Перемещение сотрудника в другое подразделение в 1С:ЗУП 3.1

Сотрудник переходит из одного отдела в другой, а трудовая функция и оклад те же — это перемещение. Меняются условия труда (должность, оплата, режим) — это уже перевод. В 1С:ЗУП 8.3 для первого случая есть отдельный документ Перемещение в другое подразделение, и путать его с кадровым переводом не стоит: они по-разному влияют на расчёт и отчётность.

Ниже — как оформить перемещение в другое подразделение в 1С 8.3 ЗУП: где лежит документ, чем перемещение отличается от перевода, что делать при переходе в обособленное подразделение и в середине месяца, какие отчёты покажут, что всё встало правильно.

Перемещение или перевод: что выбрать

Юридически разницу задаёт статья 72.1 ТК РФ. Перемещение не требует согласия работника и допсоглашения, если не меняются условия договора. Перевод — меняет условия, значит нужно письменное согласие и допсоглашение.

💡 Простое правило: если в приказе достаточно слова «переместить», а трудовой договор править не надо — это перемещение. Если нужно допсоглашение — перевод.

Где находится документ в 1С ЗУП 8.3

Документ создаётся из раздела Кадры.

• Раздел Кадры → журнал Переводы (или Приёмы, переводы, увольнения) → кнопка Создать → Перемещение в другое подразделение.
• Из карточки сотрудника: Кадры → Сотрудники → открыть работника → Оформить документ → Перемещение в другое подразделение.

В некоторых редакциях кнопка называется Кадровый перевод, а перемещение выбирается переключателем внутри. Ориентируйтесь на поля документа: если есть строка Подразделение и переключатель «переместить», это то, что нужно.

Как оформить перемещение: пошагово

После проведения новое подразделение автоматически подтянется в табель, начисления и в аналитику по расходам на оплату труда.

Какими документами регистрируется перемещение

Частый вопрос: достаточно ли одного документа в базе. Схема такая:

Запись в трудовую книжку при перемещении внутри организации не вносится — меняется только структурное подразделение, а не трудовая функция. В сведениях по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) перемещение тоже не отражают, если не поменялась должность.

Перемещение в обособленное подразделение

Здесь начинается самое частое, из-за чего тему ищут. Если новый отдел — это обособленное подразделение (ОП) со своим ОКТМО и КПП, перемещение влияет на НДФЛ.

Что важно проверить:

• 🏢 ОП должно быть заведено в справочнике Подразделения с признаком обособленного и своими КПП/ОКТМО.
• 📍 У ОП должна стоять регистрация в налоговом органе (Настройка → Организации → закладка учёта в ФНС).
• 💰 С даты перемещения НДФЛ по этому сотруднику уплачивается по реквизитам ОП, а не головной организации.
• 📑 В 6-НДФЛ доходы сотрудника после перемещения попадут в отдельный комплект по ОКТМО ОП.

⚠️ Если ОП не зарегистрировано в базе как обособленное, программа продолжит платить НДФЛ и сдавать отчётность по головной организации. Формально это ошибка в уплате налога не по месту нахождения ОП (ст. 230 НК РФ).

Перемещение в ОП в середине месяца

Когда переход приходится не на 1-е число, доход за месяц делится между двумя ОКТМО:

1. Дни и начисления до даты перемещения — по прежнему подразделению.
2. Дни с даты перемещения — по новому ОП.

1С:ЗУП делит это автоматически при расчёте зарплаты, если дата перемещения стоит верно. В 6-НДФЛ появятся два раздела по разным ОКТМО. Проверяйте расчётный листок: суммы по старому и новому подразделению должны в сумме давать полный оклад за месяц.

Отчёты для проверки

После проведения перемещения прогоните пару отчётов — так вы поймаете ошибку до сдачи отчётности.

• Кадры → Кадровые отчёты → Личные данные сотрудников или Штатные сотрудники — убедитесь, что подразделение сменилось с нужной даты.
• Зарплата → Отчёты → Анализ зарплаты по сотрудникам — начисления должны лечь на новое подразделение.
• Налоги и взносы → Отчёты → проверка 6-НДФЛ по ОКТМО, если было ОП.

Типичные ошибки

Если не помогло

Документ проведён, но данные не встают:

• ❌ Проверьте последовательность документов: перемещение должно идти по дате раньше расчёта зарплаты. Перепроведите расчётные документы за месяц.
• ❌ Если поле Подразделение не даёт выбрать нужный отдел — он либо помечен на удаление, либо закрыт датой. Откройте справочник Подразделения и проверьте статус.
• ❌ При расхождении в 6-НДФЛ по ОКТМО сверьте регистрацию ОП в Настройка → Организации — часто там просто не заведена налоговая инспекция ОП.

💡 Прежде чем править задним числом, сделайте резервную копию базы. Изменение даты перемещения после расчёта зарплаты пересчитывает НДФЛ и может сдвинуть суммы в уже сданной отчётности.

Частые вопросы