Как оформить и оплатить дни ухода за ребёнком-инвалидом в 1С ЗУП 3.1

Оплата дней ухода за детьми-инвалидами в 1С ЗУП 3.1 оформляется одним специальным документом — Зарплата → Оплата дней ухода за детьми-инвалидами. Родителю положены 4 дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц, программа сама считает средний заработок и относит сумму на расчёты с СФР.

Ни отгул, ни отпуск, ни обычное разовое начисление здесь не подходят: проведёте не тем документом — оплата не попадёт в заявление на возмещение, и деньги останутся за счёт работодателя. Ниже — маршрут целиком: чем эти дни отличаются от отпуска по уходу, где в 1С 8.3 ЗУП лежит нужный документ, как заполнить заявление сотрудника, что с проводками, накопленными днями и возмещением.

Четыре похожие ситуации — четыре разных документа

Половина ошибок рождается ещё до 1С: кадровик слышит «ребёнок-инвалид, надо отпуск» и берёт первый попавшийся документ. Сверьтесь с таблицей:

Что оплачивается и за чей счёт

Правила по ст. 262 ТК РФ, которые нужно держать в голове при вводе документа:

• 📅 4 дополнительных выходных дня в месяц — одному из родителей, опекуну или попечителю.
• 💰 Оплата — средний дневной заработок за каждый день.
• 🏛️ Источник — средства СФР. Работодатель выплачивает, затем возмещает.
• 🧾 НДФЛ не удерживается (ст. 217 НК РФ).
• 📊 Страховые взносы начисляются — и тоже возмещаются из СФР.
• 🚫 Дни предоставляются по одному месту работы на выбор сотрудника: по основному или по совместительству.

С сентября 2023 года дни можно накапливать: по согласованию с работодателем использовать до 24 дополнительных выходных дней подряд в течение календарного года (Постановление Правительства РФ № 714). В ЗУП это отдельный сценарий — о нём ниже.

Что подготовить до оформления в 1С

Где в 1С ЗУП 8.3 находится документ и как оформить дни

Механизм в ЗУП 3.1 включён по умолчанию, отдельных галок в настройках учёта включать не нужно. Если вида начисления нет в списке — смотрите Настройка → Расчёт зарплаты и состав начислений.

Пошагово, как оформить дополнительные дни по уходу за ребёнком-инвалидом:

1. Откройте Зарплата → Оплата дней ухода за детьми-инвалидами.
2. Нажмите Создать, укажите месяц начисления и организацию.
3. Выберите сотрудника — он подтянется в табличную часть.
4. В поле Дни ухода укажите количество (обычно 4 за текущий месяц).
5. Проверьте вкладку Начислено (подробно): там виден средний заработок и итоговая сумма.
6. Проведите документ.

После проведения сумма попадёт в ведомость на выплату и в отчётность по взносам как выплата за счёт СФР.

Как отметить эти дни в табеле

Документ сам создаёт в учёте рабочего времени свой вид — «Дополнительные выходные для ухода за детьми-инвалидами» (буквенный код ОЖ в ряде конфигураций). Отдельно вводить прогул, отгул или неявку не нужно: получите двойное отклонение и кривой табель.

Если сотрудник работает по графику сменности, дни ухода списываются по его собственному графику, а не по пятидневке. Сверьте Кадры → Графики работы до проведения.

Где в 1С ЗУП 8.3 находится отпуск по уходу за ребёнком-инвалидом

Если речь про неоплачиваемые 14 дней (ст. 263 ТК РФ) — это Кадры → Отпуска без оплаты либо документ Отпуск без сохранения оплаты. Вид отпуска выбирайте «дополнительный отпуск работникам, имеющим детей-инвалидов», чтобы дни не легли в стаж ежегодного отпуска неправильно.

Если речь про уход до 1,5 / 3 лет — Кадры → Отпуска по уходу за ребёнком. Пособие там считается отдельным механизмом, к дням ухода за ребёнком-инвалидом отношения не имеет.

Как заполнить заявление на дополнительные выходные дни

Унифицированного бланка нет — заявление пишется в свободной форме или по шаблону работодателя. Что обязательно указать:

• 👤 ФИО ребёнка и реквизиты справки об инвалидности;
• 📆 конкретные числа месяца, в которые берутся выходные;
• 🤝 отметку о согласовании, если дни берутся блоком из накопленных;
• ✍️ подпись и дату.

В 1С ЗУП «заявление» как самостоятельный печатный документ не хранится: вы оформляете приказ и документ начисления. Бумажное заявление и справки держите в деле, а скан удобно прикрепить к документу через Ещё → Присоединённые файлы — потом не придётся искать при запросе СФР.

Расчёт среднего заработка: как считает программа

Средний дневной заработок считается по правилам, близким к отпускным: заработок за 12 календарных месяцев делится на количество отработанных дней. Проверить логику можно кнопкой Показать подробности расчёта в документе.

Пример на цифрах:

Итого из СФР возмещается и сама оплата, и начисленные на неё взносы — примерно 13 000 ₽ по этому примеру.

Проводки и что сформируется

Начисления из ЗУП уходят в бухгалтерию через Отражение зарплаты в бухучёте. Поскольку выплата идёт за счёт СФР, суммы отражаются не на затратных счетах, а на расчётах по социальному страхованию.

Заявление в СФР о возмещении выплат родителям детей-инвалидов

Возмещение не приходит само: его нужно запросить документом.

1. Откройте Отчётность, справки → Заявление в СФР о возмещении выплат.
2. Создайте документ, укажите период и организацию.
3. По кнопке Заполнить программа подтянет проведённые суммы оплаты дней ухода и взносы на них.
4. Проверьте реквизиты банковского счёта организации для зачисления.
5. Отправьте через 1С-Отчётность или выгрузите файл для отправки.

К заявлению прикладываются подтверждающие документы: приказ, заявление работника, справка об инвалидности, справка о неиспользовании дней вторым родителем.

Накопленные дни: текущие и «про запас» в одном месяце

Отдельный сложный сценарий — когда сотрудник в одном месяце берёт и текущие 4 дня, и накопленные ранее (до 24 подряд за год).

Как отразить в ЗУП 3.1:

• 📌 В документе Оплата дней ухода за детьми-инвалидами укажите общее число дней за месяц.
• 🔢 Программа разложит их на текущие и накопленные для целей отчётности.
• 🧾 Средний заработок для накопленных дней берётся на дату фактического использования, а не накопления.
• 📝 Основание для блока дней — письменное соглашение с работодателем (график).

Нестандартные случаи

• 🎂 Ребёнку исполнилось 18 лет. Право прекращается с этой даты. Дни за месяц предоставляются пропорционально — до дня рождения.
• 🗓️ Закончился срок справки об инвалидности. Дни после даты окончания не оплачиваются, пока справка не продлена. СФР это проверяет.
• 🚪 Сотрудник увольняется в середине месяца. Дни дать можно, но только до даты увольнения; документ проводите до расчёта при увольнении.
• 👨‍👩‍👧 Оба родителя хотят взять по 2 дня. Допустимо: 4 дня делятся между ними, у каждого — справка от второго о фактически использованных днях.
• 🏥 Сотрудник заболел в день ухода. Приоритет у больничного: день ухода не оплачивается, переносится по согласованию.
• ➗ Дробление дня. Разбить один выходной день на часы нельзя — это целые дни.

Типичные ошибки

• ❌ Провели отгул или отпуск вместо спецдокумента. Сумма не уйдёт в возмещение из СФР. Нужен только Оплата дней ухода за детьми-инвалидами.
• ❌ Удержали НДФЛ. Выплата не облагается — проверьте, что налог равен нулю.
• ❌ Забыли справку от второго родителя. Прямой путь к отказу в возмещении.
• ❌ Больше 4 дней в месяц без графика накопления. Лишние дни СФР не возместит.
• ❌ Не проверили средний заработок. При индексации и переходе месяцев сумма «едет» — сверяйтесь с подробностями расчёта.
• ❌ Документ проведён в следующем месяце, а дни — в прошлом. Месяц начисления должен совпадать с месяцем использования дней.
• ❌ Не приложили документы к заявлению в СФР. Возмещение зависнет на неопределённый срок.

Отчёты для проверки

Перед отправкой в СФР сверьтесь по четырём точкам:

• 📄 Расчётный листок сотрудника — есть ли строка оплаты дней ухода.
• 📊 Полный свод начислений, удержаний и выплат — суммы за счёт СФР.
• 🧮 Анализ взносов в фонды — начислены ли взносы на эту оплату.
• 🏦 Заявление в СФР о возмещении — совпадает ли сумма с начисленной.

Если в конфигурации нужного вида начисления или свежих проверок в документе нет, обновитесь: механизм оплаты дней ухода и заявления о возмещении доработан в актуальных релизах ЗУП 3.1.

Частые вопросы