Начисление и отражение зарплаты в 1С:Бухгалтерия 8.3: пошагово с проводками

Многие бухгалтеры уверены, что зарплату в «1С:Бухгалтерия» обязательно считать в отдельной ЗУП. Это не так: при штате примерно до 60 человек начисление зарплаты в 1С 8.3 Бухгалтерия и её отражение в учёте делаются прямо в базе — без внешней программы.

Разберём, как в 1С начислять зарплату по шагам: где включить учёт по сотрудникам, какими документами оформить аванс и основную выплату, какие проводки формируются на счёте 70 и как проверить результат. Всё на конкретных цифрах, с проводками и разбором частых ошибок.

💡 Встроенный расчёт зарплаты доступен в «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0», редакция ПРОФ. В базовой версии функционал урезан: для сложного учёта (много сотрудников, сдельщина, сложные графики) берут «1С:ЗУП».

Что значит «отражение зарплаты в учёте» и где это в 1С

Отражение зарплаты — это то, на какой счёт затрат ляжет начисленная сумма: 20, 23, 25, 26, 44 или 91. От этого зависит себестоимость, финрезультат и корректность отчётности.

Начисленная зарплата всегда идёт по кредиту счёта 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда». Меняется только счёт по дебету — в зависимости от того, где работает сотрудник.

Настройка «способа отражения» — это как раз связка «начисление → счёт затрат». Найти её можно двумя путями: Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты → Отражение в учёте → Способы учёта зарплаты.

Настройка учёта зарплаты перед первым расчётом

Перед первым начислением пройдите базовые настройки — иначе документы не проведутся или проведутся неверно.

Шаг 1. Включить расчёт зарплаты в этой базе

Зарплата и кадры → Настройки зарплаты. Разверните блок «Общие настройки» и выберите:

• 🔘 «В этой программе» — если считаете зарплату здесь.
• 🔘 «Во внешней программе» — если начисление ведётся в ЗУП, а в Бухгалтерию грузится только результат (документ «Отражение зарплаты в бухучёте»).

Если выбрать «Во внешней программе», документы начисления в базе просто исчезнут из меню — их там не будет.

Шаг 2. Настроить учёт по сотрудникам

В тех же настройках зарплаты укажите порядок учёта расчётов — «По каждому сотруднику» (рекомендуется). Так на счёте 70 будет аналитика по каждому работнику, и вы увидите долг по конкретному человеку.

Вариант «Сводно по всем сотрудникам» оставляют редко — теряется детализация.

Шаг 3. Задать способ учёта зарплаты (счёт отражения)

Откройте Настройки зарплаты → Отражение в учёте → Способы учёта зарплаты. Здесь задаётся, на какой счёт затрат пойдут начисления.

По умолчанию есть способ «Отражение начислений по умолчанию» со счётом 26. Для торговой фирмы поменяйте на 44, для производства — на 20.

Способ учёта можно назначить:

• 📌 на всю организацию (общая настройка);
• 📌 на подразделение;
• 📌 на конкретное начисление (например, премия — на 91.02);
• 📌 на отдельного сотрудника (карточка сотрудника → «Учёт расходов»).

Шаг 4. Проверить виды начислений (оплата труда)

Настройки зарплаты → Начисления. Здесь список видов начислений оплаты труда в 1С 8.3: оклад, премия, отпуск, больничный и т. д. Для каждого задан код дохода НДФЛ и вид дохода для взносов.

Для обычного оклада хватает предустановленного начисления «Оплата по окладу». Свои виды (например, «Премия ежемесячная») добавляете кнопкой «Создать».

Шаг 5. Настроить даты выплаты аванса и зарплаты

В настройках зарплаты укажите:

• Аванс — способ расчёта (процент от оклада, фиксированная сумма или расчёт за первую половину месяца) и дату выплаты;
• Зарплата — дату окончательного расчёта.

⚠️ По ст. 136 ТК РФ зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, а окончательный расчёт — не позднее 15 календарных дней после окончания месяца. Аванс за первую половину — обычно с 16-го по 30-е число, зарплата — с 1-го по 15-е следующего месяца.

Документы и данные, которые нужно проверить

Перед расчётом убедитесь, что заведены:

1. Организация — с реквизитами, системой налогообложения, тарифом взносов (обычные, МСП, IT и т. д.).
2. Сотрудники — карточка с окладом, датой приёма, статусом (резидент/нерезидент), стандартными вычетами на детей.
3. Приём на работу — документ «Приём на работу» (Зарплата и кадры → Кадровые документы). Без него оклад не подтянется в начисление.
4. Подразделения — если ведёте учёт затрат по подразделениям.

💡 Если нужно начислить зп с января, а сотрудники заводятся только сейчас — сначала оформите приёмы задним числом (с корректной датой приёма), затем начисляйте помесячно с января. Одним документом за полгода зарплату закрывать нельзя: НДФЛ и взносы считаются помесячно.

Как начислить аванс в 1С:Бухгалтерия

С 2023 года НДФЛ удерживается и с аванса — это важно учитывать. Порядок такой.

Начисление аванса

Если аванс = «Расчёт за первую половину месяца», создайте документ «Начисление за первую половину месяца» (Зарплата и кадры → Все начисления → Создать).

• Укажите месяц, дату (обычно последний день расчётного периода аванса), организацию.
• Кнопка «Заполнить» — программа подтянет сотрудников и рассчитает суммы пропорционально отработанным дням.
• В документе сразу виден исчисленный НДФЛ с аванса.

Если аванс задан фиксированной суммой или процентом — отдельный документ начисления не нужен, сумма берётся из настройки при выплате.

Выплата аванса

Создайте «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу» (Зарплата и кадры → Ведомости в банк / в кассу).

• Вид выплаты — «Аванс».
• «Заполнить» — подтянутся суммы к выплате за вычетом НДФЛ.

Способы выплаты аванса:

• 💳 По зарплатному проекту — «Ведомость в банк», далее выгрузка файла в клиент-банк.
• 🏦 На карту вне проекта — «Ведомость на счета» / «Ведомость в банк» с указанием счёта.
• 💵 Наличными через кассу — «Ведомость в кассу», затем расходный кассовый ордер (РКО) с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям».

Как начислить зарплату в 1С:Бухгалтерия пошагово

Основной документ — «Начисление зарплаты» (Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Начисление зарплаты).

1. Укажите месяц начисления и организацию.
2. Нажмите «Заполнить» — подтянутся сотрудники, оклады, отработанное время по производственному календарю.
3. Проверьте вкладки:
   • Начисления — суммы оклада, премий, надбавок;
   • НДФЛ — исчисленный налог с учётом вычетов;
   • Удержания — алименты, исполнительные листы, ранее выданный аванс;
   • Взносы — ОПС, ОМС, ВНиМ, взносы на травматизм.
4. При необходимости добавьте премию или разовое начисление кнопкой «Начислить».
5. Провести.

Оклад и табель

Если сотрудник отработал не весь месяц (отпуск, больничный, прогул), поправьте отработанные дни/часы прямо в документе или введите профильный документ (Отпуск, Больничный лист). Оклад пересчитается пропорционально.

Премии и разовые начисления

Разовую премию удобно добавить прямо в «Начислении зарплаты» через «Начислить → Премия». Для регулярных премий заведите отдельный вид начисления в настройках.

Удержания: аванс, алименты, штрафы

• Ранее выплаченный аванс программа удержит автоматически при окончательном расчёте.
• Алименты и исполнительные листы заводятся документом «Исполнительный лист» — тогда удержание попадёт в расчёт само.

Проводки: что сформируется на счёте 70

Смотреть проводки: в проведённом документе кнопка «Показать проводки и другие движения документа» (Дт/Кт).

Разберём на цифрах. Оклад бухгалтера — 60 000 ₽, стандартных вычетов нет, тариф взносов — общий (30 %).

Итого расходы работодателя (ФОТ): 60 000 + 18 000 = 78 000 ₽. На руки сотрудник получит 52 200 ₽.

Выплата заработной платы

После проведения «Начисления зарплаты» оформите выплату — так же, как аванс, но с видом «Зарплата за месяц».

• Ведомость в банк → выгрузка в клиент-банк (файл для зарплатного проекта).
• Ведомость в кассу → расходный кассовый ордер.

Проводка выплаты: Дт 70 Кт 51 (банк) или Дт 70 Кт 50 (касса).

⚠️ НДФЛ платится в бюджет по правилам ЕНП: до 28-го числа — за период с 1-го по 22-е, отдельными сроками — за остаток месяца. Уведомление по НДФЛ подавайте вовремя, иначе налог «зависнет» на ЕНС и не распределится.

Печатные формы для учёта оплаты труда

Из документов и отчётов доступны:

• 📄 Расчётный листок (Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Расчётные листки) — выдаётся сотруднику.
• 📄 Расчётная ведомость Т-51.
• 📄 Платёжная ведомость Т-53.
• 📄 Свод начислений и удержаний.
• 📄 Анализ зарплаты по сотрудникам.

Отчёты для проверки: как убедиться, что всё верно

Перед сдачей отчётности сверьтесь тремя отчётами.

1. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 — сальдо на конец месяца показывает долг перед сотрудниками. После полной выплаты долг = ноль (или равен зарплате за отработанный, но ещё не выплаченный месяц).
2. «Анализ учёта по НДФЛ» (Зарплата и кадры → Отчёты) — сверяет исчисленный, удержанный и перечисленный налог.
3. «Проверка расчёта взносов» — сверяет базу и суммы взносов.

💡 Правило самопроверки: начислено (Кт 70) минус НДФЛ (Дт 70 Кт 68) минус удержания = выплачено (Дт 70 Кт 50, 51). Если сходится — расчёт корректен.

Учёт зарплаты за две половины месяца: полный цикл

Соберём порядок за месяц целиком — от аванса до окончательного расчёта.

Резервы отпусков и территориальные условия

Две вкладки в настройках зарплаты, о которых часто забывают.

• Резервы отпусков — включают, если организация обязана формировать оценочное обязательство по отпускам (не малое предприятие). Тогда при начислении добавится проводка Дт 20/26/44 Кт 96.
• Территориальные условия — районные коэффициенты и северные надбавки. Если работаете в РКС/МКС, задайте коэффициент, иначе зарплата посчитается без надбавки.

Типичные ошибки и как их избежать

Ещё пара частых промахов:

• ❌ Начисление задним числом без пересчёта взносов. Меняли данные за прошлый месяц — перепроведите и проверьте отчёт по взносам.
• ❌ Забыли про вычеты на детей. Заведите заявление на вычет в карточке сотрудника, иначе НДФЛ завышен.

Если не помогло

Когда документы проведены, а суммы всё равно неверны:

• Обновите конфигурацию до актуального релиза — расчёт НДФЛ и взносов меняется вслед за законодательством, старый релиз считает по устаревшим правилам.
• Выполните «Перепроведение документов» (Операции → Групповое перепроведение) за проблемный период — восстановит последовательность.
• Проверьте «Экспресс-проверку ведения учёта» (Отчёты → Анализ учёта).
• Если база большая и штат растёт — переходите на «1С:ЗУП» с обменом: там точнее считаются графики, сдельщина, сложные надбавки.

Частые вопросы