кредиту по заявлению сотрудника;
• 🧾 профсоюзные взносы.

Общий размер удержаний ограничен: по общему правилу не больше 20 % от суммы после НДФЛ, по нескольким исполнительным документам — до 50 %, по алиментам на детей — до 70 %. ЗУП следит за лимитом сам, если удержание оформлено штатным документом, а не «руками» в начислении.

Приём на работу: откуда ЗУП берёт оклад и график

Больше половины ошибок расчёта родом из кадровых документов. Поэтому приём на работу — фактически первый шаг расчёта зарплаты.

Как оформить приём в 1С:ЗУП 8.3:

1. Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Приём на работу.
2. Выберите или создайте сотрудника (физлицо + данные для НДФЛ: ИНН, СНИЛС, статус налогоплательщика).
3. Укажите дату приёма — именно от неё считается оклад за первый месяц.
4. Подразделение и должность — влияют на счёт затрат и штатное расписание.
5. Вкладка Оплата труда: вид начисления (Оплата по окладу или по часовому тарифу) и размер.
6. График работы — пятидневка, сменный, неполное время.
7. Вкладка Дополнительно: вид занятости, испытательный срок, условия труда для взносов.

Ввод данных за месяц: табель и отклонения

Дальше программе нужно знать, сколько человек реально работал. По умолчанию ЗУП считает, что сотрудник отработал месяц полностью по графику — так называемый метод «отклонений». Значит, вводить нужно только то, что отличается от графика.

Что вводится отдельными документами:

Если в организации сдельная оплата или почасовой учёт, применяется табель (Зарплата → Табели) — там время вносится по дням и часам вручную.

Начисление зарплаты за первую половину месяца (аванс)

По статье 136 ТК РФ платить нужно не реже чем каждые полмесяца. Первая выплата — за первую половину месяца, в обиходе «аванс».

В ЗУП 3.1 аванс считается по-разному в зависимости от настройки сотрудника (Кадры → карточка → Выплаты):

НДФЛ удерживается и с аванса — налог считается при каждой фактической выплате. Поэтому расчёт за первую половину месяца оформляется документом Начисление за первую половину месяца: он посчитает доход за период с 1 по 15 число и удержит налог.

Пример. Оклад 60 000 ₽, в месяце 21 рабочий день, с 1 по 15 число — 10 рабочих дней. Аванс «по расчёту»: 60 000 / 21 × 10 = 28 571,43 ₽, минус НДФЛ 13 % (3 714 ₽) — на руки примерно 24 857 ₽.

Как начислить зарплату в 1С ЗУП пошагово за месяц

Основной расчёт делается в конце месяца одним документом. Разберём пошагово.

Документ «Начисление зарплаты и взносов»

Это главный документ месяца. Он один закрывает сразу четыре задачи: считает начисления, удержания, НДФЛ и страховые взносы. Каждой задаче — своя вкладка.

После кнопки Заполнить не спешите проводить. Сначала — проверка. Логика простая: сверху вниз по вкладкам.

Полезные кнопки внутри документа:

• Пересчитать сотрудника — пересобрать суммы по одному человеку, не трогая остальных;
• Начислить — добавить разовое начисление (премия, доплата) прямо в документ;
• Доначислить — подтянуть то, что появилось после первого заполнения;
• Подробнее о расчёте (значок расшифровки в строке) — показывает формулу и подставленные показатели.

Расчёт начислений

Вкладка Начисления показывает, сколько заработал каждый сотрудник. Для оклада 1С делит месячный оклад на норму рабочих дней по производственному календарю и умножает на фактически отработанные.

Пример. Оклад 60 000 ₽, в месяце 21 рабочий день, сотрудник отработал все 21:

60 000 / 21 × 21 = 60 000 ₽

Если он был 3 дня на больничном и отработал 18 дней:

60 000 / 21 × 18 = 51 428,57 ₽ оклад + отдельно пособие по больничному.

Проверьте, что итог по вкладке не меньше МРОТ у тех, кто отработал полную норму: по ст. 133 ТК РФ зарплата за полный месяц не может быть ниже минимального размера. ЗУП такую ситуацию не блокирует — это на вашей ответственности.

Расчёт удержаний

Вкладка Удержания — это всё, что вычитается из зарплаты, кроме НДФЛ: алименты, удержания по исполнительным листам, профсоюзные взносы, невозвращённый подотчёт. Заполняется автоматически, если удержания заранее заведены на сотрудника постоянно действующим документом.

Расчёт НДФЛ и налоговые вычеты

НДФЛ считается на вкладке НДФЛ. Ставка зависит от размера годового дохода: базовая 13 %, дальше — повышенные ставки по прогрессивной шкале. Программа считает нарастающим итогом с начала года, поэтому в середине года ставка может «переключиться» сама.

Стандартные налоговые вычеты на детей уменьшают базу. Их размер задаётся в карточке сотрудника (Налог на доходы → Ввести новое заявление на стандартные вычеты).

Пример с вычетом на одного ребёнка (1 400 ₽):

• Начислено: 60 000 ₽
• Вычет: 1 400 ₽
• База: 58 600 ₽
• НДФЛ: 58 600 × 13 % = 7 618 ₽

Кроме детских, в карточке сотрудника вводятся имущественные и социальные вычеты по уведомлению из налоговой — они уменьшают базу так же автоматически.

Расчёт страховых взносов

Вкладка Взносы. Действует единый тариф страховых взносов — 30 % в пределах предельной базы и 15,1 % с суммы сверх неё. Отдельно считаются взносы на травматизм (от 0,2 %, зависит от класса риска).

Для малого и среднего бизнеса (МСП) — льгота: с части зарплаты сверх федерального МРОТ взносы считаются по пониженному тарифу. 1С применяет её сама, если у организации стоит признак субъекта МСП.

Взносы сотрудник не видит и из его зарплаты они не вычитаются — это расход работодателя.

Ручные корректировки и перерасчёт документа

Иногда автозаполнение нужно поправить. Для этого в документе есть кнопка Начислить (добавить разовое начисление) и возможность включить ручную корректировку строки.

Если после заполнения изменились данные (задним числом ввели больничный) — не создавайте второй документ. Откройте существующий и нажмите Пересчитать. Документ пересоберёт суммы.

Перерасчёты прошлых периодов

Если правка касается закрытого месяца (например, забыли провести отпуск в июне, а на дворе июль), 1С сделает перерасчёт. Разница попадёт в текущий документ начисления отдельной строкой с указанием месяца, за который идёт доначисление или сторно. Отдельно закрытый период переоткрывать не нужно.

Где посмотреть, что программа собирается пересчитать: Зарплата → Сервис → Перерасчёты. Список показывает сотрудника, месяц и причину. Если он пуст, а суммы всё равно кажутся неверными — дело не в перерасчёте, а в исходных данных.

Сквозной пример: расчёт зарплаты за месяц

Соберём всё вместе на маленькой организации. В месяце 21 рабочий день, три сотрудника, аванс — 40 % от оклада.

Что здесь важно для проверки:

• у Иванова начислено ровно равно окладу — значит, график и календарь заполнены верно;
• у Петровой оклад уменьшен пропорционально, а пособие идёт отдельной строкой и НДФЛ с него считается отдельно;
• у Сидорова база — половина оклада, потому что указана доля ставки, а не «уменьшенный оклад» руками.

Страховые взносы по всей организации: (60 000 + 42 857 + 20 000) × 30 % ≈ 36 857 ₽ плюс травматизм по своей ставке. В расчёт взносов пособие по больничному за счёт СФР не входит.

Начисление при приёме на работу в середине месяца

Частый вопрос новичка: как начислить зарплату сотруднику, который пришёл не с 1-го числа. Ничего особенного делать не надо.

1С посчитает оклад пропорционально отработанным дням от даты приёма. Главное — чтобы в документе Приём на работу стояла правильная дата. Тогда в начислении за месяц оклад автоматически уменьшится под фактический период работы.

Тот же принцип работает при увольнении в середине месяца: оклад считается до даты увольнения, а компенсация за неиспользованный отпуск начисляется документом Увольнение, а не общим начислением.

Начисление по сменам и графику «сутки через трое»

Для сменных графиков и режима «сутки через трое» оклад не подходит — платят по часовой тарифной ставке.

• В приёме на работу выбираете начисление Оплата по часовому тарифу.
• Указываете сменный график (Настройка → Графики работы).
• 1С сама посчитает отработанные часы за месяц, в том числе ночные и праздничные с доплатой.

Расчёт: часовая ставка × отработанные часы + доплаты за ночные/праздничные. Ночные — минимум +20 %, работа в праздник — минимум в двойном размере (ст. 154, 153 ТК РФ).

Как считать «сутки через трое» на практике: создайте график с суммированным учётом рабочего времени и укажите период учёта (месяц, квартал, год). Тогда ЗУП сравнит фактические часы с нормой за период и покажет переработку, которую нужно оплатить сверхурочно. Например, ставка 250 ₽/час, отработано 176 часов, из них 56 ночных: 176 × 250 = 44 000 ₽ плюс доплата за ночные 56 × 250 × 20 % = 2 800 ₽.

Межрасчётные выплаты

Не всё платится в общий день зарплаты. Отпускные, командировочные, больничные, материальная помощь выплачиваются в межрасчётный период — отдельными документами и отдельными ведомостями.

Такие суммы считаются своими документами (Отпуск, Больничный лист, Командировка), а на выплату формируется отдельная ведомость с признаком «межрасчётная выплата».

Порядок простой: сначала документ-начисление (например, Отпуск за три дня до начала отдыха), потом ведомость с видом выплаты Отпуск. Если оформить наоборот, ведомость нечем будет заполнить — сумм в учёте ещё нет.

Выплата зарплаты и удержание НДФЛ

Начислили — теперь платим. Выплата оформляется ведомостью: Выплаты → Ведомость в банк (или в кассу, на счета, через раздатчика).

Порядок:

1. Создайте ведомость за нужный месяц, укажите способ (в банк / касса).
2. Нажмите Заполнить — программа подтянет суммы «к выплате» по каждому сотруднику.
3. Проверьте суммы и проведите.
4. По ведомости в банк выгружается файл (Выгрузить файл) для зарплатного проекта.

НДФЛ перечисляется единым налоговым платежом на ЕНС, а сведения подаются уведомлением. В ЗУП удержанный налог фиксируется в момент выплаты, а данные для уведомления собираются в отчёте Контроль сроков уплаты НДФЛ.

Как изменить способ выплаты зарплаты

Способ выплаты задаётся на трёх уровнях, и работает самый «нижний» из заполненных:

1. Организация — Настройка → Организации → Учётная политика и другие настройки → Бухучёт и выплата зарплаты.
2. Подразделение — своя настройка, если один цех платят через кассу, а офис на карты.
3. Сотрудник — Кадры → карточка сотрудника → Выплаты, учёт затрат.

Чтобы перевести человека с кассы на карту, откройте карточку, нажмите Выплаты, учёт затрат, выберите Зарплатный проект и укажите номер лицевого счёта. Менять способ задним числом за уже выплаченный месяц не нужно — достаточно указать дату, с которой действует новый порядок.

Расчётные листки и расчётные ведомости

После выплаты сотрудникам выдают расчётные листки — по статье 136 ТК РФ это обязанность работодателя.

Где формируются отчёты в ЗУП (Зарплата → Отчёты по зарплате):

• 📄 Расчётный листок — по каждому сотруднику: что начислено, удержано, к выплате.
• 📊 Расчётная ведомость (Т-51) — сводная по всем сотрудникам.
• 📋 Свод начислений и удержаний — итоги по организации для проверки.
• 💰 Анализ зарплаты по сотрудникам — контрольный отчёт.

Листки можно распечатать, выгрузить в PDF или разослать сотрудникам по электронной почте прямо из программы.

Отчёты для проверки расчёта

Перед выплатой прогоняйте расчёт по четырём отчётам — это занимает пять минут и снимает 90 % будущих вопросов:

Проводки по заработной плате

ЗУП сам проводки в бухучёте не делает — он их готовит и передаёт в 1С:Бухгалтерию через документ Отражение зарплаты в бухучёте (Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте).

Как это работает:

1. В конце месяца формируете Отражение зарплаты в бухучёте.
2. Каждому начислению соответствует способ отражения (счёт затрат — 20, 26, 44 и т. д.).
3. Данные синхронизируются в Бухгалтерию, где и формируются сами проводки.

Типовой набор проводок по зарплате:

Счёт затрат (26, 20, 44) зависит от того, где работает сотрудник: производство — 20, управленцы — 26, торговля — 44. Настраивается в способе отражения.

Начисление оценочных обязательств по отпускам

Организации, кроме малых, обязаны формировать резерв на оплату отпусков (оценочные обязательства). Это документ Начисление оценочных обязательств по отпускам в конце месяца.

Он считает резерв на будущие отпуска и взносы с них, чтобы равномерно распределять расходы. Малые предприятия, ведущие упрощённый учёт, резерв могут не создавать — тогда этот шаг пропускается.

Индексация заработной платы

Индексация — повышение зарплаты в связи с ростом цен, обязанность по ст. 134 ТК РФ. В ЗУП оформляется документом Индексация штатного расписания или Индексация заработка.

Указываете коэффициент повышения, и 1С поднимет оклады/тарифы выбранных сотрудников. После этого начисление за месяц пойдёт уже по новым суммам.

Индексация влияет на средний заработок: при расчёте отпускных и больничных ЗУП применяет коэффициент к доходам до повышения. Поэтому оформлять повышение именно документом индексации, а не «изменением оплаты труда», принципиально — иначе средний заработок посчитается ниже.

Как начислять зарплату в 1С 8.3 ЗУП каждый месяц: рабочий порядок

Когда база настроена, месячная рутина сжимается до короткого списка. Держите его под рукой первые несколько месяцев:

1. Ввести кадровые документы (приёмы, переводы, увольнения, изменения оклада).
2. Ввести отклонения: больничные, отпуска, командировки, неявки.
3. Начислить и выплатить за первую половину месяца.
4. Создать Начисление зарплаты и взносов, заполнить, проверить четыре вкладки.
5. Прогнать контрольные отчёты, сверить итоги.
6. Оформить ведомость на выплату после фактического перечисления.
7. Сформировать расчётные листки.
8. Сделать Отражение зарплаты в бухучёте и синхронизацию с Бухгалтерией.
9. При необходимости — начислить оценочные обязательства.

Первый месяц займёт день, третий — час. Дальше основное время уходит не на расчёт, а на проверку исходных данных.

Частые ошибки и как их избежать

Собрали ошибки, на которых спотыкаются почти все новички.

Проверь себя

Частые вопросы