Начисление зарплаты в 1С:ЗУП 8.3: пошаговая инструкция для начинающих

Начисление зарплаты в 1С 8.3 ЗУП делается одним документом «Начисление зарплаты и взносов» в конце месяца: программа сама посчитает оклад, НДФЛ, удержания и страховые взносы по данным о сотрудниках и отработанном времени. Дальше вы проверяете суммы, платите деньги, печатаете расчётные листки и передаёте проводки в бухгалтерию.

Ниже — расчёт зарплаты в 1С 8.3 ЗУП пошагово для начинающих: что настроить заранее, как заполнить документ, откуда берутся цифры и как избежать типичных ошибок. Разбираем на редакции 3.1 — актуальной для 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3.

Что нужно подготовить перед начислением

Зарплата не возьмётся из воздуха. Прежде чем нажимать «Заполнить», в базе должны быть внесены исходные данные. Если пропустить этот шаг, документ либо не заполнится, либо посчитает неверно.

Минимальный чек-лист готовности базы:

• ✅ Организация заведена — реквизиты, система налогообложения, тарифы взносов (Настройка → Организации).
• ✅ Сотрудник принят на работу — есть документ Приём на работу с окладом и графиком.
• ✅ Указан график работы — пятидневка, сменный, сутки через трое и т. п.
• ✅ Введены отклонения за месяц — больничные, отпуска, командировки, прогулы, если были.
• ✅ Настроены вычеты по НДФЛ — если у сотрудника есть дети или другое право на вычет.

Настройка начислений и удержаний: показатели расчёта

За то, из чего складывается зарплата, отвечают виды начислений и виды удержаний. В типовой ЗУП базовый набор уже есть: «Оплата по окладу», «Оплата по часовому тарифу», «Премия», «Оплата отпуска».

Где искать: Настройка → Начисления и Настройка → Удержания.

Что здесь важно новичку:

• Каждое начисление привязано к показателям — окладу, тарифной ставке, проценту премии. Показатели вводятся в кадровых документах.
• У начисления есть способ выполнения: ежемесячно, в отдельном документе или разово.
• Настройки налогообложения (облагается НДФЛ, взносами) и бухучёта (на какой счёт отнести) заданы в самом виде начисления.

Если стандартных начислений хватает — ничего трогать не нужно. Донастройка требуется, когда появляется своя надбавка, доплата за вредность или нестандартная премия.

Где в 1С ЗУП настроить доплату

Доплата — это отдельный вид начисления. Создаётся через Настройка → Начисления → Создать. Указываете формулу (например, процент от оклада или фиксированную сумму), назначение и порядок обложения налогом. После этого доплата появится в документе начисления автоматически или её добавляют вручную по кнопке Начислить.

Начисление зарплаты за первую половину месяца (аванс)

По статье 136 ТК РФ платить нужно не реже чем каждые полмесяца. Первая выплата — за первую половину месяца, в обиходе «аванс».

В ЗУП 3.1 аванс считается по-разному в зависимости от настройки сотрудника (Кадры → карточка → Выплаты):

С 2023 года НДФЛ удерживается и с аванса. Поэтому расчёт за первую половину месяца оформляется документом Начисление за первую половину месяца — он и удержит налог.

Шаг за шагом: как начислить зарплату за месяц

Основной расчёт делается в конце месяца одним документом. Разберём пошагово.

Документ «Начисление зарплаты и взносов»

Это главный документ месяца. Он один закрывает сразу четыре задачи: считает начисления, удержания, НДФЛ и страховые взносы. Каждой задаче — своя вкладка.

После кнопки Заполнить не спешите проводить. Сначала — проверка. Логика простая: сверху вниз по вкладкам.

Расчёт начислений

Вкладка Начисления показывает, сколько заработал каждый сотрудник. Для оклада 1С делит месячный оклад на норму рабочих дней по производственному календарю и умножает на фактически отработанные.

Пример. Оклад 60 000 ₽, в месяце 21 рабочий день, сотрудник отработал все 21:

60 000 / 21 × 21 = 60 000 ₽

Если он был 3 дня на больничном и отработал 18 дней:

60 000 / 21 × 18 = 51 428,57 ₽ оклад + отдельно пособие по больничному.

Расчёт удержаний

Вкладка Удержания — это всё, что вычитается из зарплаты, кроме НДФЛ: алименты, удержания по исполнительным листам, профсоюзные взносы, невозвращённый подотчёт. Заполняется автоматически, если удержания заранее заведены на сотрудника постоянно действующим документом.

Расчёт НДФЛ и налоговые вычеты

НДФЛ считается на вкладке НДФЛ. Базовая ставка — 13 % (и 15 % с суммы дохода свыше порога прогрессии за год).

Стандартные налоговые вычеты на детей уменьшают базу. Их размер задаётся в карточке сотрудника (Налог на доходы → Ввести новое заявление на стандартные вычеты).

Пример с вычетом на одного ребёнка (1 400 ₽):

• Начислено: 60 000 ₽
• Вычет: 1 400 ₽
• База: 58 600 ₽
• НДФЛ: 58 600 × 13 % = 7 618 ₽

Расчёт страховых взносов

Вкладка Взносы. С 2023 года действует единый тариф страховых взносов — 30 % в пределах базы и 15,1 % сверх неё (для крупных работодателей). Отдельно считаются взносы на травматизм (от 0,2 %, зависит от класса риска).

Для малого и среднего бизнеса (МСП) — льгота: с части зарплаты сверх федерального МРОТ взносы 15 %. 1С применяет её сама, если у организации стоит признак субъекта МСП.

Взносы сотрудник не видит и из его зарплаты они не вычитаются — это расход работодателя.

Ручные корректировки и перерасчёт документа

Иногда автозаполнение нужно поправить. Для этого в документе есть кнопка Начислить (добавить разовое начисление) и возможность включить ручную корректировку строки.

Если после заполнения изменились данные (задним числом ввели больничный) — не создавайте второй документ. Откройте существующий и нажмите Пересчитать. Документ пересоберёт суммы.

Перерасчёты прошлых периодов

Если правка касается закрытого месяца (например, забыли провести отпуск в июне, а на дворе июль), 1С сделает перерасчёт. Разница попадёт в текущий документ начисления отдельной строкой с указанием месяца, за который идёт доначисление или сторно. Отдельно закрытый период переоткрывать не нужно.

Начисление при приёме на работу в середине месяца

Частый вопрос новичка: как начислить зарплату сотруднику, который пришёл не с 1-го числа. Ничего особенного делать не надо.

1С посчитает оклад пропорционально отработанным дням от даты приёма. Главное — чтобы в документе Приём на работу стояла правильная дата. Тогда в начислении за месяц оклад автоматически уменьшится под фактический период работы.

Начисление по сменам и графику «сутки через трое»

Для сменных графиков и режима «сутки через трое» оклад не подходит — платят по часовой тарифной ставке.

• В приёме на работу выбираете начисление Оплата по часовому тарифу.
• Указываете сменный график (Настройка → Графики работы).
• 1С сама посчитает отработанные часы за месяц, в том числе ночные и праздничные с доплатой.

Расчёт: часовая ставка × отработанные часы + доплаты за ночные/праздничные. Ночные — минимум +20 %, работа в праздник — минимум в двойном размере (ст. 154, 153 ТК РФ).

Межрасчётные выплаты

Не всё платится в общий день зарплаты. Отпускные, командировочные, больничные, материальная помощь выплачиваются в межрасчётный период — отдельными документами и отдельными ведомостями.

Такие суммы считаются своими документами (Отпуск, Больничный лист, Командировка), а на выплату формируется отдельная ведомость с признаком «межрасчётная выплата».

Выплата зарплаты и удержание НДФЛ

Начислили — теперь платим. Выплата оформляется ведомостью: Выплаты → Ведомость в банк (или в кассу, на счета, через раздатчика).

Порядок:

1. Создайте ведомость за нужный месяц, укажите способ (в банк / касса).
2. Нажмите Заполнить — программа подтянет суммы «к выплате» по каждому сотруднику.
3. Проверьте суммы и проведите.
4. По ведомости в банк выгружается файл (Выгрузить файл) для зарплатного проекта.

С 2023 года НДФЛ платится единым налоговым платежом на ЕНС, а сведения подаются уведомлением. В ЗУП удержанный налог фиксируется в момент выплаты, а данные для уведомления собираются в отчёте по НДФЛ.

Расчётные листки и расчётные ведомости

После выплаты сотрудникам выдают расчётные листки — по статье 136 ТК РФ это обязанность работодателя.

Где формируются отчёты в ЗУП (Зарплата → Отчёты по зарплате):

• 📄 Расчётный листок — по каждому сотруднику: что начислено, удержано, к выплате.
• 📊 Расчётная ведомость (Т-51) — сводная по всем сотрудникам.
• 📋 Свод начислений и удержаний — итоги по организации для проверки.
• 💰 Анализ зарплаты по сотрудникам — контрольный отчёт.

Листки можно распечатать, выгрузить в PDF или разослать сотрудникам по электронной почте прямо из программы.

Проводки по заработной плате

ЗУП сам проводки в бухучёте не делает — он их готовит и передаёт в 1С:Бухгалтерию через документ Отражение зарплаты в бухучёте (Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте).

Как это работает:

1. В конце месяца формируете Отражение зарплаты в бухучёте.
2. Каждому начислению соответствует способ отражения (счёт затрат — 20, 26, 44 и т. д.).
3. Данные синхронизируются в Бухгалтерию, где и формируются сами проводки.

Типовой набор проводок по зарплате:

Счёт затрат (26, 20, 44) зависит от того, где работает сотрудник: производство — 20, управленцы — 26, торговля — 44. Настраивается в способе отражения.

Начисление оценочных обязательств по отпускам

Организации, кроме малых, обязаны формировать резерв на оплату отпусков (оценочные обязательства). Это документ Начисление оценочных обязательств по отпускам в конце месяца.

Он считает резерв на будущие отпуска и взносы с них, чтобы равномерно распределять расходы. Малые предприятия, ведущие упрощённый учёт, резерв могут не создавать — тогда этот шаг пропускается.

Индексация заработной платы

Индексация — повышение зарплаты в связи с ростом цен, обязанность по ст. 134 ТК РФ. В ЗУП оформляется документом Индексация штатного расписания или Индексация заработка.

Указываете коэффициент повышения, и 1С поднимет оклады/тарифы выбранных сотрудников. После этого начисление за месяц пойдёт уже по новым суммам.

Частые ошибки и как их избежать

Собрали ошибки, на которых спотыкаются почти все новички.

Проверь себя

Частые вопросы