Как оформить неявку по невыясненной причине в 1С ЗУП 8.3

Сотрудник не вышел на работу, на звонки не отвечает, причина неизвестна. Уволить за прогул сразу нельзя — вдруг он в больнице. В 1С ЗУП 8.3 для такого случая есть отдельный статус: отсутствие по невыясненной причине. Регистрируется документом «Прогул, неявка» с кодом НН, а зарплата за эти дни не начисляется до выяснения обстоятельств.

Ниже — какие настройки включить, как ввести неявку по невыясненной причине пошагово, что попадёт в табель и как переоформить всё, когда работник наконец принесёт больничный или объяснительную.

Что такое неявка по невыясненной причине

Это временный статус. Он говорит: человека на работе нет, но мы пока не знаем — болеет, попал в беду или просто прогуливает.

Пока причина не выяснена, работодатель не вправе:

• 🚫 начислять зарплату за дни отсутствия;
• 🚫 увольнять за прогул (ст. 81 ТК РФ требует доказать неуважительность причины);
• 🚫 удерживать что-либо из будущих выплат.

В табеле это отражается буквенным кодом НН (цифровой 30) — «неявка по невыясненным обстоятельствам до их выяснения». Как только причина станет известна, НН заменяют на реальный статус: болезнь, прогул или отпуск за свой счёт.

Чем НН отличается от прогула

Сразу ставить «Прогул» рискованно. Если человек окажется в больнице, а вы уже провели прогул или уволили — это незаконное увольнение и восстановление через суд. Начинайте с НН.

Необходимые настройки в 1С ЗУП

Документ «Прогул, неявка» появляется в программе не всегда — сначала включите функциональность.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Перейдите по ссылке Настройка состава начислений и удержаний.
3. На вкладке Прочие начисления поставьте галку «Регистрируются прогулы и неявки».
4. Нажмите Применить и закрыть.

После этого в разделе Кадры (и в Зарплата) в журнале Все отсутствия сотрудников станет доступна кнопка создания документа «Прогул, неявка».

Виды времени НН и ПР создаются автоматически при включении этой функциональности. Отдельно их заводить не нужно.

Как оформить отсутствие по невыясненной причине: пошагово

Разберём ключевые шаги подробнее.

Шаг 1. Создание документа «Прогул, неявка»

Зайдите в Кадры → Все отсутствия сотрудников → Создать → Прогул, неявка.

В шапке документа:

• Организация — подставится автоматически;
• Сотрудник — выберите того, кто не вышел;
• Вид отсутствия — переключатель поставьте на «Неявка по невыясненным причинам» (не «Прогул»!).

Шаг 2. Указание периода

Дата начала — первый день, когда человека нет на работе. Дату окончания на старте часто оставляют открытой или ставят по текущий день.

Каждый новый день отсутствия придётся продлевать: либо редактировать период в документе, либо вводить его частями. Многие бухгалтеры регистрируют НН раз в несколько дней, а не ежедневно.

Шаг 3. Проведение

Нажмите Провести и закрыть. Документ не делает расчётных начислений — он только фиксирует факт отсутствия и вид времени для табеля.

Как неявка отражается в табеле учёта рабочего времени

Откройте отчёт Кадры → Отчёты по кадрам → Табель учёта рабочего времени (Т-13).

В днях отсутствия вместо привычной Я (явка) и часов появится код НН. Часы за эти дни не проставляются — время не отработано и не оплачивается.

Пример. Оклад сотрудника 60 000 ₽, в июле 23 рабочих дня. Он не выходил 3 дня (НН):

Оплата за месяц = 60 000 / 23 × (23 − 3) = 52 174 ₽

За 3 дня неявки — 0 ₽. Средний заработок для отпускных и больничных за эти дни тоже не считается: период НН исключается как неотработанный.

Что делать, когда причина выяснилась

Самое важное — правильно «закрыть» неявку, когда обстоятельства прояснились. Дальше зависит от того, что именно случилось.

Приоритет больничного над НН

Когда вы вводите «Больничный лист» на период, где уже стоял НН, конфликта не возникает. Больничный «главнее»:

• дни в табеле меняются с НН на Б;
• за них начисляется пособие;
• средний заработок пересчитывается.

Проверьте табель после ввода больничного — там не должно остаться НН в дни болезни.

Типичные ошибки

• ❌ Сразу ставят «Прогул» вместо «Неявки». Пока причина неизвестна, это НН. Прогул — только с доказательствами. Иначе — риск проиграть суд.
• ❌ Забыли включить настройку «Регистрируются прогулы и неявки» — и не могут найти документ. Он не пропал, он выключен.
• ❌ Закрыли период НН «на будущее». Человек вышел на работу раньше — а в табеле висит неявка. Ставьте только прошедшие дни.
• ❌ После больничного вручную удаляют НН. Не нужно: больничный сам перекрывает эти дни. Ручное удаление ломает последовательность.
• ❌ Начислили зарплату за дни НН. За неявку оплаты нет. Если зарплата «съехала» — проверьте, не остался ли документ непроведённым.

Если документ не находится или код не встаёт

Ещё пара частых ситуаций:

• В табеле вместо НН пусто. Документ не проведён либо период указан неверно. Откройте «Прогул, неявка», проверьте даты и перепроведите.
• НН не заменился на Б после больничного. Периоды не пересеклись — сверьте даты начала и окончания больничного с днями неявки.
• Расчётный листок показывает начисление за дни НН. Скорее всего, действует другое плановое начисление. Пересчитайте зарплату за месяц (Начисление зарплаты и взносов).

Частые вопросы