Отсутствие по невыясненной причине в 1С 8.3 ЗУП: как оформить

Сотрудник не вышел на работу, а объяснений пока нет. Табельщик не имеет права ставить ни прогул, ни болезнь — причина неизвестна. Для этого случая в 1С 8.3 ЗУП есть отдельный вид неявки: отсутствие по невыясненной причине. Это временный статус, пока работник не объяснится.

Разберём, как оформить такое отсутствие по невыясненной причине в 1С 8.3 ЗУП документом «Прогул, неявка», как поставить прогул в 1С 8.3 (в ЗУП и в Бухгалтерии) и что делать дальше — когда сотрудник принёс больничный или так и не появился.

💡 Пока причина не выяснена, время НЕ оплачивается, но и дисциплинарное взыскание применять рано. Сначала запросите письменное объяснение (ст. 193 ТК РФ), и только потом переквалифицируйте неявку.

Отсутствие, неявка или прогул — в чём разница

Три похожих понятия часто путают. В табеле и в 1С у них разные коды и разные последствия.

Логика простая: сначала всегда НН, а ПР ставим только после того, как получили объяснение (или отказ его дать) и убедились, что причина неуважительная. Сразу поставить прогул нельзя — это риск проиграть суд при увольнении.

Необходимые настройки перед регистрацией

Документ «Прогул, неявка» по умолчанию скрыт. Если в разделе Зарплата его нет, включите функциональность.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Установите флаг «Регистрируются прогулы и неявки».
3. Сохраните — в разделе Зарплата появится журнал Прогулы, неявки.

⚠️ Без этого флага документ не создать, а в списке видов времени не будет строк «Отсутствие по невыясненной причине» и «Прогул». Это первое, что стоит проверить, если пункт меню пропал.

Регистрация отсутствия по невыясненной причине

Основной инструмент — документ «Прогул, неявка» (Зарплата → Прогулы, неявки → Создать).

Как заполнить документ

• Сотрудник — тот, кто не вышел.
• Вид времени — Отсутствие по невыясненной причине. Именно этот вид даёт код НН.
• Дата начала — первый день неявки.
• Дата окончания — оставляем пустой, пока причина не ясна. Программа будет продлевать отсутствие «по открытому периоду».

Когда сотрудник появится или ситуация прояснится, вы вернётесь в этот же документ и проставите дату окончания либо переоформите неявку.

Пример 1. Сотрудник не вышел 3 дня подряд

Менеджер Петров не появился 6, 7 и 8 июля, на звонки не отвечает. Вводим «Прогул, неявка» с 6 июля, вид времени — «Отсутствие по невыясненной причине», окончание пустое. В табеле за эти дни — НН. Зарплата за дни не начисляется.

Пример 2. Появился и объяснился

Петров пришёл 9 июля с распечаткой — лежал в больнице, лист ещё оформляется. Дату окончания в документе НН ставим 8 июля. Как только больничный будет на руках, введём «Больничный лист» — и дни НН автоматически перекроются нетрудоспособностью.

Отражение в табеле учёта рабочего времени

Документ «Прогул, неявка» напрямую влияет на табель (форма Т-13). Отдельно ничего вводить не нужно.

• Дни отсутствия по невыясненной причине — код НН.
• Дни прогула — код ПР.
• Часы за эти дни = 0.

Проверить можно в отчёте Кадры → Отчёты по кадрам → Табель учёта рабочего времени (Т-13). Если код не встал — почти всегда документ не проведён или пересекается с другим (отпуск, командировка) на те же даты.

Как поставить прогул в 1С 8.3 ЗУП

Прогул — это уже квалифицированное нарушение. Ставим его, только собрав доказательства: акт об отсутствии, требование объяснения, само объяснение либо акт об отказе его предоставить.

Как оформить прогул в 1С 8.3 ЗУП по шагам:

1. Откройте ранее введённый документ «Прогул, неявка» (или создайте новый).
2. Смените вид времени на «Прогул» — в табеле дни станут ПР.
3. Проведите документ.
4. Оформите приказ и, при необходимости, увольнение по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ через Кадры → Увольнение.

💡 Один документ может закрывать и НН, и ПР: сначала регистрируем невыясненное отсутствие, а после разбирательства переводим те же дни в прогул. Историю статусов удобно вести здесь же.

Как поставить прогул в 1С 8.3 Бухгалтерия

В 1С:Бухгалтерии кадрового блока меньше, но при включённом упрощённом учёте зарплаты прогул тоже фиксируется.

• Кадровый учёт ведётся в этой базе: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → флаг учёта неявок, затем документ «Начисление зарплаты» — там ставится количество отработанных дней вручную, дни прогула исключаются.
• Полноценного документа «Прогул, неявка» с кодами НН/ПР, как в ЗУП, здесь нет — код в табеле проставляется вручную.

Если в компании больше нескольких сотрудников и есть неявки/прогулы, корректнее вести расчёт в ЗУП, а в Бухгалтерию переносить итоги. В Бухгалтерии сложные ситуации с невыясненным отсутствием отражаются грубее.

Что делать после того, как сотрудник принёс больничный

Частый финал: неявку записали как НН, а через неделю работник приносит лист нетрудоспособности за те же дни.

1. Введите документ «Больничный лист» (Зарплата → Больничные листы) за фактический период болезни.
2. Программа автоматически сторнирует пересекающиеся дни отсутствия — вручную удалять «Прогул, неявку» не нужно.
3. Проверьте расчётный листок: дни НН должны исчезнуть, вместо них — оплата по больничному.

⚠️ Если сторнирование не сработало (даты не совпали, документ не проведён), дни НН останутся неоплаченными. Сверьте периоды двух документов день в день.

Частые ошибки и как их избежать

• 🚫 Сразу ставят «Прогул» вместо «НН». Пока нет объяснения, причина не выяснена. Поспешный ПР — проигранный суд при увольнении.
• 🚫 Не запросили письменное объяснение. Без соблюдения ст. 193 ТК РФ дисциплинарное взыскание оспоримо.
• 🚫 Забыли включить настройку неявок — и потом ищут пропавший документ «Прогул, неявка».
• 🚫 Проставили окончание отсутствия «наугад». Пока сотрудник не появился, поле окончания оставляют пустым.
• 🚫 Ввели больничный, но не проверили сторно. Дни НН остались висеть, человек недополучил пособие.

Частые вопросы