Как оформить отсутствие с сохранением оплаты в 1С ЗУП 8.3

Отсутствие с сохранением оплаты в 1С ЗУП 8.3 многие оформляют «на глаз»: ставят в табеле явку и доначисляют средний заработок вручную. Так делать нельзя — программа не удержит оклад за эти дни и в расчётном листке появится задвоение.

Для таких периодов в ЗУП есть отдельный документ. Он и убирает дни из оплаты по окладу, и начисляет за них средний заработок. Ниже — когда его применять, как настроить вид начисления, оформить приказ и что делать, если начисление не рассчитывается.

Что это за отсутствие и когда сохраняют оплату

Это дни, когда сотрудник не работает, но по закону за ним сохраняется средний заработок. Оклад за эти дни не платится — вместо него идёт средний.

Типичные основания:

• 📚 повышение квалификации и обучение с отрывом от работы (ст. 187 ТК РФ);
• 🩺 диспансеризация — от 1 дня раз в 3 года до дня в год для предпенсионеров (ст. 185.1 ТК РФ);
• 🩸 донорские дни (ст. 186 ТК РФ) — хотя под них в ЗУП есть и отдельный вид;
• 🏛 исполнение гособязанностей, участие в комиссиях и другие оплачиваемые невыходы.

💡 Ключевое отличие от отпуска и командировки — тут нет ни отпускных, ни суточных. Только средний заработок за дни отсутствия по производственному календарю сотрудника.

Какой документ выбрать под вашу ситуацию

В ЗУП несколько похожих объектов, и путаница между ними — причина половины ошибок. Определитесь до ввода данных.

Настройка вида начисления «Отсутствие с сохранением оплаты»

Если в списке отсутствий нужного основания нет, вид начисления заводят один раз вручную. Это и есть тот шаг, который чаще всего пропускают — а потом документ «не считает».

Путь: Настройка → Начисления → кнопка Создать.

Ключевые поля на закладке «Основное»:

На закладке «Средний заработок» — расчёт как для отпуска (за 12 месяцев) либо как для больничного, зависит от основания. Для обучения и диспансеризации берут порядок «как для отпуска».

⚠️ Если способ расчёта оставить «Процентом» или «Фиксированной суммой», средний считаться не будет — документ проведётся с нулём. Проверьте, что стоит именно «По среднему заработку».

Что нового в свежих релизах ЗУП 3.1

В актуальных версиях 3.1 документ отсутствия связали с блоком обучения. Примерно с релиза 3.1.37 появилась возможность создавать отсутствие прямо из документа «Обучение и развитие сотрудников» — период подтягивается автоматически.

Точный номер релиза смотрите в своей базе (Главное → О программе) — состав функций между подрелизами меняется.

Пошаговое оформление документа

Сам ввод занимает пару минут. Порядок такой.

Групповой приказ на сохранение среднего заработка

Когда на обучение или диспансеризацию уходит сразу несколько человек, по одному документы плодить не нужно.

Порядок:

1. В том же журнале нажмите Создать → выберите режим на нескольких сотрудников (в шапке появляется табличная часть со списком).
2. Добавьте работников кнопкой Подбор.
3. Задайте общий период и вид отсутствия — они применятся ко всем строкам.
4. Средний по каждому сотруднику посчитается индивидуально, по его заработку.

Так формируется один групповой приказ на сохранение среднего заработка вместо десятка отдельных.

Какие проводки формируются

Само по себе «Отсутствие с сохранением оплаты» в ЗУП проводок не делает — это документ учёта времени и начисления. Проводки появляются при синхронизации с бухгалтерией по способу отражения зарплаты сотрудника.

Средний заработок за такие дни облагается НДФЛ и взносами в общем порядке — это не пособие. Освобождения, как у больничного, здесь нет.

Типичные ошибки и почему отсутствие не рассчитывается

Форумная классика — Отсутствие с сохранением оплаты не рассчитывается или считается нулём. Почти всегда причина в настройке, а не в данных.

Если не помогло

Когда настройка верна, а сумма всё равно неверная:

• пересчитайте средний вручную: Зарплата → откройте документ → Пересчитать;
• проверьте базу среднего заработка через отчёт Средний заработок (общий) — видно, какие месяцы и суммы вошли;
• закройте и переоткройте месяц начисления, если правили настройки задним числом;
• обновите релиз ЗУП — часть расчётных ошибок закрывается патчами платформы.

Чем проверить начисление

Не полагайтесь только на расчётный листок. Быстрая сверка:

• 📄 Расчётный листок — видна строка отсутствия и сумма среднего;
• 📊 Анализ зарплаты по сотрудникам — общий свод по месяцу;
• 🕘 Табель учёта рабочего времени (Т-13) — правильная ли буква в дни отсутствия;
• 🧮 отчёт Средний заработок — расшифровка базы расчёта.

Частые вопросы