Как оформить перемещение сотрудника в другое подразделение в 1С 8.3 ЗУП

Сотрудника переводят из одного отдела в другой — а в 1С 8.3 ЗУП не сразу понятно, каким документом это провести: «Кадровый перевод» или «Перемещение в другое подразделение». От выбора зависит, попадёт ли зарплата на нужное подразделение и корректно ли посчитается 6-НДФЛ.

Разберём, чем эти документы отличаются, как оформить перемещение в другое подразделение пошагово, как перевести сразу несколько человек списком и что делать при переходе между обособленными подразделениями в середине месяца.

Каким документом регистрируется перемещение между подразделениями

В ЗУП 3.1 за смену подразделения отвечают два разных документа. Путаница между ними — причина половины ошибок в расчёте.

Оба документа лежат в разделе Кадры → Приёмы, переводы, увольнения (или в карточке сотрудника → Оформить документ).

Виды кадровых перемещений в 1С ЗУП

Чтобы не гадать, держите в голове всю линейку. «Перемещение в другое подразделение» — только один из вариантов:

• 📁 Перемещение в другое подразделение — смена отдела/территории без пересмотра оплаты.
• 🔄 Кадровый перевод — смена должности, оклада, графика, подразделения (по одному человеку).
• 👥 Кадровый перевод списком — тот же перевод, но сразу на группу сотрудников.
• 🏢 Перевод к другому работодателю — переход в другое юрлицо/ИП (увольнение + приём).
• ⏳ Временный перевод — в «Кадровом переводе» ставится флажок срока и дата возврата.

Перемещение в другое подразделение: пошаговая инструкция

Самый частый сценарий — человек переходит в другой отдел, оклад не меняется. Оформляется за минуту.

После проведения документ отразится в списке кадровых документов сотрудника, а в штатной расстановке человек «переедет» в новый отдел с указанной даты.

Как сделать кадровый перевод списком

Когда в новый отдел переводят целую группу (например, при реорганизации), делать по одному документу на человека долго. В ЗУП есть перевод списком.

1. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.
2. Создайте документ «Кадровый перевод» и в шапке включите режим списка (кнопка Подбор / табличная часть по сотрудникам) — либо используйте отдельный документ «Кадровый перевод списком», если он выведен в вашем интерфейсе.
3. Кнопкой Подбор добавьте всех сотрудников.
4. Задайте общие для группы значения: новое подразделение, дату, при необходимости — должность и оклад.
5. Проверьте, что по каждому человеку подставились корректные данные, и проведите.

Перемещение между обособленными подразделениями и расчёт в середине месяца

Отдельная боль — перевод между обособленными подразделениями (ОП), особенно не с 1-го числа. Здесь важно, что у ОП свои ОКТМО, КПП и своя регистрация в ФНС.

Что нужно учесть:

• 🧾 Зарплата за месяц делится между двумя ОП пропорционально отработанным дням: часть — по старому ОП, часть — по новому.
• 📊 6-НДФЛ и уведомления по НДФЛ пойдут по двум разным ОКТМО/КПП. Убедитесь, что у обоих ОП заведена регистрация в налоговом органе (Настройка → Организации → Учётная политика и другие настройки → регистрации в ФНС).
• 📅 Дата документа = дата фактического перехода. По ней система «разрежет» начисление между подразделениями.

Механика в программе:

1. Оформите смену подразделения на нужную дату («Перемещение в другое подразделение» или «Кадровый перевод», если меняются и условия).
2. При начислении зарплаты за месяц 1С сама разобьёт суммы по периодам работы в каждом ОП.
3. Проверьте разбивку в расчётном листке и в отчёте по НДФЛ в разрезе ОКТМО.

Что проверить после перемещения

Чтобы перевод не «всплыл» ошибкой в отчётности, пройдитесь по короткому чек-листу.

Полезные отчёты для сверки: Кадры → Кадровые отчёты → «Штатная расстановка» и «Личные карточки»; по зарплате — Зарплата → «Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)» с группировкой по подразделениям.

Типичные ошибки при перемещении

Если не помогло

Когда суммы всё равно «плывут», сделайте так:

• Проверьте последовательность документов: кадровый — раньше расчётного. Выполните Все функции → перепроведение документов за месяц.
• Убедитесь, что нет двух конкурирующих кадровых документов на одну дату.
• Посмотрите движения документа перемещения (кнопка ДтКт / Показать движения) — там видно, в какое подразделение и с какой даты «переехал» сотрудник.

Частые вопросы